Другим распространившимся ненормативным явлением стала замена творительного падежа существительного сочетанием сравнительного союза как + Им.п. существительного: Они выставляли себя как американская фирма. вместо Они выставляли себя американской фирмой; Это помещение числится у нас как жилое, вместо Это помещение числится у нас жилым. Иногда как неоправданно вставляется в конструкции с творительным падежом: Нас признали как полноправными членами организации (как - здесь лишнее слово).
Нередки ошибки в употреблении форм сравнительной степени прилагательных: Эти факты выглядят более убедительнее, хотелось бы более нагляднее. Более не сочетается с формами сравнительной степени. Следствием недостаточной подготовленности является обилие незнаменательной лексики, которая "захламляет" устную спонтанную речь как монологическую, так и диалогическую. "Эканье", "мэканье", злоупотребление вводными словами и частицами, превращающимися в слова-паразиты, засоряет устную речь: как бы, вот не уместны:
А. - Значит/по этим договорам /работам /значит / набор на компьютере / значит / пишите // Набор / гм / что / вот / здесь означает четырнадцать миллионов ? // Единственно / я могу взять работу / вот /набрать на компьютере и сверстать.
Б. - Ну/вы хотите что .../ну/вы возьмите наш лист/прейскурант /пожалуйста/и изучайте ...
Не всегда адекватно в устной диалогической речи используются контактоустанавливающие средства, представляющие собой глагольные лексемы, употребление которых является следствием прямой диалогичности: видите, понимаете, знаете, смотрите. Частое и немотивированное их использование превращает их также в сорные слова. То же касается и этикетных глагольных лексем простите, извините: Мы / извините / здесь берем / видите / даже больше берем / так сказать / из того / что нужно / восемь тонн // Но как это реально будет /извините /я не знаю... Неподготовленность к деловым переговорам, слабое знание фактического материала обнаруживает себя в использовании целых десемантизированных высказываний, предикативных единиц, не несущих никакой информативной нагрузки.
Не менее важную роль в документах играет четкость синтаксической организации текстов: неправильный порядок слов, рассогласование подлежащего со сказуемым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения. Например, причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотрудники, прошедшие подготовку. Нарушением синтаксической нормы является отрыв причастного оборота от определяемого слова. Следствием такого отрыва является рассогласование причастия с определяемым словом в форме падежа, реже - числа). Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения.
При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:
составные и фразеологизированные сказуемые несет ответственность, принимает на себя обязательства;
клишированные и устойчивые словосочетания, найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, по причине срыва графика поставок и т.п., за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями;
клишированные предложения: Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами. Контроль за выполнением данною постановления возложить на...;
причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственное за график поставок, но не ответственное лицо за график поставок...);
нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слов, которое оно распространяет: Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив в письменном виде не менее чем за 20 рабочих дней другую сторону
Употребление деепричастных оборотов. Деепричастные обороты являются характерной стилистической чертой книжной письменной речи. В деловых письменных текстах нарушается основное требование использования деепричастий - деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначают действия одного лица. Нарушение этого правила приводит к алогизму и абсурдности высказывания.
поэтому ошибочно употреблять деепричастный оборот в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций): Соглашаясь с Вами, у меня нет возражений. Решая этот вопрос, нами было установлено...;
невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как субъект действия пассивной конструкции не может совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием: Объединив наши усилия, к нам вернется уверенность в успехе.
Конструкции с однородными членами. Чтобы избежать ошибок, связанных с логической несочетаемостью однородных членов предложения, следует помнить, что:
в качестве однородных членов предложения не должны выступать слова, обозначающие родовые и видовые понятия, например: Магазину требуются продавцы оптовой техники и телевизоров. В данном случае нарушение нормы вызвано тем, что в качестве однородных членов использованы родовое понятие ''бытовая техника" и видовое "телевизоры";
однородными членами предложения не могут быть слова, выражающие так называемые скрещивающиеся понятия, т.е. слова, значение которых в чем-то совпадает. Недопустимы конструкции: Руководство отметило и премировало лучших сотрудников ценными подарками. Значение слов отметить и премировать во многом совпадает;
недопустимо употреблять в качестве однородных членов слова, обозначающие разноплановые понятия, например: Выдача готовой продукции производится по счету и по предъявлении квитанции.
В качестве однородных членов не могут использоваться: причастные обороты и придаточные предложения Причастные и деепричастные обороты. Рассматривая Ваше предложение и решающий эту проблему положительно, хочу обратить ваше внимание на условия хранения продукции.
Структура сложного предложения. В деловой письменной речи, преобладают простые предложения. Однако это не означает, что сложные предложения менее значимы для текстовой организации в официально-деловой письменности. Сложное предложение передает сложную мысль, отражая сложные отношения тех или иных социально-правовых ситуаций. Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только ...., но и; как.... так и ...; если ..., то; такой же .... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.
Причины возникающих ошибок сводятся к следующему:
иногда в текстах происходит контаминация составного союза, нарушающая логические связи в структуре сложного предложения. Например: Не только крупные и средние предприятия сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени налогов;
встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложении: В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимается на расширенном заседании приемной комиссии;
нередко составители документов неоправданно усложняют текста, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыщенных различного рода осложнителями (причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями, обособленными дополнениями и обстоятельствами) сложных предложений: В случае необходимости, которая может наступить по причине непредвиденных обстоятельств, которые квалифицируются как форс-мажорные, которые не позволяют сторонам выполнить своих обязательств, то стороны освобождаются от ответственности на согласованный между ними срок; Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осматривать объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи, и в других случаях, если охрана докажет отсутствие своей вины. Подобные предложения должны рубрицироваться, т.е. члениться на составные части, графически отделенные одна от другой. Рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, делает ее более наглядной.
Рубрикация. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки - арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами. Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:
1. Общие положения.
2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний.
3. Обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:
1. Общие положения.
1.1. Лицо, ответственное за техническую оснащенность предприятия, назначается и освобождается приказом Генерального директора.
1.2. Лицо, ответственное за техническую оснащенность предприятия подчиняется непосредственно начальнику службы информатизации.