Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие:
- отсутствие первичных учебных документов или их неполное оформление;
- ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, недостаточность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т. п.);
- несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных сумм, выплата в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам и др.).
Следует обратить внимание на то, что пунктом 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) /6/ установлено требование формирования учетной политики организации исходя из предположения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.
На основании изложенного, даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними (или по крайней мере такими же), чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем дата расходного кассового ордера на выдачу подотчетных сумм.
Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:
- в первом случае – о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;
- во втором – о возмещении организацией затрат своих работников.
Глава 2. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
в ООО "ИнТрансКарго"
2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью "ИнТрансКарго" создано в соответствии с законодательством Российской Федерации и зарегистрировано Администрацией Коминтерновского района г. Воронежа в 2000 году.
ООО "ИнТрансКарго" является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и действует на основе Учредительного договора (Приложение 1) и Устава общества (Приложение 2) . ООО "ИнТрансКарго" специализируется на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов. Местонахождение общества г. Воронеж, ул. Газовая, 25/4.
Высшим органом управления ООО "ИнТрансКарго" является общее собрание участников общества. Схема управления хозяйственной деятельностью общества имеет функциональное разделение, предполагающее обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения. С учетом этого признака весь персонал предприятия (15 человек) подразделяется на три категории: управленческий, оперативный и вспомогательный (рис. 2.1).
| Управленческий персонал | |||||||||
| Директор | |||||||||
| Главный бухгалтер | Заместитель директора | ||||||||
| Бухгалтер Бухгалтер-кассир | Старший менеджер по перевозкам | ||||||||
| Оперативный персонал | |||||||||
| Менеджеры по перевозкам, менеджер по рекламе, экспедиторы | |||||||||
| Вспомогательный персонал | |||||||||
| Курьер, водитель, уборщица | |||||||||
Рис. 2.1 Схема управления деятельностью ООО "ИнТрансКарго"
Руководство текущей хозяйственной деятельностью ООО "ИнТрансКарго" осуществляет директор, избираемый общим собранием общества. Он руководит планово-экономической работой, подбирает кадры и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов.
Заместитель директора руководит коммерческой деятельностью, решает вопросы организации грузоперевозок и их экспедиционного обслуживания. В его непосредственном подчинении находятся оперативные (старший менеджер по перевозкам, менеджеры по перевозкам и рекламе, экспедиторы) и вспомогательные (курьер, водитель, уборщица) работники.
Бухгалтерский учет в исследуемом предприятии ведется под руководством главного бухгалтера, в подчинении которого находятся бухгалтер и бухгалтер-кассир. Бухгалтерский аппарат принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства, выполняет другие бухгалтерские операции.
В ООО "ИнТрансКарго" применяется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и следующая схема документооборота (рис. 2.2).
| Первичные и сводные документы | |||||
| ¯ | |||||
| Кассовая книга | Журналы-ордера | Накопительные и группировочные ведомости | |||
| ® | |||||
| ¯ | ¯ | ||||
| Главная книга | ¬ | Регистры аналитического учета | |||
| ¯ | ¯ | ||||
| Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности | Оборотная ведомость по аналитическим счетам | ||||
Рис. 2.2 Схема документооборота бухгалтерии в ООО "ИнТрансКарго"
(® – запись; – – ® – сверка записи)
2.2. Основные показатели результатов хозяйственной деятельности,
имущественного положения и финансового состояния предприятия
Анализ финансового состояния является одной из важнейших подсистем общей системы управления предприятием, которая направлена на обеспечение необходимой информацией таких важнейших сфер функционирования, как определение целей деятельности, формирование стратегии маркетинга и финансовой политики, прогнозирование и планирование всех аспектов производственного процесса, контроль за его ходом. На основе анализа финансового состояния вырабатываются стратегия и тактика развития предприятия, обосновываются планы и управленческие решения, осуществляется контроль за их выполнением, оцениваются результаты работы предприятия.
Основной целью финансового анализа является получение небольшого числа ключевых (наиболее информативных) параметров, дающих объективную и точную картину финансового состояния предприятия, его прибылей и убытков, изменений в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами. При этом аналитика может интересовать как текущее финансовое состояние предприятия, так и его проекция на ближайшую или более отдаленную перспективу, т.е. ожидаемые параметры финансового состояния.
Основными задачами финансового анализа являются: своевременная диагностика финансового состояния предприятия, установление его "болевых точек" и изучение причин их образования; поиск резервов улучшения финансового состояния предприятия, его платежеспособности и финансовой устойчивости; разработка мероприятий, направленных на эффективное использование финансовых ресурсов и укрепление финансового состояния предприятия; прогнозирование финансовых результатов и разработка моделей финансового состояния при разнообразных вариантах использования ресурсов.
Основные финансово-экономические показатели деятельности исследуемого предприятия за период 2002-2004 г.г. представлены в его бухгалтерской отчетности (Приложения 2-8).
Результаты общей оценки финансового состояния ООО "ИнТрансКарго", за период 2002-2004 г.г. представлены в таблицах 2.1-2.7, к которым приведены соответствующие пояснения и сделаны выводы.
Таблица 2.1
Основные показатели хозяйственной деятельности предприятия по годам
(сумма в тыс. руб.)
| Показатель | Год | Отклонение (+, –) | Темп роста, % | ||||
| 2002 | 2003 | 2004 | 2004 от 2002 | 2004 от 2003 | 2004 к 2002 | 2004 к 2003 | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1. Выручка от продажи товаров, продукции, работ и услуг | 758 | 1082 | 3014 | +2256 | +1932 | 397,6 | 278,6 |
| 2. Себестоимость проданных товаров, продукции, работ и услуг | 728 | 990 | 2836 | +2108 | +1846 | 389,6 | 286,5 |
| 3. Валовая прибыль | 30 | 92 | 178 | +148 | +86 | 593,3 | 193,5 |
| 4. Коммерческие расходы | - | - | - | - | - | - | - |
| 5. Прибыль от продаж | 30 | 92 | 178 | +148 | +86 | 593,3 | 193,5 |
| 6. Рентабельность продаж, % | 4,0 | 8,5 | 5,9 | +1,9 | –2,6 | 147,5 | 69,4 |
| 7. Чистая прибыль | 19 | 11 | 42 | +23 | +31 | 221,1 | 381,8 |
| 8. Среднесписочная численность работников, чел. | 11 | 13 | 15 | +4 | +2 | 136,4 | 115,4 |
| 9. Фонд оплаты труда | 283 | 407 | 1094 | +811 | +687 | 386,5 | 268,8 |
| 10. Среднегодовая производительность труда 1 работника | 68,9 | 83,2 | 200,9 | +132,0 | +117,7 | 291,6 | 241,5 |
| 11. Среднегодовая заработная плата | 25,7 | 31,3 | 72,9 | +47,2 | +41,6 | 283,7 | 232,9 |
По данным таблицы 2.1 можно сделать заключение о том, что практически все показатели хозяйственной деятельности исследуемого предприятия в 2004 году по сравнению с предыдущими 2002 и 2003 годами значительно повысились (за исключением рентабельности продаж, которая по сравнению с 2003 г. снизилась на 2,6%).