Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.
Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главной целью УСД является обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.
Документы, циркулирующие на объекте автоматизации, образуют информационные потоки.
Информационный поток - это группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (одной задаче).
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации, т.е. направление движения информации от источников к получателю. Анализ структуры подобных схем позволяет выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
Построение схем информационных потоков обеспечивает:
· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
· классификацию и рациональное представление информации;
· оптимизацию путей прохождения документов;
· рациональную обработку информации.
При этом подробно должна рассматриваться взаимосвязь движения информации по уровням управления (стратегическому, тактическому, операционному). Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только необходимая информация.
- Техническое обеспечение представляет собой совокупность технических средств, предназначенных для работы АИС и соответствующей документации по установке, наладке и контролю этих средств. К настоящему времени сложились три основные формы организации технического обеспечения: централизованная, децентрализованная, частично децентрализованная.
Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.
Децентрализованное техническое обеспечение предполагает реализацию АИС на базе ПЭВМ непосредственно на рабочих местах.
Частично децентрализованное, предполагает организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и суперЭВМ для хранения баз данных, используемых многими АИС.
По процедурно-функциональному признаку технические средства делят на:
· средства сбора и регистрации информации (аппараты по подсчету денег, формированию пакетов банкнот, распознаванию фальшивых купюр; аппараты по работе с драгоценными металлами; аппараты по обслуживанию пластиковых карт и др.);
· устройства ввода-вывода информации (клавиатура, мышь, тачпад, сканеры и др.);
· средства передачи данных и линии связи (кабели, передающая среда, рабочие станции, серверы, сетевые адаптеры, модемы, концентраторы и т.д.);
· средства обработки (микро-, мини-, супер-ЭВМ);
· средства хранения (накопители на ЖМД, CD и др.);
· средства вывода информации (мониторы, принтеры);
· средства оргтехники (факс, ксерокс и пр).
- Математическое обеспечение — совокупность математических методов, моделей и алгоритмов для реализации целей и задач АИС.
К средствам математического обеспечения относятся средства моделирования процессов управления; методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.
- Программное обеспечение (ПО) - это совокупность комплекса различных по функциям и взаимосвязанных программ, участвующих в решении задач в составе АИС, и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ.
ПО развивается исходя из требований других видов обеспечения АИС. При обработке данных ПО является связующим звеном между комплексом технических средств и другими подсистемами АИС. Таким образом, ПО призвано оживить технические средства, то есть заставить их выполнять операции по обработке информации.
В состав программного обеспечения входят:
· общесистемное ПО — это совокупность программ и программных комплексов для обеспечения работы компьютера и сетей ЭВМ.
· прикладное (специализированное) ПО - предназначено для решения функциональных задач в составе АИС и работы пользователей.
· техническая (программная) документация - необходима для пользователей ПО. Она описывает основные возможности программных средств, режимы работы, порядок их использования, а также требования к информационному и техническому обеспечению, контрольные примеры.
К общесистемному ПО относятся комплексы программ, обеспечивающие работу компьютера и компьютерных сетей, а также служат для контроля и управления процессом обработки данных.
В свою очередь, общесистемное ПО состоит из 3-х частей:
· базовое ПО (операционные системы, программы-оболочки или файловые менеджеры);
· средства программирования (языки программирования, системы программирования, системы автоматизированного проектирования);
· сервисное ПО - это программы, которые направлены на расширение возможностей ОС и поддержание АИС в рабочем состоянии. Они называются утилитами и обеспечивают обслуживание ЭВМ, служат для выполнения вспомогательных операций по обработке. К ним относятся программы диагностики работоспособности компьютера, антивирусные программы, программы архивирования файлов, программы резервного копирования, программы защиты от несанкционированного доступа, программы криптографического шифрования, программы обслуживания сети.
Прикладное (специализированное) ПО носит проблемно-ориентированный характер и представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной АИС. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели, отражающие функционирование реального объекта автоматизации.
В свою очередь прикладное ПО состоит из двух частей:
· пользовательское прикладное ПО - это текстовые процессоры (MSWord и пр.), табличные процессоры (MSExcel и др.), СУБД (MSAccess и др.), интегрированные пакеты программ (MSOffice);
· конкретное (проблемное) ППО - это бухгалтерские программы «1С:Бухгалтерия», «Парус», «Инфософт» и др; программы в области страхования; программные продукты сферы бюджетирования «Нефрит» и «Красный директор»; программы планирования ProjectExpert и Альт-Прогноз; ППП правовых баз данных «Гарант», «Кодекс», «Консультант-Плюс» и др.; программы «операционный день банка»; программы автоматизации банковской деятельности «Инверсия», «Диасофт», «Асофт», «Програмбанк» и др.; программы финансового анализа; комплексные программы автоматизации предприятия «БОСС-Компания», «Галактика», «NS 2000».
В отличие от пользовательского ПО, где алгоритм функционирования АИС задается разработчиком, в конкретном ПО алгоритм уже задан.
Техническая (программная) документация поставляется фирмой-разработчиком программных продуктов и разрабатывается для различных категорий пользователей.
- Организационное обеспечение - это совокупность методов и средств, определяющих взаимодействие персонала с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.
Организационное обеспечение используется специалистами для повышения эффективности управления, как на стадии создания, так и на последующих стадиях жизнедеятельности системы. Оно включает широкий спектр проблем, связанных с проектированием и функционированием АИС, определяет организационную структуру, состав элементов, их связи и взаимодействие, устанавливает четкий порядок выполнения комплексов работ, отражает особенности системы, включает правовые акты, регулирующие деятельность человеко-компьютерной системы. Техническое перевооружение информационно-вычислительного обслуживания предприятий, организаций, фирм, банков и финансовых органов существенно изменяет функции и организацию работы их сотрудников. Создаются принципиально новые условия, при которых комплекс технических средств и специалисты объекта автоматизации действуют в едином контуре регулирования в рамках выбранного варианта технологического процесса. Все связанные с этим особенности функционирования должны быть заблаговременно учтены, отражены в технологической документации и инструкциях, регламентирующих выполнение конкретных операций. Организационное обеспечение включает методы, средства, персонал нужной квалификации для организации качественного функционирования системы.
Основная цель организационного обеспечения заключается в организации надежной работы на всех стадиях автоматизации информационных процессов, а также в обеспечении строгого контроля за исполнением работ согласно утвержденным инструкциям и правовым актам.
Организационное обеспечение реализует следующие функции:
· анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться АИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;
· подготовку задач к решению на компьютере;
· разработку управленческих решений, направленных на повышение эффективности системы управления.
1.4. Классификация информационных систем
Существуют различные классификации информационных систем. В качестве основных классификационных признаков можно выделить следующие:
· характер обрабатываемой информации;
· целевая функция, т.е. круг задач, для решения которых конкретная система предназначена.