Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 7, необходимо выявить:
· суммы выдаваемых под отчет авансов;
· имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;
· назначение и фактическое использование авансов;
· сроки представления авансовых отчетов;
· имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;
· правильность и своевременность составления (представления) авансовых отчетов;
· правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
· правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
· своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;
· наличие оправдательных документов по всем операциям
Необходимо также установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетные лица, возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.
При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц требуется проверить:
· подписываются ли авансовые отчеты бухгалтером и утверждаются ли руководителем организации. В случае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, по нему нельзя списывать сумму с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации.
· полноту и действительность прилагаемых документов. Часто допускают ошибку, прилагая к авансовому отчету недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов) или списывая на себестоимость выданные подотчетным лицам суммы на ГСМ, техремонт, приобретение запасных частей и ремонтных материалов без оправдательных документов. В то же время к авансовым отчетам не прилагают квитанции от расходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо, хотя эти суммы бывают солидные. Выявляя такие факты, аудитор должен признать списание сумм на затраты необоснованными и определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу;
· правильность отражения суточных и затрат на жилье, а также правильность выделения по ним НДС. Превышение норм суточных бухгалтерия должна относить на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы, списанные на затраты (себестоимость), должны быть снижены на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья).
· правильность отражения выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо. В данном случае поступление выручки от реализации показывают на кредите счета 71 без предварительного (или последующего) отнесения этой суммы на кредит счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки);
· правильность отнесения представительских расходов через подотчетные лица на издержки производства (обращения) организации.
Проверяя расчеты с подотчетными лицами, связанными с загранкомандировками, аудитор должен установить:
· правильность учета расчетов;
· правильность возмещения работнику расходов в однодневную командировку, а также в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивается бесплатным питанием и жилищным помещением;
· правильность расчета курсовых разниц на день представления подотчетным лицом авансового отчета;
· правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля. Здесь необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 — с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 — с данными журнала-ордера № 1, по счетам 51, 52 — журнала-ордера № 2. Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 3.
При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить. Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.
Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.
В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.
Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.
После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.
Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.
III. АУДИТ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ООО «ГРОССТЕМС»
3.1. Характеристика ООО «ГросСтемс»
ООО «ГросСтемс» зарегистрировано в форме общества с ограниченной ответственностью в январе 2001 г. (регистрационный номер 1027601047913).
Юридический адрес: 152025, Россия, Ярославская область, г.Переславль-Залесский, пл. Менделеева, 2, стр.150.
Обслуживающий банк: Северный банк Сбербанка России, Переславское отделение № 7443, р/с 40702810877180100722.
(Общество) является юридическим лицом и действует на основании Устава и Законодательства РФ.
Численность работников по данным на 01 января 2009 года составляет 248 человек. Предприятие не является малым.
Общество применяет общий режим налогообложения.
Целью ООО «ГросСтемс» является извлечение прибыли.
Участники (учредители) - юридические и физические лица России:
- Амиранов Олег Юрьевич
- ООО «Интекс», в лице Генерального директора Юкшток Валентина Евгеньевича
- Григорьев Александр Веньяминович.
Уставный капитал Общества составляет 700 000 (семьсот тысяч) рублей. Он составляется из стоимости вкладов его участников и определяет минимальный размер имущества Общества, гарантирующего интересы его кредиторов (согласно Устава ООО «ГросСтемс»).
Идея создания организации появилась в 1998 году, однако, очень много времени потребовалось на то, чтобы ее воплотить в жизнь. В октябре 2001 г. была получена первая партия конечного продукта. Она владеет 30 000 кв. метров земельного участка и 11 500 кв. метров производственно - складских площадей.
Основным направлением деятельности Общества является переработка табачного сырья и изготовление табачной мешки, изготовление взорванной табачной жилки и производство резаного табака. Деятельность ООО «ГросСтемс» не ограничивается оговоренной в Уставе. Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.
Общество вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами.
Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым обществом самостоятельно, кроме случаев, предусмотренных законодательством.
Общество вправе привлекать для работы российских и иностранных специалистов, самостоятельно определять формы, системы, размеры и виды оплаты их труда.
Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.
Органами управления ООО «ГросСтемс» являются:
- Общее собрание участников;
- Совет директоров;
- Управляющий директор;
Органом контроля за финансово-хозяйственной и правовой деятельностью Общества является ревизионная комиссия (ревизор) Общества.