| Д | Номер счета (Название счета) | К | |
| № операции | Сумма | № операции | Сумма |
Деление баланса на две части (актив и пассив) предопределяет одну из основных классификаций счетов. Для учета имущества, которое показывается в активной части баланса, используются активные счета. Для учета собственного капитала и обязательств предприятия используются пассивные счета. В каждой статье баланса указывается, какие данные из каких счетов формируют показатель данной статьи. При открытии счета на конкретный временной период (месяц, квартал, год) в него сначала записывается остаток (сальдо) на начало этого периода. В случае активного счета его сальдо на начало периода записывается в дебет счета, в случае пассивного счета - в кредит счета. В дальнейшем записи увеличения соответствующего показателя производятся на той же стороне, что и сальдо счета, а уменьшение - на противоположной стороне. Таким образом, в активных счетах увеличение происходит по дебету, а уменьшение по кредиту, в пассивных счетах увеличение происходит по кредиту, а уменьшение по дебету счета. В конце периода вычисляются суммарные показатели увеличения и уменьшения средств по дебету и по кредиту. Эти суммарные показатели называют дебетовыми и кредитовыми оборотами счета. При подсчете оборотов во внимание не принимаются начальные сальдо по счетам, т.е. обороты определяют увеличение/уменьшение за тот период времени, на который был открыт счет. После завершения периода рассчитываются сальдо на конец периода, на базе которых строится бухгалтерский баланс на дату завершения отчетного периода.
Таким образом, схемы записей на счетах бухгалтерского учета выглядит так:
| Д | Активный счет | К | |
| Сальдо начальное | Записи уменьшения(-) | ||
| Записи увеличения(+) | |||
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| Сальдо конечное | |||
| Д | Пассивный счет | К | |
| Записи уменьшения(-) | Сальдо начальное | ||
| Записи увеличения(+) | |||
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| Сальдо конечное | |||
Для подсчета конечного сальдо применяются следующие формулы:
Скон = Снач + ОбД - ОбК
Скон = Снач + ОбК - ОбД
Когда конечное сальдо по счету равно нулю, говорят, что счет закрывается.
Кроме активных и пассивных счетов применяются также активно-пассивные счета, которые имеют признаки и активных, и пассивных счетов. Активно-пассивные счета, как правило, используются для учета различных расчетов. Например, расчеты с поставщиками за поставляемые материалы может иметь характер как кредиторской задолженности (материалы поставлены, но еще не оплачены), так и дебеторской задолженности (наше предприятие заплатило аванс в счет последующей поставки материалов). Таким образом, на этом счете отражаются и составляющие актива баланса, и составляющие пассива. Схема записей на таких счетах выглядит так:
| Д | Активно-пассивный счет | К | |
| Сальдо начальное (дебиторская задолженность) | Сальдо начальное (кредиторская задолженность) | ||
| Записи увеличения дебиторской задолженности(+) Записи уменьшения кредиторской задолженности(-) | Записи увеличения кредиторской задолженности(+) Записи уменьшения дебиторской задолженности(-) | ||
| Сальдо конечное (дебиторская задолженность) | Сальдо конечное (кредиторская задолженность) | ||
Сальдо начальное и сальдо конечное в активно-пассивных счетах может быть как только добетовым, так и только кредитовым, а также дебетовым и кредитовым одновременно.
Двойная запись
Каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета методом двойной записи, который заключается в том, что каждая операция записывается в одной и той же сумме дважды: по дебету одного счета и кредиту другого. Взаимосвязь дебета одного счта и кредита другого называют корреспонденцией счетов, а счета - корреспондирующими. Запись на корреспондирующих счетах называют бухгалтерской проводкой.
Соответственно четырем видам влияний операций на бухгалтерский баланс существуют четыре типа корреспонденций бухгалтерских счетов.
Таким образом, посредством метода двойной записи устанавливается взаимосвязь экономических явлений, что делает этот метод универсальным способом моделирования реальных процессов хозяйственной деятельности предприятия.
Синтетический и аналитический учет
Для конкретизации учетаи установления более детального контроля за движением активов, пассивов необходима более полная информация о каждом из объектов учета. Действительно, мало знать, какие материалы поступили от поставщиков, необходимо отразить в учете также, какие именно материалы и от какого поставщика они поступили. В связи с этим бухгалтерские счета разделяются на синтетические и аналитические.
Синтетические счета дают обобщенные показатели объектов бухгалтерского учета и ведутся только в денежном выражении. Таким показатели необходимы для формирования общего представления пользователей бухгалтерской отчетности о наличии и движении имущества, капитала и обязательств. Действительно, инвестрам зачастую вовсе не требуется знать, какие материалы и в каком количестве находятся на данный момент на складах предприятия, им важно знать каков размер матеральных запасов и его отношение с размерами других активов и пассивов.
Аналитические счета открываются в развитие синтетических счетов. Они дают детализированные показатели объектов бухгалтерского учета и могут отражать их как в денежном выражении, так и в натуральных измерителях. Например, счет 10 "Материалы" является синтетическим. В уточнение его может быть аналитический счет 10 по конкретному виду материалов, например, по какому-либо комплектующему изделию. Здесь помимо стоимости имеющихся комплектующих учитывается также их количество. Общая сумма остатков по всем счетам аналитического учета, открытых в дополнение к конкретному синтетическому счету, должна быть идентична остатку синтетического учета. Кроме синтетических и аналитических счетов в бухгалтерском учете применяются субсчета, которые представляют собой подраздление синтетических счетов с уелью объединения в группы однородных аналитических счетов. По своей сути субсчета - это промежуточное звено между синтетическими и аналитическими счетами. Например, синтетический счет "Материалы" имеет целый ряд субсчетов, среди которых "Сырье и материалы", "Топливо", "Тара и тарные материалы" и прочие.
Синтетические счета, субсчета и аналитические счета ведутся параллельно и одновременно, детализируя и дополняя друг друга.
Оборотно-сальдовые ведомости
Переход от данных счетов бухгалтерского учета к бухгалтерскому балансу зачастую происходит через промежуточный отчет, который может использоваться для контроля правильности за проведением хозяйственных операций, а также часто используется в оперативно-техническом учете. Это оборотно-сальдовая ведомость. Оборотно-сальдовые ведомости составляются как по синтетическим, так и по аналитическим счетам и представляют собой свод оборотов и остатков по каждому из счетов или по каждому из объектов аналитического учета. Оборотно-сальдовая ведомость по счетам синтетического учета выглядит примерно так:
| Наименование счета | Сальдо начальное | Обороты | Сальдо конечное | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| Список счетов и их остатков и оборотов | ||||||
| Итого: | ||||||
Здесь для каждого синтетического счета, задействованного в ведении учета, предусматривается отдельная строка, в которой записывается наименование этого счета, сальдо на начало периода, обороты за период и сальдо на конец периода. В итоговой строке должно быть три пары равнх между собой итогов - сальдо на начало периода по дебету и по кредиту, сумма оборотов по дебету и кредиту за период, сальдо на конец периода по дебету и по кредиту. Первое и третье равенство определяется равенством актива и пассива баланса. Второе равенство выполняется по правилу двойной записи - каждая сумма попадает в дебет одного счета и в кредит другого счета, таким образом, учитывается и в суммарном дебетовом обороте, и в суммарном кредитовом обороте.
Оборотно-сальдовая ведомость может составляться и по счетам аналитического учета. Главным отличием ее от оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам заключается в том, что в ней нет попарного равенства итогов. Итоги оборотно-сальдовой ведомости по аналитическим счетам, связанным с конкретным синтетическим счетом, должны быть равны итогам по этому синтетическому счету. В зависимости от вида синтетического счета применяется одна из двух форм оборотно-сальдовой ведомости по счетам аналитического учета. Если рассматривается учет товарно-матриальных ценностей, то показатели приводятся в натуральных и денежных измерителях. В случае же учета расчетов указываются только денежные измерители.