Оформление протокола начинается в тот момент, когда определяется дата заседания, круг вопросов, которые будут рассмотрены, состав участников. Это решение оформляется повесткой дня, которая составляет одну из частей протокола при оформлении.
Протокол оформляется по форме общего бланка, с обязательными реквизитами: «Наименование организации», «Вид документа», «Дата заседания», «Номер», «Место заседания», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подписи».
Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания.
Формы протокола:
- краткие (фиксируют вопросы, фамилии докладчиков, темы и принятые решения, обязательно прилагаются тексты докладов);
- полные (передают содержание выступлений, все высказывания мнения – полную картину заседания);
- стенографические (на основе стенограммы дословно передают обсуждение каждого вопроса).
Отличия в оформлении той или иной формы касаются только текста основной части, оформление заголовочной и вводной частей документа отличий не имеют.
Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то указывается дата начала и – через тире – окончания заседания (12-14.08.2005).
Номер протокола – порядковый номер в течение календарного года, или срока полномочий коллегиального органа.
Протокол подписывает председатель и секретарь (требование юридической силы).
Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы (номер страниц проставляют арабскими цифрами, без слова «страница» или «стр.», каких-либо знаков). Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.[8]
Требования, предъявляемые а оформлению протокола, подробно изложены в Приложении 3.1.
Пример оформления протокола приведен в Приложение 3.2.
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Акт содержит следующие реквизиты: «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Дата», «Номер», «Место составления», «Заголовок», «Текс», «Подписи», «Гриф утверждения».
Датой акта является дата события. Место составления документа должно соответствовать месту актируемого события.
Текс состоит из вводной и констатирующей частей.
Вводная часть начинается словом «Основание», после двоеточия в именительном падеже указывается документ (его вид, дата, номер, заголовок) или события, послужившие основой составления акта.
С новой строки указывается состав комиссии, начиная с председателя. Должности, имена, отечества, фамилии, (именно в таком порядке) членов комиссии через 1,5 интервала.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи проведения работы, сроки работы комиссии и фиксируются установленные факты, выводы, заключения комиссии. Изложение ведется от третьего лица. Текст печатается через 1,5 интервала.
Число экземпляров акта определяется практической необходимостью.
Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед фамилиями не указывают.
При необходимости утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями.[8]
Пример оформления акта приведен в Приложение 4.
Термин «договор» употребляется в гражданском праве в различных значениях. Под договором понимают и юридический факт, лежащий в основе обязательства, и само договорное обязательство, и документ, в котором закреплен факт установления обязательственного правоотношения. В настоящей главе речь пойдет о договоре как юридическом факте, лежащем в основе обязательственного правоотношения. В этом смысле договор (сделка) представляет собой соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей ст.153 ГК РФ.[1]
Договор – это наиболее распространенный вид сделок. Только немногочисленные односторонние сделки не относятся к числу договоров. Основная же масса встречающихся в гражданском праве сделок – договоры. В соответствии с этим договор подчиняется общим для всех сделок правилам. К договорам применяются правила о двух - и многосторонних сделках. К обязательствам, возникающим из договора, применяются общие положения об обязательствах, если иное не предусмотрено общими правилами о договорах и правилами об отдельных видах договоров пп. 1 п. 1 ст. 8 ГК РФ.[1]
Закон определяет договор как согласованное волеизъявление субъектов гражданского права, направленное на установление правоотношений. В этом определении отражена особенность гражданско-правового договора как юридического факта, основания возникновения гражданских прав и обязанностей п. 1 ст. 420 ГК РФ.[1] Такое понятие является традиционным для гражданского права. Особенностью договора в условиях рынка, хотя это и не выражено в легальном его определении, является свободное волеизъявление сторон, автономия их воли. Соглашение сторон не основано на плановом или ином административном акте, что было характерно для договора допере-строечного периода. Ограничение свободы волеизъявления возможно ныне только в силу закона ст. 421 ГК РФ.[1]
Вместе с тем термин «договор» употребляется и в иных значениях. Под договором понимают совокупность условий, определяющих действия сторон. Термин «договор» используется для обозначения обязательства, возникшего из договора (соглашения). Договором часто называют документ, подписанный его сторонами. Наряду с термином «договор» в ряде статей Гражданского кодекса, других актов и на практике применяется термин «контракт» ст. 526, 763 ГК РФ. [2] Этот термин, который чаще всего используется в отношении внешнеторговых договоров, является языковым эквивалентом слова «договор».
Понятие договора тождественно понятию сделки, так как сделки могут быть односторонними либо двух- и многосторонними, т.е. договорами. Следовательно, понятие сделки более широкое. Однако трактовка договора как согласованного волеизъявления и вида сделки означает, что все нормы о сделках, и их форме, о недействительности сделок, за исключением ст. 155 и 156 ГК, применимы к договору.[3]
Условия, на которых достигнуто соглашение сторон, составляют содержание договора. По своему юридическому значению все условия делятся на существенные, обычные и случайные пп. 2,3 ст. 420 ГК РФ.[1]
Примерное оформление договора (договор купли-продажи) приведено в Приложение 5
Номенклатура дел представляет собой систематизированный список дел, которые ведутся в организации и оформленный специально установленным образом. Существование нормального документооборота невозможно себе представить без номенклатуры дел. Поэтому она должна присутствовать в каждой организации, учреждении или предприятии, и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Номенклатура дел служит для систематизации документов и определяет саму систему хранения документов в организации. Кроме того, она содержит сроки хранения документов, что позволяет еще на начальном этапе определить предварительную экспертизу ценности документов и является основой для составления описей дел и основным учетным документом в делопроизводстве организации. Также она устанавливает индексацию дел, что позволяет использовать ее при регистрации документов. Нельзя не отметить, что номенклатура дел используется для учета дел временного хранения и может быть полезной при изучении структуры организации или быть использована, как основа справочной картотеки.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные документы;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением «переходящих» дел, которые формируются в течение ряда лет, например – личные дела сотрудников, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника;
- внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопроса.
Исходя из этого, Вы можете сделать вывод, что правильное составление
номенклатуры дел есть основополагающим при ведении делопроизводства. Составление номенклатуры будет произведено для вашей организации на основе типовой и примерной номенклатуры дел с учетом особенностей вашей работы. Она будет составлена на основании номенклатуры дел структурных подразделений, согласована с архивом и подписана руководителями этих подразделений, причем, только после кропотливого и точного изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.[6]
Образец оформления номенклатуры дел приведен в Приложение 6.1.
Примерное оформление номенклатуры дел приведено в Приложение 6.2.
В данной работе мы рассмотрели ряд очень важных понятий как письмо, приказ, протокол, акт, договор составление и оформление писем, приказов, протоколов, актов, договоров – это важнейшее составляющее без этого не может обойтись общество, так как это важно и просто необходимо для ведения производственной деятельности.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.