Информационной базой для составления отчетных калькуляций себестоимости выполненных работ являются данные производственных отчетов по вспомогательным производствам, содержанию и эксплуатации машинно-тракторного парка и накопительных ведомостей учета работы автотранспорта, а при автоматизированной обработке учетной информации – соответствующие машинограммы.
Объектами калькуляции по грузовому автотранспорту являются выполненные тонно-километры и отработанные машино-дни, а калькуляционной единицей – 10 тонно-километров и один машино-день.
В течение отчетного периода выполненные работы списывают на счета потребителей услуг по фактической себестоимости одного тонно-километра, а затраты по работам специальных машин и по перевозке людей (рабочей силы) относят на соответствующие объекты учета пропорционально отработанным машино-дням и фактической себестоимости одного машино-дня работы автомобилей.
Для исчисления фактической себестоимости тонно-километров, выполненных автотранспортом, нужно, прежде всего, определить фактическую себестоимость работ по перевозке людей (рабочей силы) и работ специальных автомобилей (автобусов). Для этого находят показатель фактической себестоимости одного машино-дня, отработанного всеми автомобилями, путем деления суммы затрат на эксплуатацию автотранспорта, за исчислением стоимости побочной продукции (отработанных масел, изношенной авторезины и т.п.) на общее количество отработанных машино-дней.
Если полученный таким образом показатель умножить на количество машино-дней, отработанных автобусами, и машино-дней работы грузовых автомобилей по перевозке рабочей силы, получают фактические затраты по эксплуатации автотранспортных средств, приходящиеся на работу автобусов и грузовых автомашин, занятых перевозкой людей (рабочей силы).
Фактическая себестоимость 10 тонно-километров получается делением общей суммы на эксплуатацию автотранспортных средств, за исключением фактических затрат, приходящихся на работу автобусов и специальных автомобилей, а также грузовых автомашин, занятых перевозкой людей (рабочей силы), стоимости оприходованных ценностей (отработанных масел, изношенной авторезины и т.д.) на количество выполненных тонно-километров и умножением полученного результата на 10.
Как показывает практика, многие предприятия, в частности сельскохозяйственные, формально подходят к закрытию счетов бухгалтерского учета, допуская большие условности, особенно при закрытии калькуляционных счетов. Калькуляция фактической себестоимости сельскохозяйственной продукции и закрытие счетов - единый процесс, при котором плановая себестоимость продукции, учтенная в течение года, доводится до фактической. В результате выводится реальный финансовый результат деятельности организации, который впоследствии и отражается в отчетности.
Закрытие счетов представляет собой совокупность операций по сопоставлению оборотов на счетах бухгалтерского учета и перенесение остатка на другие счета. Вследствие чего бухгалтерский счет сальдо не имеет (за исключением остатка по незавершенному производству) и считается закрытым.
Очень часто термин "закрытие" заменяют синонимом "распределение". Как таковое, распределение затрат - это процесс отнесения понесенных затрат к определенным объектам затрат. То есть распределение затрат - способ, с помощью которого закрываются счета бухгалтерского учета; одна из операций процесса закрытия счета. Таким образом, распределение затрат по объектам учета - одна из составляющих процесса закрытия бухгалтерских счетов.
Закрыть счет - значит, перенести остаток с одного счета на другие счета.
Закрытие счетов осуществляется в определенной последовательности. Так, в первую очередь закрываются счета, которые имеют максимум пользователей (потребителей) продукции, услуг и минимум встречных услуг.
Исходя из этого принципа счета закрываются в следующем порядке:
1) 23 "Вспомогательное производство";
2) 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 97 "Расходы будущих периодов";
3) 20 "Основное производство";
4) 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 08 "Вложения во внеоборотные активы";
5) 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы", 99 "Прибыли и убытки".
Регистром, в котором отражается закрытие счетов, может выступать ведомость (ф. 306-АПК) или бухгалтерская справка. Бухгалтерские справки - это таблицы, где указываются величина затрат по плану, фактически калькуляционные разницы, база распределения затрат, а также направление списания разниц. Формы бухгалтерских справок для каждого счета различны.
Приступают к закрытию счетов с распределения затрат, учтенных на счете 23 "Вспомогательные производства", в составе которого могут быть выделены следующие субсчета:
1) "Ремонтные мастерские";
2) "Ремонт зданий и сооружений";
3) "Машинно-тракторный парк" (МТП);
4) "Автомобильный транспорт";
5) "Энергетические производства и хозяйства";
6) "Водоснабжение";
7) "Гужевой транспорт";
8) "Прочие вспомогательные производства".
При закрытии субсчетов, открытых к счету 23 "Вспомогательные производства", действует общий принцип последовательности закрытия счетов. Исходя из этого принципа в первую очередь закрывают счета "Электроснабжение", "Водоснабжение". Методика их закрытия примерно одинаковая. Различие заключается лишь в базе распределения затрат. При закрытии счета "Электроснабжение" базой распределения является киловатт/часы, а "Водоснабжение" - метры кубические потребленной воды.
На следующем этапе закрывают субсчет 23-4 "Автомобильный транспорт".
При закрытии счета 23-2 "Ремонт зданий и сооружений" калькуляционной единицей является один отремонтированный объект. При этом необходимо учитывать метод учета затрат на ремонт.
Корректировка списанных в течение года ремонтных расходов до фактических размеров производится по каждому ремонтируемому объекту отдельно путем сопоставления плановых и фактических показателей затрат.
Последним из вспомогательных производств закрывают счет по учету затрат машинно-тракторного парка, учитываемых на счете 23-3 "Машинно-тракторный парк".
Данный субсчет имеет особый порядок в закрытии счетов, поскольку на нем ведется учет затрат по сельскохозяйственным и транспортным работам тракторов.
По данному счету в течение года с кредита счета списывают по назначению стоимость выполненных транспортных работ (за исключением таких работ в растениеводстве) по плановой себестоимости условного эталонного гектара исходя из объема выполненных работ. В конце года закрытие этого счета по сельскохозяйственным работам сводится:
1) к распределению в соответствии с назначением затрат по статьям: амортизация, ремонт и техническое обслуживание, прочие затраты, кроме оплаты труда и нефтепродуктов;
2) к корректировке списанных сумм по транспортным работам тракторов.
После закрытия счетов вспомогательных производств закрывают счета общехозяйственных и общепроизводственных расходов.
Одним из основных направлений компьютеризации сельского хозяйства является использование автоматизированных систем учета, планирования и контроля деятельности предприятий. Бухгалтерское дело – весьма трудоемкий вид работ, обеспечивающий учет материальных ценностей, трудовых и экономических затрат на производство сельскохозяйственной продукции, а также определение степени эффективности производства. Применение компьютерных технологий значительно упрощает обработку массивов данных, накапливающихся в условиях непрерывного совершенствования нормативной базы.
Автоматизированные системы управления предприятием могут включать в себя различные компоненты – от средств автоматизированного планирования хозяйственной деятельности и ведения бухгалтерского учета до программ для оперативного учета и контроля. Соответственно могут отличаться и технологии, используемые при создании данных систем. Совокупность используемых технологий определяется платформой, на базе которой создаются конкретные автоматизированные системы. В этой связи полностью корректным будет сравнение программных продуктов, построенных на одинаковых платформах, поскольку у разных (как это показано далее) отличаются наборы базовых средств. Данные наборы не могут быть изменены при реализации решений.
В настоящее время в России имеется большой выбор готовых средств комплексной автоматизации бухгалтерского учета в сельском хозяйстве. Широко известна и достаточно успешно применяется во всех отраслях экономики система на базе технологической платформы «1С: Предприятие» версий 7.7 и 8.0. Наиболее часто используемыми в АПК России системами комплексной автоматизации бухгалтерского учета являются «1С: Сельхозпредприятие» и «АдептИС». По принципам построения и базовым возможностям они существенно не отличаются. Упомянутые системы разработаны фирмами «Весь учет», «Рарус» («1С: Сельхозпредприятие») и «АдептИС» (одноименная). Все фирмы-разработчики решений на базе платформы «1С: Предприятие» входят в состав группы компаний «1С».
В ОПХ «Элита» бухгалтерский учет не автоматизирован, что значительно усложняет работу бухгалтерии.
При использовании персональных компьютеров на сельскохозяйственных предприятиях применяют автоматизированные рабочие места бухгалтеров. АРМ бухгалтера сокращает время обработки информации, повышает оперативность получения информации и достоверность учетных данных.