На общую сумму денег, которая выдается из кассы по ведомости, бухгалтер оформляет один расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости.
Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы отражают в кассовой книге.
В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.
Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день. Все листы кассовой книги пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указано их общее количество. Количество листов книги заверено подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и не оговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.
Материальную ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир.
Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. В торговых предприятиях применяется счет 50 субсчет 1 «Касса организации».
Остаток средств в кассе приводится в ведомости на начало и на конец месяца. На протяжении месяца, для контроля, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.
В данной работе было рассмотрено, что кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами и документами, их заменяющими. Бухгалтерия сначала регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а затем передает в кассу для исполнения.
Отметим, что принимать и выдавать деньги по кассовым ордерам можно только в день их составления.
При выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий организации могут хранить в кассах наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней (или пяти дней на Крайнем Севере).
На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками.
На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается Порядком ведения кассовых операций.
Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
В настоящее время для учета движения денег, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.
В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.
Организации, получающие наличную выручку от населения за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в соответствии со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» должны обязательно применять контрольно-кассовые машины.
Предприятия могут получать выручку наличными денежными средствами не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно в главную кассу от покупателей - юридических лиц.
Кассовые операции проверяются по кассовой книге. В ней фиксируются все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводится остаток денежных средств в кассе.
На конец отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50 «касса», являющееся разницей сумму оборотов поступления с остатком на начало отчетного периода и выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке «Касса».
Согласно Порядку ведения кассовых операций, предприятие может хранить с своих кассах наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.
Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя. В нем должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, должны предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.
Во время нахождения иностранной валюты в кассе предприятия может измениться ее курс по отношению к рублю. Появление курсовой разницы не является реальным поступлением или расходованием денежных средств (валюты).
1. М.Л. Макальская, И.А. Фельдман “Бухгалтерский учет ”:учебник. –М.: Высшее образование, 2007.-443 с.
2. Н.П. Кондраков “Бухгалтерский учет”:Учебник, -М.: ИНФРА-М, 2005. – 592 с.
3. ПБУ - Положение по Бухгалтерскому учету
4. Учет кассовых операций. А.В. Федотов – М.: ЗАО Издательский Дом«Главбух»; 2001г.