На підготовчому етапі аудиту касових операцій аудитор повинен розглянути загальні питання організації роботи каси на підприємстві: інтенсивність касових операцій; основні напрями касових надходжень і видатків; кваліфікацію та практичний досвід працівників, які забезпечують роботу каси на підприємстві; наявність договорів з касирами про повну матеріальну відповідальність; забезпеченість обліку касових операцій електронно-обчислювальною технікою; обладнання приміщення каси на підприємстві. Ретельне вивчення зазначених питань дасть змогу аудитору скласти висновок про стан касових операцій на підприємстві, визначити вузькі місця в організації їх обліку та можливі напрями порушень і помилок.
Перший етап аудиту касових операцій передбачає проведення раптової ревізії каси з повним поаркушним перерахунком усіх грошей та інших цінностей, що є в касі підприємства (векселів, зобов'язань). При цьому слід скласти відомість інвентаризації каси та обов'язково зафіксувати результати раптової ревізії каси в робочих документах. Після цього аудитор має вивчити питання своєчасності проведення інвентаризації каси, наявності випадків раптових інвентаризацій кас керівництвом підприємства. Інвентаризацію каси слід проводити не менш як один раз на квартал у строки, встановлені керівником підприємства. [10] Раптові ревізії каси також необхідні і є важливим елементом внутрішньогосподарського контролю додержання касової дисципліни. Для цього вивчають накази керівника підприємства про проведення інвентаризації каси та визначення складу комісії, звіти інвентаризаційної комісії й інвентаризаційні відомості.
Другим етапом є перевірка правильності заповнення касових документів та організації порядку ведення касових операцій. Насамперед перевіряють правильність заповнення прибуткових та видаткових касових ордерів. Неприпустимі будь-які виправлення, закреслювання тощо. Прибуткові та видаткові касові ордери мають бути належно оформлені. Документи на видачу грошей повинен підписати керівник і головний бухгалтер підприємства або уповноважені ними особи. Прибуткові касові ордери й квитанції до них, а також видаткові касові ордери мають бути заповнені так, щоб забезпечувалося збереження цих записів протягом строку зберігання документів. Аудитор перевіряє наявність та порядок ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, обов'язково звіряє його дані із записали у Касовій книзі. Перевіряючи порядок ведення Касової книги, необхідно впевнитися, що підприємство має тільки одну Касову книгу, яка пронумерована, прошнурована та опечатана сургучною або мастиковою печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі має бути засвідчено підписами керівника і головного бухгалтера. Підчистки та невмотивовані виправлення в Касовій книзі заборонено.
Перевірка операцій з видавання готівки з каси проводиться на третьому етапі аудиту. При цьому встановлюють, на які цілі підприємство отримувало й видавало готівку. Для цього вивчають корінці чекової книжки на отримання готівки, виписки банку. Після того як встановлено мету отримання готівки з розрахункового рахунку, перевіряють додержання її підприємством через вивчення касових документів (прибуткових і видаткових касових ордерів, касової книги) та бухгалтерських документів, які підтверджують використання готівки на зазначені цілі (авансові звіти, відомості на одержання заробітної плати, відомості). Велику увагу треба приділити операціям з видавання готівки для розрахунків з іншими підприємствами та з виплати заробітної плати з готівкової виручки або інших грошових надходжень підприємства. Насамперед це пов'язано з наявністю у підприємства податкової заборгованості (податкової картотеки на розрахунковому рахунку). При цьому залежно від строку, за який проводиться аудит, слід враховувати зміни в порядку ведення касових операцій.
Четвертий етап передбачає перевірку повноти оприбуткування готівки в касі підприємства. Необхідно визначити, чи повністю й своєчасно підприємство оприбутковує готівку, яка надходить з різних джерел: за реалізовану продукцію (роботи, послуги); одержання грошей з розрахункового рахунку; невикористані підзвітні суми тощо.3 цією метою аудитор звіряє дані прибуткових касових ордерів та Касової книги з: даними відомості реалізації продукції, відвантажувальних документів та податкових накладних; корінцями грошової чекової книжки підприємства та банківськими виписками, даними Журналу-ордеру № 1 та відомості до нього; авансовими звітами та Журналом-ордером № 7; відомостями на заробітну плату.
На п'ятому етапі аудитор перевіряє додержання підприємством встановленого ліміту залишку готівки в касі. В першу чергу він перевіряє повідомлення банку про встановлення ліміту залишку готівки в касі та касову книгу для виявлення перевищення встановленого ліміту. При цьому слід враховувати такі особливості в порядку ведення касових операцій.
Шостим етапом перевірки є зіставлення даних первинних, аналітичних і синтетичних облікових документів з даними, відображеними в звітності підприємства, з метою встановлення їх відповідності. [41]
Аудит касових операцій доцільно проводити за програмою.
Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.
Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа, код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники, посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.
Розрахунки готівкою на ПП "Європацукор" проводяться із застосуванням прибуткових (КО-1) та видаткових (КО-2) касових ордерів, касових і товарних чеків, (дод. Д) розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також з допомогою рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо
Згідно чинного законодавства на підставі Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про застосування електронно-контрольних касових апаратів і товарно-касових книг при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” [3] фірма, як суб”єкт підприємницької діяльності, що здійснює операції з розрахунками в готівковій і безготівковій формі у сфері торгівлі застосовує реєстратори розрахункових операцій. Реєстратор розрахункових операцій - пристрій або програмно-технічний комплекс, у якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг).
ПП "Європацукор" застосовує реєстратори для здійснення розрахунків за продані товари. Документом, що підтверджує факт здійснення продажу є касовий чек. При проведенні реєстрації операції з продажу касир отримує від покупців гроші за товар, здійснює операцію закриття чека в РРО, роздруковує його і видає чек і здачу разом з товаром. Щодня касир в кіці робочого дня виконує денний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам’яті (Z-звіт) та занесенням до фіскальної пам”яті реєстратора.
На кожен РРО заведено книгу обліку розрахункових операцій. Книга обліку розрахункових операцій - прошнурована і належним чином зареєстрована в органах державної податкової служби України книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг). [3] Протягом дня касир при інкасації виторгу або для перевірки фактичної наявності грошей в РРО друкує Х-звіт.
Щодо документообороту в обліку готівки, то первинними документами, які засвідчують факти здійснення господарських операцій є: прибуткові касові ордери; видаткові касові ордери; заявки на видачу грошей; платіжні відомості. Але є певна умова, у двох останніх документах є обов’язковим накладення на них штампа з реквізитами видаткового касового ордера.
Усі прибуткові касові ордери і видаткові касові ордери до передачі в бухгалтерію, повинні бути зареєстровані в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Журнал відкривають окремо на видаткові і прибуткові касові ордери. Надходження і видача готівки відображається у Касовій книзі (КО-5) і відповідно у звіті касира, звідки залишки і обороти готівки переносять у журнал-ордер №1, а з нього в Головну книгу.
Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером у касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі коштів за цими відомостями.
Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі, тобто обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства. ПП "Європацукор" веде тільки одну Касову книгу в національній валюті. Касова книга пронумерована, прошнурована та опечатана сургучною печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі підтверджений підписами керівника та головного бухгалтера фірми.