Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.
Учет первичных документов по приходу товаров в ЗАО «Магнит» ведется в «Журнале поступления товаров», в котором указывается название приходного документа, его дата и номер, краткую характеристика документа, дата регистрации документа, сведения о поступивших товарах.
После проверки, приемки и таксировки принятых от материально ответственных лиц отчетов о движении материальных ценностей с приложенными оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в "Журнале поступления товаров", бухгалтер ЗАО «Магнит» переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.
Отчеты о движении материальных ценностей являются регистрами аналитического учета и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным лицом в двух экземплярах в количественном выражении на основании первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.
Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов ЗАО «Магнит» с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
В ЗАО «Магнит» поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
Для расчетов с поставщиками в ЗАО «Магнит» применяется счет 60. Аналитический учет на предприятии по счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” ведется по наименованию поставщиков. Для проверки соответствия данных аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60.
Бухгалтерией ЗАО «Магнит» ведется "журнал учета расчетов с поставщиками". Записи в журнал производят по каждому платежному документы позиционным способом (вне зависимости от того, что расчеты производятся с одним и тем же поставщиком).
Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал-ордер № 6, в котором совмещается синтетический учет с аналитическим.
Журнал-ордер № 6 открывается на первое число каждого месяца незаконченными расчетами:
· по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным – материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60);
· по акцептованным платежным документам оплаченным– материалы не поступили (справочно – “За не прибывший груз”, сальдо нет);
· сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для их оплаты не поступили).
Журнал-ордер ведется линейно-позиционным способом, что позволяет судить о состоянии расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое поступление материалов, неотфактурованные поставки, сумма материалов, находящихся в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.
При недостаче материалов комиссией составляется коммерческий акт, акт о приемке материалов, в которых определяется причина недостачи, ее величина, как в количестве, так и в сумме, выносится решение о погашении возникшей недостачи. Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации и составить ее расчет: стоимость недостающего имущества, транспортные и другие. расходы. Излишне поступившие материалы оформляются актами и отражаются в журнале-ордере № 6 (как неотфактурованные поставки) и ведомости № 7.
Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад по ним еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или нет. В зависимости от сложившихся ситуаций материалы в пути учитываются в сальдо как на начало отчетного месяца, так и на его конец. Если в течение месяца платежные документы регистрируются как “За не прибывший груз”, то по окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс (условно оприходовать). При наличии фактической поставки в следующем отчетном периоде, ранее условно оприходованных ценностей, необходима их сторнировка, т.к. в учете одни и те же документы проведены два раза.
Синтетический учет расчетов с поставщиками и контроль за выполнением договорных условий
В ЗАО «Магнит» для обобщения информации о расчетах с поставщиками предназначен счет 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”. К счету 60 открыты субсчета:
· 60-1 “Расчеты плановыми платежами”;
· 60-2 “Векселя выданные”;
· 60-3 “Импортные поставки”.
На субсчете 60-1 “Расчеты плановыми платежами” учитываются расчеты с поставщиками и подрядчиками при наличии длительных хозяйственных связей с ними.
На субсчете 60-2 “Векселя выданные” учитываются операции, когда задолженность поставщикам и подрядчикам оформляется путем выдачи векселя.
При учете расчетов по импорту используется субсчет 60-3. Он кредитуется на суммы расчетных документов иностранного поставщика. Расчеты с поставщиками осуществляются в валюте, предусмотренной в контракте. Учет импортных операций ведется одновременно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу ЦБ РФ в день совершения операции. Курсовая разница, возникшая по операциям акцепта платежных документов и их оплаты, списывается на счет 91 “Прочие доходы и расходы”.
Кредитуется счет 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” только после того, как на склад покупателя поступили ТМЦ или приняты заказчиком работы, услуги (потреблены электроэнергия, газ, вода и т.п.). Отражение этих операций на счетах затрат на производство возможно, если время выполнения работ, предоставления услуг совпадает с их производством.
В ЗАО «Магнит» действует форма расчетов с поставщиками, основанная на использовании выписываемого счета - фактуры. На предъявленные к оплате счета поставщиков кредитуют счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и дебетуют соответствующие материальные счета: 10 "Материалы", , 01 "Основные средства" или счета по учету соответствующих расходов: 20 "Основное производство", 97 "Расходы будущих периодов", 26 "Общехозяйственные расходы".
Задолженность на счете 60 отражают в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим товарно-материальным ценностям, несоответствия цен, обусловленных договором и арифметических ошибок, делают запись: дебет счета 63, кредит счета 60 - на соответствующую сумму.
Сумму налога на добавленную стоимость поставщик включает в счета на оплату. В ЗАО «Магнит» налог на добавленную стоимость отражается следующей проводкой: дебет счета 19 "НДС по преобретенным материальным ценностям", кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков за приобретенные ценности (оказанные услуги) отражают по дебету счетов затрат на производство и кредитуют счет 60.
Если поставщик выставляет счет по авансовым платежам за разного рода услуги, то они относятся на счет 97 “Расходы будущих периодов”. Со счета 97 расходы списывают на счета затрат на производство по периодам, к которым они относятся.
Погашение задолженности перед поставщиками отражают по дебету счета 60 и кредиту счетов учета денежных средств: 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет"
В случае, когда оплата за услуги производится раньше времени их потребности, то их относят на счет 98 “Доходы будущих периодов”, а в отчетный период списывают на счета затрат на производство.
На убытки (счет 60) списывают дебиторскую задолженность, безнадежную к получению из-за пропуска срока исковой давности или по другим причинам (когда не создан резерв по сомнительным долгам).