В качестве путей решения проблемы предлагается внедрить на предприятии сетевую версию программы «Предприятие: Производство + услуги + бухгалтерия».
С помощью этой программы предстоит обеспечить прозрачный механизм управления реализацией готовой продукции и материально-техническим снабжением производства.
Для предприятий легкой промышленности актуальна проблема оперативного управления складскими запасами, так как они выпускают продукцию с неограниченными сроками годности, которая залеживается. Поэтому в первую очередь на фирме необходимо полностью автоматизировать процессы логистики – усовершенствовать программу «Предприятие: Комплексная бухгалтерия», сделав её сетевой. Усовершенствованная программа позволит контролировать остатки продукции на складах, автоматически разносить платежи (в том числе взаиморасчеты) по накладным, анализировать дебиторскую и кредиторскую задолженности клиентов, получать оперативные отчеты по закупкам и хранению, аналитические отчеты по сбыту. Это обеспечивает прозрачность всей логистической цепочки: от кладовщика – до директора, что сводит к нулю возможность злоупотреблений.
Важно подчеркнуть, что блок управления закупками, складом и реализацией играет важную роль в системе управления контролем качества продукции. Необходимо автоматизировать производственный учет во всех цехах, автоматизировать трудоемкую работу бухгалтеров, наладить учет выработки готовой продукции, их перемещения в склад. В системе «Предприятие: Производство + услуги + бухгалтерия» также формируются и отрабатываются акты списания и оприходования готовой продукции и составляются отчеты для бухгалтерии.
Системой «Предприятие: Производство + услуги + бухгалтерия» поддерживаются различные схемы приема товаров от поставщиков, прием на ответственное хранение, на реализацию. Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» – товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов они автоматически «связываются» с реальными продажами товаров.
В системе реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов – поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Система позволяет вести учет товаров в различных единицах измерения (упаковках), складской учет на множестве складов (мест хранения).
Поддерживается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых на ответственное хранение.
Реализован учет готовой продукции по партиям, в том числе по номенклатурным номерам и сертификатам, обеспечивается контроль правильности списания номенклатурных номеров, товаров с определенными сертификатами. Расчет себестоимости ведется по методам FIFO и LIFO, средней себестоимости. Поддерживается ведение партионного учета в разрезе складов, возможность задания произвольных характеристик партии (цвет, размер и т.д.).
Система «Предприятие: Производство + услуги + бухгалтерия» позволяет вести учет различных видов накладных расходов – затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству.
Эффективная работа с клиентами – один из ключевых факторов повышения рентабельности и надежности бизнеса в условиях высокой конкуренции. «Предприятие: Производство + услуги + бухгалтерия» включает комплекс средств, позволяющих компании поставить заботу о клиентах на индустриальную основу:
· отслеживать каждое обращение, эффективно использовать каждый контакт;
· строить систему взаимоотношений, оптимально организовать работу с различными категориями клиентов;
· оперативно реагировать на запросы клиентов, четко планировать взаимодействие с ними;
· оценивать результаты различных маркетинговых и рекламных акций по привлечению клиентов.
Сегментирование покупателей с использованием интегрированного ABC(XYZ) – анализа позволяет автоматически разделить клиентов:
· на классы «А» (важный), «В» (средней важности) и «С» (низкой важности), исходя из того, какова доля этих клиентов в выручке или прибыли компании;
· по статусам (потенциальный, разовый, постоянный, потерянный) и по регулярности закупок – стабильные (X-класс), нерегулярные (Y-класс), эпизодические (Z-класс).
Результаты такого анализа помогают оптимально организовать работу и распределить усилия сотрудников. Например, обеспечить приоритетную обработку заказов важных постоянных клиентов, закрепить за ними наиболее опытных и ответственных специалистов, самых активных и «пробивных» менеджеров ориентировать на работу с перспективными потенциальными клиентами и т.д.
Система позволяет также отслеживать историю изменения статусов клиентов. Это помогает выявить, в какой момент изменилось отношение клиента к компании, и какие действия к этому привели.
Система «Предприятие: Производство + услуги + бухгалтерия» позволяет оценить и сопоставить работу менеджеров, отвечающих за продажи и работу с клиентами, по целому ряду показателей:
· по полноте заполнения базы данных контактной информацией;
· по количеству контактов с покупателями;
· по анализу изменения стадий взаимоотношений с покупателями;
· по коэффициенту удержания покупателей;
· по количеству выполненных заказов;
· по объемам продаж и принесенной прибыли.
Эти оценки могут использоваться для построения объективной системы мотивации персонала, отражающей специфику задач, решаемых различными категориями менеджеров.
Система «Предприятие: Производство + услуги + бухгалтерия» обеспечивает детальный учет и непрерывный контроль взаиморасчетов с контрагентами, поддерживает различные уровни детализации взаиморасчетов вплоть до отдельных операций.
Система позволяет отражать реальные особенности взаимоотношений с контрагентами, например, объединить в управленческом учете взаиморасчеты с группой юридических лиц, рассматривая их в качестве единого контрагента, или наоборот, организовать раздельный контроль взаиморасчетов с различными структурными единицами одной компании.
Обеспечивается контроль предельно допустимого размера задолженности – система не позволит сотруднику предприятия, не имеющему соответствующих полномочий, отпустить товар клиенту, превысившему лимит кредита или произвести очередную оплату поставщику, не выполнившему обязательств по ранее оплаченным поставкам.
«Предприятие: Производство + услуги + бухгалтерия» предоставляет широкие возможности для управления отпускными ценами на товары, построения различных схем формирования цен и скидок, позволяет контролировать соблюдение сотрудниками предприятия установленной ценовой политики.
Возможности механизма ценообразования позволяют:
· регистрировать и сравнивать цены, предлагаемые различными поставщиками, и выбирать поставщика, предлагающего наилучшие условия, тем самым сокращая затраты на пополнение товарных запасов;
· автоматически отслеживать изменения цен поставщиков при регистрации очередных поставок и производить при необходимости перерасчет отпускных цен на основании новых цен поставщиков и заданной торговой наценки;
· анализировать ситуацию на рынке, отслеживать динамику изменения цен, сравнивать цены компании с ценами конкурентов.
Это позволяет оперативно реагировать на изменения рыночной конъюнктуры и формировать ценовую политику, обеспечивающую конкурентоспособность и рентабельность бизнеса.
Мощная и гибкая система отчетов позволяет оперативно анализировать и непрерывно контролировать практически все аспекты торговой деятельности и товарооборота предприятия, в том числе:
· продажи и оборачиваемость товаров, остатки товаров на складах и у комиссионеров, стоимостные оценки складов и товаров на реализации, ABC и XYZ-привлекательность товаров;
· цены поставщиков и конкурентов;
· оборот и остатки денежных средств, ожидаемые входящие и исходящие платежи;
· взаиморасчеты с контрагентами, комитентами, комиссионерами, расчеты с подотчетными лицами, состояние дебиторской и кредиторской задолженности;
· взаимоотношения с покупателями, работу с ними менеджеров, ABC и XYZ-привлекательность покупателей, полезность контактов и источников информации;
· состояние заказов покупателей и заказов
· поставщикам;
· планы продаж и их фактическое выполнение;
· структуру оборотных средств и краткосрочных источников финансирования, в т.ч. коэффициенты абсолютной, срочной и текущей ликвидности, обеспеченность собственным оборотным капиталом, соотношение труднореализуемых и легкореализуемых активов и т.д.
Информацию можно получить в любых разрезах с требуемой детализацией (например, данные о продажах по регионам товаров той или иной группы) и в динамике (например, отследить динамику продаж за период с детализацией по дням). Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически – созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования.
Современные бизнес - методики, удобные и наглядные средства анализа информации, реализованные в системе, делают систему «Предприятие: Производство + услуги + бухгалтерия» действенным инструментом для решения актуальных вопросов управления: