Давным-давно, когда я еще не так строго следил за своим расписанием, я решил, что лучше звонить самому, чем отвечать на чужие звонки. В конце концов в том и состояла моя обязанность. Но целесообразнее было опередить их и сделать звонок самому. В результате мой рабочий день стал более упорядоченным.
4. Научитесь отказывать и не смущайтесь
Бывают люди, просто неспособные ответить отказом на какую-либо просьбу. Они всегда готовы помочь, без колебаний оказать услугу. Разумеется, в этом нет ничего плохого. Любая фирма нуждается в отзывчивых работниках.
Тем не менее такая услужливость может и навредить. Как правило, безотказные работники — самые несобранные. Они просто не знают, насколько далеко простираются их полномочия и в чем состоят их обязанности. Как будто на спине у них приклеена надпись: «Можете ломать мой график, сколько вам вздумается». И неудивительно, что коллеги с охотой нагружают их работой. Так кого же вы выберете? Того, кто всегда соглашается, или того, кто способен сказать «нет»?
5. Не тяните с извинениями
Порой людям требуется слишком много времени, чтобы признать собственную ошибку. Для новичков вообще характерно не сомневаться в своих действиях. Когда же они вдруг осознают, что виновны, то и тогда не спешат исправлять ошибки. Тянут до последнего (мысль попросить прощения у многих вызывает ужас). Ждут подходящего момента, чтобы вся процедура прошла для них как можно менее болезненно. А ведь все это время человек, которого они обидели, остается один на один со своим уязвленным самолюбием. И все это время дело стоит на месте. Чем дольше вы тянете с извинениями, тем больше у других обиды и отрицательных эмоций.
Всегда признавайте собственную неправоту. Если вы кого-то обидели, попросите прощения. Чем скорее вы это сделаете, тем быстрее можно будет двигаться дальше.
6. Обедайте быстрее
Мне, как и всем, нравится спокойная, неторопливая, роскошная трехчасовая трапеза. Однако сегодня большинство деловых людей ценят вовсе не гастрономическую, а социальную сторону ленча или обеда. Им приятна теплая атмосфера хорошего ресторана, дружеский тон беседы, а также возможность продолжить знакомство и развивать деловые отношения. А вот сама еда их раздражает. Они заказывают салат или, чтобы не отставать от голодных партнеров, две порции какой-нибудь закуски. Не обходят они и десерт.
Мой вам совет: обедайте быстрее. Зачем тратить два часа на дело, которое можно решить за час с небольшим?
7. Сделайте совещания короче
Совещание, как и любое другое мероприятие, требует времени. Если можно сократить телефонный разговор или обед, то и совещание вполне реально провести быстрее. И не забывайте: никто вас за это не будет порицать.
8. Начинайте работать без промедления
Между принятием решения и его воплощением в жизнь существует разрыв во времени. Я постоянно вижу тому доказательства. Люди встречаются, чтобы что-то решить. Решение принято, но проходит три или четыре недели, прежде чем кто-то возьмется за его реализацию. Почему так происходит, не знаю. Такая же задержка наблюдается при ответе на вопрос. Если вы хотите произвести хорошее впечатление на начальство, выполняйте его решения без промедления. Полагаю, руководителей приятно удивит такая исполнительность.
9. Торопитесь с благодарностью
Простое правило: впечатление от вашей благодарности обратно пропорционально времени, на которое выражение благодарности откладывалось. Чем дольше вы откладываете изъявление признательности, тем меньшее впечатление произведут ваши слова. В некоторых случаях, когда прошло уже очень много времени, бывает лучше вообще не посылать благодарностей. Итак, не тяните. Поблагодарите как можно скорее.
10. Считайте, что 90 процентов — достаточно
Если на выполнение задания уходит два дня вместо одного, то наверняка лишний день требуется на то, чтобы довести результат до совершенства. Люди стараются выполнить задачу на все 100 процентов, тогда как в действительности достаточно и 90 процентов.
Как-то знакомый меломан показал мне стереосистему стоимостью 100 тысяч долларов. Звук, конечно, потрясающий, но было ли необходимо тратить такие деньги? Неужели качественная стереосистема за меньшую сумму сильно отличается?
— Все мне задают этот вопрос, — ответил мой знакомый. — Десятитысячная техника звучала бы на десять процентов хуже, но немногие бы уловили разницу. Стремление к совершенству увеличивает стоимость. Каждый процент качества стоит около 10 тысяч долларов.
В бизнесе действует аналогичное правило. Стремление к идеалу в работе оборачивается тем, что вы тратите дни, а то и недели драгоценного времени. Я уже давно решил, что буду разбирать 100 писем и выкладываться на 90 процентов, нежели на 100 процентов разбирать 90 писем. Лучше ответить сотне людей, чем пропустить десять вопросов. Отшлифовывать докладную записку до блеска бриллианта вряд ли имеет смысл.
11. Отчеты должны быть краткими
Лаконичные отчеты — благо для всех. И тот, кто их пишет, и тот, кто читает, экономят время.