Мир Знаний

Инвентаризация материальных ценностей (стр. 9 из 12)

3 АВТОМАТИЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

3.1 Теоретичні основи автоматизації

У період перехід до допомоги ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки в Україні. Автоматизація підвищує не тільки якість обліку, але і якість бізнесу підприємства.

Використання персональних комп'ютерів для автоматизації бухгалтерського обліку є важливою складовою частиною системи інформаційного забезпечення всієї діяльності підприємства. Сам по собі бухгалтерський облік складається з безлічі рутинних операцій, пов'язаних з багаторазовим виконанням тих самих арифметичних дій, підготовкою різноманітних по формах звітних і платіжних документів і перенесенням даних з одних документів в інші. Комп'ютерна програма дозволить заощадити його час і чинності за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку й звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи, способи допомогти підготувати й скоротити в електронному виді первинні й звітні документи, а також бланки часто повторюваних форм із уже сформованими реквізитами підприємства.

В Україні, для автоматизації бухгалтерського обліку, використовується значна кількість програмних продуктів, найбільш популярними з яких є: «Вітрило», «БЭСТ», «Флагман», «1С: Бухгалтерія», «Галактика».

«1С: Бухгалтерія» – універсальна бухгалтерська програма. Вона може бути настроєна самим бухгалтером на особливості б/у на своєму підприємстві, на будь-які зміни законодавства й форми звітності. За рахунок своєї універсальності система «1С: Бухгалтерія» може бути використана для ведення будь-яких розділів обліку на підприємствах різних типів.

Основними компонентами інформаційної моделі бухгалтерського обліку «1С: Бухгалтерія 7.7» є константи, довідники, перерахування, бухгалтерські рахунки, операції, проведення, документи, журнали, звіти й обробки.

Константи призначені для зберігання постійної й умовно-постійної інформації, такий як повне найменування організації, її юридична адреса, прізвища керівника, головного бухгалтера, дата реєстрації, основна ставка ПДВ і так далі.

Довідники призначені для зберігання відомостей про безліч однотипних об'єктів, таких як співробітники підприємства, контрагенти, номенклатура продукції й товарів, підрозділу, валюти і так далі. Кожний тип об'єктів характеризується своїм довідником. Довідники можуть довільно поповнюватися на етапі роботи з інформаційною базою, а їх состав. структура й правила обробки визначаються на етапі конфігурування .Довідники можуть мати до 10 рівнів вкладеності. Використання багаторівневих класифікаторів дозволяє потрібним образом структурировать інформацію. основним призначенням довідників є зберігання умовно-постійної інформації, у них можуть утримуватися періодичні реквізити, для яких зберігається вся історія змін, включаючи відомості про дати, коли ці зміни були внесені.

Окремий запис довідника називається елементом реквізиту «Код» і «Повне найменування», а також набір реквізитів, що вимагаються для зберігання допоміжної інформації.

«1С: Бухгалтерія 7.7» дозволяє використовувати так звані підлеглі довідники, кожний елемент яких привязывается до певного елемента довідника – власника, що створює значні зручності при перегляді й аналізі інформації.

Перерахування використовується для опису наборів постійних значень (не змінюваних користувачем у процесі роботи з інформаційною базою). Види перерахувань і склад їх значень повністю визначаються на етапі конфігурування системи.

Рахунку і їх властивості в «1С: Бухгалтерія 7.7» можуть визначатися як при конфігурації системи, так і безпосередньо при роботі з інформаційною базою. На етапі конфігурування задаються найбільш важливі рахунки, які використовуються при автоматичнім формуванні проведень по документам. властивості рахунків певних при конфігуруванні системи, не можна змінити в режимі роботи з інформаційною базою.

В «1С: Бухгалтерія 7.7» може підтримуватися кілька незалежних планів счетов. що дозволяє вести паралельний облік по декільком методикам. Кожний план рахунків містить коди й найменування вхідних у нього рахунків і визначає властиві їм властивості.

В «1С: Бухгалтерія 7.7» при описі рахунку необхідно вказати ознаку контролю залишку, який використовується для виявлення помилок у відбитті операцій на рахунках.

Поняття забалансового обліку в «1С: Бухгалтерія 7.7» суттєво ширше, чим у традиційному бухгалтерському обліку. Тут крім забалансових рахунків, певних у Плані рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарчої діяльності підприємств, можна використовувати допоміжні забалансові рахунки, необхідні для технологічних цілей.

«1С: Бухгалтерія 7.7» дозволяє крім обліку в національній грошовій одиниці вести паралельний облік майна й зобов'язань підприємства в декількох іноземних валютах, для чого конкретним рахункам повинен бути зіставлена відповідна ознака. По таких рахунках підсумкова інформація накопичується не тільки по рахункові в цілому, але й по кожній валюті окремо.

Об'єкти аналітичного обліку, пов'язані з конкретним рахунком, можуть ураховуватися не тільки у вартісному, але й у натуральнім вираженні. У цьому випадку по об'єктах аналітичного обліку даного рахунку накопичується підсумкова інформація в натуральнім вираженні.

Операції й проведення використовуються для відбиття даних про господарську діяльність підприємства в системі бухгалтерського обліку. Кожна операція містить одну або кілька проведень, що повністю відображають відповідні факти господарської діяльності, ситуації. На відміну від попередніх версій не можна вводити перевірки окремо від операцій.

Документи використовуються для відбиття в інформаційній базі різних дій, пов'язаних з господарською діяльністю підприємства. Більшість документів «1С: Бухгалтерія 7.7» збігається з набором реально використовуваних типових форм первинних документів. Однак можуть використовуватися й спеціальні форми, необхідні для технології функціонування системи комп'ютерного обліку, призначені для автоматичного формування проведень у типових господарських ситуаціях або виконання регламентних робіт при підведенні підсумків періоду.

Документи діляться на види, кожний з яких призначений для зберігання специфічної інформації у факті господарської діяльності певного типу, має візуальна вистава й може містити необмежена кількість реквізитів у шапці й табличної частини, які заповнюються при його введенні в інформаційну базу.

Реквізитний склад документів, їх екранна й друкована вистава, порядок заповнення граф і їх обробки, а також правила формування господарських операцій, що відображають інформацію документа на рахунках бухгалтерського обліку, повністю визначаються на етапі конфігурування. У процесі конфігурування можна створити практично необмежена кількість видів документів. Існує можливість «зв'язування» документів шляхом підпорядкування одного іншому. Ця властивість зручна при організації перегляду документів.

Журнали використовуються для введення, редагування й перегляду документів, операцій і проведень. Кожний журнал представляється у вигляді списку, зовнішній вигляд якого визначається при конфігуруванні системи. Для всіх журналів установлюється інтервал видимості, який дозволяє виводити на перегляд тільки дані, що ставляться до певного тимчасового періоду. Крім інтервалу видимості можуть бути задані й інші критерії відбору користувачів, що цікавлять, даних.

Журнал операцій дозволяє переглядати й обробляти як усі операції, так і їх вибірки, складені по певних умовах. При роботі з журналом операцій можна переглядати проведення, що ставляться до конкретних операцій.

Звіти призначені для одержання інформації, що містить бухгалтерські підсумки або детальну інформацію, відібрану за різними критеріями.

Стандартні звіти використовуються для загального аналізу бухгалтерських підсумків і руху коштів по рахунках ( оборотно - сальдова відомість, журнал - ордер, Головна книга, шахова відомість, аналіз рахунку), а також для аналізу підсумків на рівні рахунків, субрахунків, валют, об'єктів, аналітики в розбивці по різних періодах.

Спеціалізовані звіти орієнтовані на відбиття інформації з конкретних розділів обліку (касова книга, книги продажів, покупок).

Регламентовані звіти дозволяють формувати записи для податкових інспекцій і інших інстанцій (баланс, податкова звітність, звіти в позабюджетні фонди). Їхній склад і втримування визначаються різними державними органами.

В «1С: Бухгалтерія 7.7» розподіл рахунків на стандартні, спеціалізовані й регламентовані є умовним, оскільки для створення всіх типів звітів використовується єдиний механізм, а правила їх формування й форма вистави повністю визначаються в конфігурації системи.

В «1С: Бухгалтерія 7.7» не підтримується механізм тимчасового розрахунків. Він може виконуватися безпосередньо в процесі формування звіту для кожного користувача.

Найважливішою особливістю технології роботи з вихідною інформацією «1С: Бухгалтерія 7.7» є можливість одержання різноманітних розшифрувань показників рахунку безпосередньо при роботі з ним, тобто для якого-небудь показника, що зацікавив користувача, може бути побудована допоміжна форма, що представляє детальну інформацію про те, на підставі яких данних він був отриманий. Утримування деталізації залежить від конфігурації, суті рахунку й того конкретного показника, який потрібно розшифрувати. У викликаному звіті також можна проводити деталізацію. На нижньому рівні розшифрування користувач може переглянути список проведень, що сформували значення відповідного показника, і внести в нього зміна. При поверненні з розшифрування ці зміни можуть бути враховані, а значення показника перелічене.