По функциональным признакам документы объединяются в реестры, в некоторых случаях называемых журналами. В свою очередь, группы реестров объединяются в папки и подсистемы БЭСТ-ОФИС.
В системе БЭСТ-ОФИС заложен принцип параллельного ведения двух самостоятельных систем учета – бухгалтерской и налоговой. Организация налогового учета в системе позволяет вести учет по любой системе налогообложения, предусмотренной законодательством РФ для малых предприятий.
При определении эффективности автоматизации учетных и аналитических задач следует рассчитать показатели:
- общие капитальные затраты на ее внедрение (КЗа);
- текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией учетных и аналитических задач (За);
- годовую экономию от ее использования (Эг);
- срок окупаемости общих капитальных затрат (Ток).
Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных и аналитических задач, определяются по следующей формуле:
КЗа = КЗбкп + КЗспп + КЗн + КЗтех + КЗрм + КЗпр, (3.2)
где КЗбкп – капитальные затраты на покупку бухгалтерской компьютерной программы (БКП) с учетом удельного веса занятости БКП решением задач, рассматриваемых в дипломной работе (принимаем 13000 руб.);
КЗспп – капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы (СПП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости СПП в содействии решению задач, рассматриваемых в дипломной работе (6450 руб.);
КЗн – капитальные затраты на настройку компьютерных программ (приняты в размере 600 руб. плюс 200 руб. за каждый час работы);
КЗтех – капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места;
КЗрм – капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера;
КЗпр – прочие капитальные затраты, связанные с внедрением программ.
В прочие капитальные вложения, связанные с использованием компьютерных программ, включаются расходы на покупку дискет, по обучению работников пользованию новой программой, по приобретению учебных пособий по использованию купленных программ и др. Приняты в размере 2500 руб.
Капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера следует рассчитать по следующей формуле:
КЗрм = КЗмеб×Тм / Тоб, (3.3)
где КЗмеб – капитальные затраты на приобретение специальной мебели, повышающей производительность и комфортность работы бухгалтера. Приняты в размере 45% от рыночной цены компьютера – 22000 руб.;
Тм – время использования компьютера в течение года для решения бухгалтерских и аналитических задач, исследуемых в дипломной работе;
Тоб – общее время использования компьютера в течение года.
КЗрм = 9900×1750 /1814 = 9551 (руб.).
Общее время эксплуатации компьютера в течение года рассчитывается следующим образом:
Тоб= ds×S×Др×NM×Кис, (3.4)
где ds – длительность смены (8 часов);
S – число смен работы компьютера;
Др – среднее число рабочих дней в месяце (21 день);
NM – число месяцев в году эксплуатации компьютера;
Кис – средний коэффициент использования компьютера в течение смены
(принят равным 0,9).
Тоб = 8×1×21×12×0,9 = 1814 (час.).
Величина затрачиваемого машинного (компьютерного) времени (Тм) на решение бухгалтерских задач, исследуемых в дипломной работе с помощью приобретенных программных продуктов, определяется по формуле:
Тм = Вз×Др, (3.5)
где Вз – время решения бухгалтерских задач с помощью приобретенных компьютерных программ в течение одного рабочего дня, в часах;
Др – количество рабочих дней в году, в течение которых решаются исследуемые бухгалтерские задачи.
Величина затрачиваемого компьютерного времени составит:
Тм = 7×250=1750 (час.).
Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера рассчитываются по следующей формуле:
Кзтех = (Цком + Цтех)×(1 + Кт)×(1 – Киз)×Тм / Тоб, (3.6)
где Цком – рыночная цена Intel Pentium IV на момент покупки программы;
Цтех – рыночная цена дополнительного технического оснащения рабочего места пользователя (стоимость принтера, сканера, модема);
Кт – коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку и наладку компьютера и других технических средств;
Киз – коэффициент, учитывающий степень износа действующей компьютерной техники (принят равным 0,2).
Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера будут равны:
Кзтех = (22000 + 6400)×(1+0)×(1–0,2)×1750 / 1814 = 21918 (руб.).
Расчет общей величины капитальных затрат на автоматизацию исследуемых учетных задач и их состав для наглядности представлен в таблице 3.3.
Таблица 3.3
Капитальные затраты на автоматизацию учетных и аналитических задач
| Наименование статьи затрат | Буквенное обозначение | Сумма, руб. | Удельный вес, % |
| 1. Капитальные затраты на покупку бухгалтерской аналитической компьютерной программы | КЗбкп | 13000 | 23,63 |
| 2. Капитальные затраты на покупку справочно-правовой системы | КЗспп | 6450 | 11,72 |
| 3. Капитальные затраты на настройку компьютерных программ | КЗн | 1600 | 2,91 |
| 4. Капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера | КЗрм | 9551 | 17,36 |
| 5. Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера | КЗтех | 21918 | 39,84 |
| 6. Прочие капитальные затраты | КЗпр | 2500 | 4,54 |
| Итого | КЗа | 55019 | 100,0 |
Общие годовые текущие затраты предприятия, связанные с автоматизацией учетных задач (3а), исследуемых в дипломной работе, рассчитывают по следующей формуле:
За = 3ком + 3др + 3кп + 3рм + 3пр, (3.7)
где Зком – текущие затраты, связанные с использованием компьютера;
Здр – текущие затраты, связанные с использованием других объектов технического оснащения рабочего места бухгалтера (принтера, сканера, модема и др.). Приняты в размере 40% от Зком;
Зкп – текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ для решения исследуемых учетных задач;
Зрм = S×Цпл, где S – размер площади, которую занимают мебель под компьютер и другую оргтехнику и бухгалтер, работающий с помощью компьютера (принято 6 кв.м), Цпл – рыночная цена 1 кв.м. офисной площади на момент автоматизации исследуемых задач (принято в размере 180 руб. в случае аренды помещения);
Зпр – прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач (приняты в размере 20 % от Зкп).
Текущие затраты, связанные с использованием компьютера для решения исследуемых учетных задач, определяются следующим образом:
Зком = Тм×См, (3.8)
где См – стоимость одного часа эксплуатации компьютера на предприятии (по данным предприятия она равна 27 руб).
Текущие затраты, связанные с использованием компьютера равны:
Зком = 1750×27 = 47250 (руб.).
Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, рассчитываются по формуле:
Зкп = (КЗбкп + КЗспп) / Тс + Зп×(Тм / Тоб), (3.9)
где Тс – полезный срок использования компьютерных программ (с учетом морального износа принят 4 года);
Зп – затраты на пополнение справочно-правовой программы за год. Приняты в размере (1400 руб.×12мес. = 16800 руб.)
Прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач, приняты в размере 20% от Зкп.
Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, составят:
Зкп = (13000 + 6450) / 4 + 16800×(1750 /1814) = 21070 (руб.).
Расчет общей величины годовых текущих затрат, связанных с автоматизацией исследуемых учетных и аналитических задач, и их состав для наглядности представлен в таблице 3.4.
Таблица 3.4
Текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач
| Наименование статьи затрат | Буквенное обозначение | Сумма, руб. | Удельный вес, % |
| 1. Затраты, связанные с использованием компьютера | Зком | 42250 | 51,07 |
| 2. Затраты на использование других объектов технического оснащения рабочего места бухгалтера | Здр | 18900 | 20,43 |
| 3. Затраты, связанные с использованием компьютерных программ | Зкп | 21070 | 22,77 |
| 4. Затраты на организацию рабочего места бухгалтера | Зрм | 1080 | 1,17 |
| 5. Прочие текущие расходы | Зпр | 4214 | 4,55 |
| Итого: | За | 92514 | 100,0 |
Годовую экономию от проведения автоматизации исследуемых учетных и аналитических задач (Эг) определяют по следующей формуле:
Эг = 3д – 3а, (3.10)
где Зд – текущие затраты, связанные с осуществлением учетных и аналитических задач действующим на предприятии способом. Определены по данным предприятия, и составляют порядка 108000 руб.