Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.
Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.
Эффективная система контроля предусматривает определенные цели.
Основными целями являются: а) сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации; б) своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде; в) обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.[9]
Таким образом, можно сказать что, управленческий контроль это составная часть системы управления организацией; управленческий контроль помогает определить слабые стороны производственной деятельности, а также найти сильные и развивать их. Управленческий контроль является базой эффективного существования организации.
1.2 Основные задачи, принципы, формы и виды контроля
Для достижения выше поставленных целей необходима реализация следующих задач, которые заключаются в достижении основных показателей эффективности управления организацией:
1) соответствие деятельности организации принятому курсу действий (т.е. целевым установкам и ориентирам) и стратегии;
2) устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;
3) сохранность ресурсов и потенциала организации;
4) должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;
5) показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации - наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;
6) рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;
7) соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур - положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;
8) соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления. Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной контрольной системы.
Система контроля в организации должна предусматривать осуществление различных видов контрольной деятельности. По времени осуществления выделяют три вида управленческого контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроль (упреждающий, превентивный) осуществляется до начала деятельности с целью предупреждения неверных или необоснованных решений. Он направлен на идентификацию и предотвращение отклонений прежде, чем они произойдут. Например, оптимальность разработанных планов проверяется посредством моделирования будущей деятельности.
Предварительный контроль может быть диагностическим и терапевтическим. Диагностический контроль, используя такие категории, как эталоны, различные показатели и сигналы, позволяет установить, что в организации происходят какие-то нарушения и отклонения от намеченных планов. С помощью терапевтического контроля возможно не только выявить отклонения от стандартов и нормативных показателей, но и принять меры по их устранению.
Предварительный контроль применяется к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Текущий контроль осуществляется в процессе реализации принятых решений от начала деятельности до момента получения результатов. Его основная цель - обнаружение отклонений от намеченных стандартов, нормативов, правил и руководящих положений по выполнению рабочих заданий и поведению сотрудников. Он реализуется менеджментом организации в виде мониторинга текущей работы персонала организации. Технологически текущий контроль может быть выполнен в момент окончания работ, в момент 50% готовности или производиться регулярно через равные промежутки времени.
Заключительный контроль необходим после осуществления решения для проверки правильности его исполнения. Иногда его называют контролем по результатам, поскольку основное внимание менеджмента концентрируется на результатах деятельности.
В зависимости от целей контроля выделяют стратегический и оперативный контроль.
Стратегический контроль акцентирует внимание эффективности стратегии организации на достижении целей. Он предусматривает учет, оценку и анализ результатов стратегий организации. Объектом этого вида контрольной деятельности выступают ключевые аспекты политики организации: маркетинг, управление человеческими ресурсами, научно-техническое прогнозирование.
Оперативный контроль направлен на текущий учет и анализ осуществляемых процессов. Основная его цель - обеспечение выполнения принятых планов. Объектом контроля могут быть рабочие задания, качество выполняемых работ, сроки выполнения работ, ресурсы и связанные с деятельностью затраты.
В зависимости от предмета контроля выделяют финансовый и административный контроль.
Финансовый контроль связан с контролем финансовых ресурсов по мере их притока в организацию, движения в организации и оттока из нее. Он ориентирован на конечные экономические результаты деятельности. Объектом финансового контроля могут быть прибыль, издержки, объемы производства и продаж, финансовое состояние организации.
Существует ряд средств, которые могут быть использованы для финансового контроля. Это может быть анализ финансовых отчетов, анализ коэффициентов (аудит).
Административный контроль распространяется на процессы деятельности и управление ими. Он имеет иерархическую структуру. Объектами такого контроля являются производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные составляющие, выполнение плановых заданий, сроки поставок, ситуация в рабочих группах.
По масштабу контроль может быть полным и выборочным.
Полный контроль предполагает наличие целостной, постоянно функционирующей в рамках принятой организационной структуры системы контроля.
Выборочный контроль осуществляется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер, например, соблюдение нормативных требований, правил дисциплины труда.
По форме осуществления контроль может быть внутренним и внешним.
Внутренний контроль предполагает наличие в организации собственной системы контроля.
Внешний контроль осуществляется внешними контрольными органами (вышестоящими, государственными, независимыми частными органами).
С точки зрения подхода к контролю выделяют традиционный бюрократический контроль и децентрализованный контроль. В современных организациях, как правило, существуют определенные аспекты и бюрократического, и децентрализованного контроля, при этом один из них, в зависимости от корпоративной культуры и собственных воззрений руководителя относительно методов контроля, является доминирующим.
Вне зависимости от вида системы контроля в процессе контроля существует четыре основных этапа.
1. Установление стандартов и нормативных показателей. На первом этапе процесса контроля происходит установление стандартов и критериев оценки деятельности объекта управления. Стандарты, используемые для контроля, отражаются в форме плановых заданий, нормативов, показателей, которые выбираются из целей и стратегий развития организации.
2. Измерение показателей деятельности. На втором этапе процесса контроля осуществляется измерение достигнутых показателей работы организации. Основное условие качественного выполнения этого элемента процесса - выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения стоящих определенных целей.
3. Сравнение достигнутых результатов с нормативными показателями. Третьим этапом процесса контроля является сравнение достигнутых показателей и установленных стандартов, во время которого происходит определение интервалов допустимых отклонений от установленных стандартов и выявление существенных отклонений, требующих принятия корректирующих мер.
4. Осуществление корректирующих действий. Заключительным этапом процесса контроля является определение необходимости корректирующих действий. Решения, касающиеся корректирующих действий, требуют особых аналитических и диагностических навыков управляющего.