По объёму содержания регистры делятся на регистры аналитического учёта, регистры синтетического учёта, регистры, совмещающие аналитический и синтетический учёт. [2]
Для аналитического учёта применяются три вида учётных регистров[1]:
1) регистры, которые ведутся параллельно регистрам синтетического учёта и отдельно от них;
2) регистры, записи в которые производятся с целью группировки и накапливания однородных хозяйственных операций по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учёта;
3) регистры, которые совмещают синтетический и аналитический учёт.
Аналитический учёт материальных ценностей чаше всего ведется в отдельных регистрах, записи в которые производятся параллельно записям в регистры синтетического и аналитического учёта (инвентарная карточка по учёту основных средств). [1]
Параллельное ведение аналитического учёта с регистрами синтетического учёта создает много технической работы по обобщению и сверке счётных записей путем составления оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Поэтому в последнее время стали применять такие регистры аналитического учета, в которых одновременно подготавливаются данные для итоговых записей в синтетические счёта. [1]
Регистры синтетического учёта предназначаются для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учёта заложена шахматная форма графления учётных
таблиц. [1]
Дебетуемые счета располагаются в горизонтальных колонках, а кредитуемые – в вертикальных. Каждая хозяйственная операция записывается по дебету одного счёта и по кредиту другого. Сумма хозяйственной операции записывается на пересечении дебетуемого и кредитуемого счёта. Получается, что сумма записывается один раз, а учитывается она дважды: по дебету одного счёта и по кредиту другого. Регистры, совмещающие синтетический и аналитический учёт, – журнал-ордер по счёту «расчёты с подотчётными лицами».
По характеру записи регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. [1]
Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, журнал хронологической регистрации хозяйственных операций и т. п.).
Систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов — Главная книга. [1]
Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.
Комбинированные (комплексные) регистры — регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке). [1]
По строению регистры подразделяются на односторонние, линейные и шахматные. [2]
В односторонних регистрах вся учётная информация размещена с одной стороны (как правило, справа). Примером могут быть все типовые карточки аналитического учёта. [7]
Двусторонние регистры состоят из двух частей: левая предназначена для учёта дебетовых записей, правая – для кредитовых. К таким регистров относится Главная книга. [7]
Шахматные учётные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи суммы хозяйственных операций в таких регистрах делают только один раз в ячейке на пересечении столбца и строки таблицы, которая означает кредит одного счета и дебет другого. Такое строение значительно сокращает количество записей, поскольку двойной записи осуществляется в один рабочий приём. Шахматная форма является характерным признаком журнально-ордерной формы бухгалтерского учёта. [7]
1.3. Требования к ведению учётных регистров
Качество записей в учётные регистры играет в учёте важную роль и является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учётных данных. В связи с этим к учётным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности. [2]
В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учётных регистрах:
1. Записи в учётные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.
2. Записи в учётные регистры должны вестись в следующем порядке:
• непосредственно в журналах-ордерах;
• предварительно группироваться в ведомостях.
3. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка путём проставления в разметке номера учётного регистра, в котором этот документ отражён.
4. Записи в учётные регистры должны производиться своевременно.
5. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учёта широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные и другие нужды, начисленная заработная плата).
6. Содержание записи в учётных регистрах определяется видом учётного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:
• дата записи в учётный регистр;
• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
• основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произве-
дена запись);
• номера счетов и позиций аналитического учёта;
• сумма. [2]
Целесообразно применять в учётных записях выработанные практикой сокращения некоторых наименований: «сч.» — счёт, «тр.» — требование, «а/о» авансовый отчёт, к/о – кассовый ордер и др. [1]
Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведённых для этого строках и графах регистров. [1]
Одна из задач подсчёта итогов – проверка их правильности. [1]
После всех проверок записей, итогов и полного согласования журналов-ордеров и ведомостей заполняется заключительная сверка учётных данных - перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется
отчётность. [1]
1.4. Способы выявления и исправления ошибок в учётных регистрах
При составлении первичных документов или учётных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены. [8]
При большом количестве записей в учётных регистрах для обнаружения ошибок в них используется: сплошная проверка (пунктировка записей), выборка, просмотр первичных документов. [8]
Пунктировка записей состоит в том, что все записи в учётных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учётными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставиться специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет. [8]
Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении синтетического и аналитического учёта. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счёта. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счёта. [8]
При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путём просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки. [8]
После того, как ошибки найдены, производят их исправление. [8]
Корректирующий способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производиться путём зачёркивания неправильных записей одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое, и записывания правильных сумм, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено». [8]
Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учётных регистрах, исправляются способом «дополнительный проводок». Этот способ применяется также в том случае, если корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, или ошибка обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется путём составления дополнительной бухгалтерской записи. [8]
Например, была составлена проводка: Дт 10 Кт 60 200 руб., а следовало указать сумму 250 руб.
Для исправления ошибки составляют дополнительную запись на сумму разницы (250-200) = 50 руб.
Дт 10 Кт 60 50 руб.
Способ «Красное сторно» (аннулирование) применяется при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, записанные красными чернилами на счетах, при подсчете итогов вычитаются. [8]
Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись. [8]
Например: Отпущены материалы для изготовления продукции на сумму 2500 руб.
Неправильная проводка: Дт 23 Кт 10 2 500
Обратная проводка: Дт 10 Кт 23 2 500
Правильная проводка: Дт 20 Кт 10 2 500
Данный способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции. [8]
1.5. Практическая часть к главе 1.
Задача 1.
На основании данных для выполнения задачи выявить ошибку и исправить ее способом дополнительной записи, при этом на схемах счетов бухгалтерского учета отразить начальную хозяйственную операцию и внесенные исправления.
Данные для выполнения задачи: в организации в производство отпущены материалы на сумму 85 500 руб. На счетах бухгалтерского учета была осуществлена следующая запись Д 20 К 10 80 000 руб.