Правильная организация отпуска материально-производственных запасов со складов служит немаловажным фактором эффективности производственно-финансовой деятельности предприятия.
При контроле операций по отпуску и реализации материально-производственных запасов необходимо проверить действующую на предприятии систему отпуска и реализации запасов и порядок документального их оформления. Материально-производственные запасы со склада отпускаются по требованиям, на основании которых склад выписывает счета покупателю за отпущенные материально-производственные запасы. Требования являются первичными расходными документами, на основе их ведутся записи в карточках складского учета. Из этого видно, насколько важно проконтролировать правильность и законность составления документа. Также для получения материалов необходима доверенность от предприятия покупателя. ООО”Терминал” контролирует сроки выдачи доверенностей, подписи на них и печать организации. Распечатанные счет фактуры подписывают кладовщик, главный бухгалтер и руководитель. Затем к счет-фактуре оформляют платежные требования-поручения и банковские счет фактуры, которые необходимы для книги продаж. Для наглядности проверки операций по движению материалы составим таблицу.
Таблица 17 Проверка операций по движению товарно-материальных ценностей.
| Каналы движения материалов | Методы проверки | Первичные документы | Регистры | выявленные нарушения | |
| синтетического учета | аналитического учета | ||||
| 1.Поступление | · Формальная проверка · Арифметическая проверка · Сверка приходных документов с записями в карточках складского учета | Счет фактура, накладная, приемный акт (приложение) | Журнал-ордер №6, главная книга | Карточки складского учета | Нарушений не обнаружено |
| 2.Отпуск и реализация материалов | · Формальная проверка · Арифметическая проверка · Сверка расходных документов склада с сопроводительными документами | Требования, счет фактура, квитанция в приеме груза (приложение) | Журнал-ордер №10, Главная книга | Карточки складского учета | Нарушений не обнаружено |
Проверка правильности отражения товарно-материальных ценностей в отчетности предприятия.
3.2 Недостатки в учете материалов в ООО “Лесной терминал” и предложения по их устранению.
В результате изучения и анализа учета материалов в ООО “Терминал” были выявлены недостатки в организации бухгалтерского учета, которые явились предпосылками для разработки путей совершенствования учета и аудита материалов с целью более эффективного их использования и приведения в соответствие с нормами законодательства и учетной политикой предприятия.
1. Для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад.
2. Для оптимизации работы складского хозяйства, а также своевременности применения налоговых вычетов при расчете суммы налога на добавленную стоимость, подлежащей уплате в бюджет, в текст договора поставки с основным поставщиком следует включать условие по своевременному представлению сопроводительных документов и прежде всего счета-фактуры.
3. Для улучшения организации складского учета рекомендуется:
– наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах;
– своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками;
– произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода;
– на инвентарных карточках указать информацию о местонахождении материала на складе;
– произвести нумерацию полок и стелажей на складах.
4. Для оптимизации уплаты налога на прибыль, необходимо перейти при списании материалов с метода средней себестоимости на метод ЛИФО (метод позволяющий списывать расходы по более современным, то есть высоким ценам). При этом необходимо, в пояснительной записке к отчетности за 2005 год в разделе об учетной политике указать, что в 2005 году организация при списании МПЗ оценивала их по средней себестоимости , а ,начиная с 2006 года, - будет оценивать по методу ЛИФО.
5.Для рационального учета материалов, который бы способствовал оперативной работе, планированию и бухгалтерскому учету следует разработать детализированную группировку материалов. С этой целью перечень наименований отдельных видов материалов классифицируется по определенному признаку: материалы должны делиться на группы, группы делятся на подгруппы. В рамках каждой подгруппы материалы, в свою очередь, группируются по профилю, марке, сорту, а затем по размеру и пр.
За каждым наименованием, сортом, разделом материалов закрепляется постоянный шифр (номенклатурный номер), однозначно его идентифицирующий.
Шифр (номенклатурный номер) материала может иметь следующую структуру:
Х Х ХХ ХХХ
где Х характеристика (размер, сорт);
Х вид материала, марка;
ХХ подгруппа материала;
ХХХ группа материала.
Наличие на предприятии систематизированного перечня материалов создает основу для применения единой классификации материалов в конструкторской, технологической, плановой и учетной документации, для механизации учетно-вычислительных работ, применения оперативно-бухгалтерского метода учета движения материалов на складах.
6. Для получения более объективной информации о реальной стоимости материалов, организации предлагается формировать резервы под снижение стоимости материальных ценностей. В действующем плане счетов бухгалтерского учета введен счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Появление такого счета связано с правом организаций в конце отчетного года отражать в бухгалтерской отчетности материально-производственные запасы по текущей рыночной стоимости, если она ниже стоимости материалов соответствующих строк, характеризующих состояние материальных ценностей, уменьшая их стоимость, по которой они числятся в бухгалтерии. Введение в рабочий план счетов счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» и внесение в учетную политику предприятия положений о создании таких резервов позволит предприятию формировать более достоверную бухгалтерскую отчетность.
7.Уделять повышенное внимание организации и осуществлению внутреннего контроля учета материалов, а также за организацией и ведением бухгалтерского учета материальных ценностей, движением производственных запасов и инвентаризацией материальных ресурсов.
В частности, в ходе анализа состояния внутреннего контроля и системы учета материально-производственных запасов было проведено тестирование, результаты которого отражены в следующей таблице.
Таблица 19 Анкета тестов проверки состояния внутреннего контроля и системы учета материально-производственных запасов.
| № п/п | Содержание вопроса | Содержание ответа | Символы значений | Выводы |
| I.Внутренний контроль | ||||
| 1 | Имеется ли служба внутреннего аудита, ревизионная комиссия? | Имеется ревизионная комиссия | У2 | Ревизионная комиссия на общих началах |
| 2 | Имеются ли должностные инструкции или положение о работе службы внутр контроля | Нет | У2 | В составе ревизионной комиссии нет специалистов |
| 3 | Проводится ли инвентаризация производственных запасов? | Только в конце года. Ревизионная комиссия практически ее не проводит. | У1 | Отсутствует фактический контроль со стороны ревизионной комиссии и необходимо провести инвентаризацию |
| 4 | Проводится ли проверка полноты и своевременности оприходования материалов? | Только по первичным документам | У2 | Риск контроля высокий |
| 5 | Проверяется ли использование материалов первичные по различным направлениям? | Проверяются только первичные и сквозные документы | У2 | Нет фактического контроля. Провести проверку. |
| 6 | Проверяется ли законность и целесообразность расходования производственных запасов? | Только при реализации | У2 | Проверить другие каналы расходования |
| 7 | Проверяется ли правильность оценки производственных запасов внутренними контролерами? | Нет | У1 | Риск высокий. Проверить оценку материально-производственных ресурсов. |
| II. Система учета | ||||
| 8 | Произведена ли классификация производственных запасов для их учета? | Да | У3 | Проверить организацию аналитического учета |
| 9 | Организован ли АУ на должностном уровне, ведутся ли карточки складского учета? | Да | У3 | Проверить выборочно записи на счетах 10,12,13 |
| 10 | Выделяются ли НДС отдельной строкой в расчетных и платежных документах? | Да | У2 | Выборочно проверить эти документы |
| 11 | Составляют ли акты списания МБП, приходящих в непригодность ? | Да | У2 | Проверить полноту заполнения актов при списании МБП, приходящих в негодность. |
| 12 | Сверяются ли данные АУ и СУ систематически? | Только в конце года | У1 | Велика вероятность искажения периодической отчетности организации |
Примечание: