Коэффициенты обеспеченности собственными оборотными средствами имеют отрицательные значения. Это говорит о том, что исследуемое предприятие не только не имеет собственных средств в обороте, но и использует часть краткосрочных заемных средств для финансирования своих внеоборотных активов, что является отрицательным моментом в его деятельности. Положительным моментом является то, что дефицит собственных оборотных средств с уровня 16 тыс. руб. в 2002 г. снизился до уровня 4 тыс. руб. в 2004 г.
Относительные показатели, рассчитанные в таблице 2.7, свидетельствуют о высокой степени финансовой устойчивости исследуемого предприятия в 2002 и 2003 г.г. (значения всех финансовых коэффициентов (кроме коэффициента обеспечения собственными источниками финансирования, который меньше 0,6) соответствуют нормативным ограничениям: коэффициент капитализации <0,7; коэффициент финансовой независимости >0,6; коэффициент финансирования >0,7; коэффициент финансовой устойчивости >0,6) и о резком ее снижении в 2004 г. В пределах нормативного (>0,7) осталось лишь значение коэффициента финансирования. Все это говорит об усилении зависимости предприятия от внешних источников финансирования.
2.3. Организация учета и контроля расчетов с подотчетными лицами
на предприятии
Выдача наличных денежных средств под отчет в ООО "ИнТрансКарго" осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.
Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные сметой предприятия, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется расходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением (Приложение 7) и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.
Указанные суммы на командировочные расходы включаются в себестоимость услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.
В течение трех дней по возвращении из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет (Приложение 9) на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение (Приложение 10).
После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается директором предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.
Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность.
Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете ООО "ИнТрансКарго" используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго" служат Ведомость по дебету счета 71 и Журнал-ордер по кредиту счета 71 – регистры, сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи (Приложение 11).
Основанием для заполнения Ведомости по дебету счета 71 и Журнала-ордера по кредиту счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
Схема наиболее часто используемых в ООО "ИнТрансКарго" бухгалтерских проводок с корреспонденцией счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" представлена на рисунке 2.3.
| Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" | |||||
| Д | К | ||||
| Сальдо начальное – Остаток денежных средств у подотчетных лиц | Сальдо начальное – задолженность предприятия подотчетным лицам | ||||
| 50 "касса" | 10 "Материалы" | ||||
| Д | К | Д | К | ||
| ¬¾¾¾¾¾¾® выдача средств в подотчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы выдача средств в возмещение перерасхода | ¬¾¾¾¾¾¾® Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с процессом заготовления товарно-материальных ценностей или с их приобретением | ||||
| 51 "Расчетные счета" | 26 "Общехозяйственные расходы" | ||||
| Д | К | Д | К | ||
| ¬¾¾¾¾¾¾® Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица | ¬¾¾¾¾¾¾® Подотчетные суммы, использованные на общехозяйственные нужды Расходы на командировки | ||||
| 44 "Расходы на продажу" | |||||
| Д | К | ||||
| ¬¾¾¾¾¾¾® Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с отгрузкой и реализацией товаров | |||||
| 50 "касса" | |||||
| Д | К | ||||
| ¬¾¾¾¾¾¾® Возврат неиспользованных подотчетных сумм | |||||
| 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" | |||||
| Д | К | ||||
| ¬¾¾¾¾¾¾® Возмещение долга по подотчетным суммам | |||||
| 94 "недостачи и потери от порчи ценностей" | |||||
| Д | К | ||||
| ¬¾¾¾¾¾¾® Списание подотчетных сумм, не возвращенных в срок | |||||
| Итого: Обороты по дебету | Итого: Обороты по кредиту | ||||
| Сальдо конечное – Остаток денежных средств у подотчетных лиц | Сальдо конечное – задолженность предприятия подотчетным лицам | ||||
Рис. 2.3 Схема бухгалтерских проводок по счету 71 "Расчеты с
подотчетными лицами"
Выдача денежных средств работнику предприятия под отчет отражается проводкой:
ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50 - субсчет "Касса организации" – на выданную сумму из кассы предприятия.
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:
ДЕБЕТ 26 - КРЕДИТ 71 – на сумму произведенных работником общехозяйственных расходов, а также командировочных расходов;
ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71 – на сумму оприходованных материалов.
Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:
ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 71 – списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);
ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных сумм из заработной платы;
ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 – если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника.
В результате изучения в ООО "ИнТрансКарго" организации бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.
Проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу на предприятии осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
В таблице 2.8 представлена форма ежемесячного анализа счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", проводимого в исследуемом предприятии.
Таблица 2.8
Анализ счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами " за декабрь 2004 г., руб.