На следующий день запрос по реестру для исполнения передается в отдел камеральных проверок №1 (по работе с налогоплательщиками-юридическими лицами).
В отделе камеральных проверок инспектор проверяет запрос на наличие оснований, по которым справка может быть не предоставлена налогоплательщику. При наличии оснований для отказа в выдаче справки, установленных Регламентом, инспектор не позднее четырех рабочих дней со дня регистрации запроса докладывает о данном факте начальнику или его заместителю и подготавливает в двух экземплярах письмо о неисполнении государственной функции с указанием причины.
Если же оснований для отказа в выдаче справки нет, то инспектор оформляет справку в установленный 5-ти дневный срок.
Конечным результатом исполнения административной процедуры по индивидуальному информированию налогоплательщиков о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам является либо предоставление налогоплательщику справки, либо письмо налогоплательщику о неисполнении государственной функции (в случае отказа).
Схематично порядок прохождения документа можно представить следующим образом (рис.4).
| Запрос заявителя на выдачу справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам | ||||||||||||
| Да | Правомерность запроса | Нет | ||||||||||
| Отдел по работе с налогоплательщиками – прием, предварительное рассмотрение, регистрация | Отдел по работе с налогоплательщиками – прием, предварительное рассмотрение, регистрация | |||||||||||
| Отдел камеральных проверок №1 – проверка и формирование справки о состоянии расчетов | Отдел камеральных проверок № 1 – подготовка аргументированного письма о возврате запроса | |||||||||||
| Оформление исходящего документа, отправка или вручение заявителю | ||||||||||||
Рис.4. Схема прохождения запроса от налогоплательщика
3.3 Документооборот исходящей корреспонденции
Вся исходящая корреспонденция ИФНС регистрируется отделом в «СЭД-регион». Исходящие документы регистрируются один раз, в день подписания или утверждения в базе данных «Исходящие».
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата составления.
На бумажных носителях отправляются документы:
- юридическим и физическим лицам;
- в Управление ФНС по РБ;
- в другие Инспекции;
- в иные организации.
В электронном виде по «СЭД-регион» отправляются документы, не подлежащие отправке на бумажном носителе, но только в:
- в Управление ФНС по РБ;
- в другие Инспекции.
В электронном виде по электронной почте отправляются документы:
- в другие Инспекции (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях и не настроена связь по «СЭД – регион»).
Документы, направляемые в электронном виде, подписываются ЭЦП «Disign» должностного лица, утвердившего документ.
Отправка исходящей корреспонденции производится в день регистрации или на следующий рабочий день только отделом по общим и хозяйственным вопросам.
Личное вручение исходящих документов осуществляется или отделом общего и хозяйственного обеспечения или отделами, занимающиеся исполнением документа. Так, при получении справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам инспектор отдела камеральных проверок №1 проверяет наличие у налогоплательщика или его представителя документов, удостоверяющих личность (паспорт) и подтверждающих полномочие на получение указанной справки (доверенность). В случае подтверждения полномочия налогоплательщика или его представителя на получение справки инспектор выдает ее. На втором экземпляре справки налогоплательщик или его представитель ставит отметку о ее получении и дату, свои фамилию, имя, отчество и подпись.
В случае отсутствия у налогоплательщика соответствующих документов ему сообщается, что указанная справка будет направлена почтовым отправлением на адрес, указанный в запросе.
Если налогоплательщик не получил подготовленную справку лично в течение пяти рабочих дней, первый экземпляр справки сотрудник камерального отдела передает по реестру в отдел общего и хозяйственного обеспечения для направления ее почтовым отправлением налогоплательщику или его представителю. В этом случае на втором экземпляре справки ставятся подпись должностного лица и дата передачи справки. Второй экземпляр справки остается на хранении в ИФНС. Сотрудник отдела общего и хозяйственного обеспечения не позднее рабочего дня, следующего за днем получения справки по реестру, направляет ее налогоплательщику или его представителю заказным письмом.
Обработка отправляемых документов включает в себя:
- проверку комплектности документов;
- сортировку;
- нанесение адреса на конверт;
- фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;
- отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).
Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).
Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами. При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.
Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.
На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.
Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:
- для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).
Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью ПК), документы вкладываются в конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках – полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.
В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно – вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.
Почтовые отправления могут быть:
- простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);
- регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении).
Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.
Организациям рекомендуется отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.