Мир Знаний

Учет на бюджетном предприятии (стр. 2 из 3)

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после её окончания. Поступившие в бухгалтерию первичные учётные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность их оформления, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Первичные учётные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учётной информации в первичные учётные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных и правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учёту.

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учётных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документов. В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы,- подписи о принятия результата ответственными (уполномоченными) лицами.

Записи в первичных учётных документов производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки первичных документов прочёркиваются.

В первичных учётных документах (как в текстовой части, так и в цифровых данных) подчистки и неоговорённые исправления не допускаются. Исправление ошибки должно быть оговорено подписью «Исправлено» и подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документ, с указанием даты внесения исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Документы, служащие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учёта, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота.

С лицами, предусмотренными действующим законодательством, ответственными за хранение денежных средств и товарно–материальных ценностей, заключаются в установленном порядке письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (форма № 523). Получение материальных ценностей осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью. Материально ответственные лица представляют первичные учётные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей вместе с реестром сдачи документов по форме №442 (по приходным и расходным документам). После проведённой в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учётных документов реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается товарно-ответственному лицу.

Аналитический учёт ведётся в регистрах бухгалтерского учёта (на карточках, накопительных ведомостях, книгах, в том числе с применением пакетов прикладных программ ведения бухгалтерского учёта, и т.п.).

Карточки (кроме карточек учёта основных средств) регистрируются в реестре карточек (форма № 279), который ведётся для каждого счёта отдельно, а карточки учёта основных средств – в описи инвентарных карточек по учёту основных средств по форме № ОС-10.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях – и по обслуживаемым учреждениям.

Карточки учёта материалов, малоценных предметов и т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами бухгалтерского учёта и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учёта основных средств, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учёту основных средств (ф. № ОС-10) сдаётся в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточки форм № ОС-6 бюдж., ОС-8, ОС-9. Сдача в архив инвентарных карточек без описи осуществляется по реестру сдачи документов (ф. № 442), в котором указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях – и наименование обслуживаемого учреждения.

В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруется все страницы (листы). На последней странице делается надпись: « В настоящей книге всего пронумеровано ____ страниц (листов)» за подписью главного бухгалтера. На обложке каждой книги указывается наименование учреждения и год, в котором книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей по субсчетам на другую страницу книги в оглавлении делается отметка с указанием номеров новых страниц. При наличии в книгах бухгалтерского учёта по истечении года свободных листов они могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Записи в регистрах бухгалтерского учёта производятся чернилами, шариковой ручкой или при помощи пишущих машин и средств автоматизации с первичных учётных документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учёта подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Исправление ошибок в записях бухгалтерского учёта производится в следующем порядке:

1. Ошибка за данный отчётный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путём зачёркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое, и надписывается над зачёркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено»;

2. Ошибочная запись, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от её характера, исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу «красное сторно»; точно также исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях бухгалтерского учёта за тот отчётный период, за которой баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также способов исправления «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой по форме № 433 со ссылкой на номер и дату исправляемого мемориального ордера и документа, подтверждающего обоснование внесения исправления. На основании данной бухгалтерской справки составляется мемориальный ордер по форме № 274.

Регистры бухгалтерского учёта по синтетическим и аналитическим счетам открываются записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом и регистрами бухгалтерского учёта за истекший год. Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчёта сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти распоряжения эти исправления вносятся как в регистры бухгалтерского учёта прошлого года (путём исправления бухгалтерской записи), так и в регистры бухгалтерского учёта текучего года (путём изменения входящих остатков).

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учёта составляются оборотные ведомости: форма № 285 (оборотная ведомость по счёту ____), форма № М-44 (оборотная ведомость по материальным запасам) и форма № 326 (оборотная ведомость по основным средствам) – по каждой группе аналитических счетов и материально ответственным лицам, объединяем соответствующим синтетическим счётом. Оборотные ведомости составляются ежемесячно, кроме оборотных ведомостей по основным средствам и малоценным предметам, которые составляются ежеквартально. Итоги оборотов и остатки по каждому субсчёту оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги «Журнал – Главная (форма № 308). Записи в оборотных ведомостях могут производиться при необходимости в течении нескольких лет.

Проверенные и принятые к учёту первичные учётные документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются раздельными мемориальными ордерами – накопительными ведомостями по операциям за счёт бюджетных средств и средств, полученных за счёт внебюджетных источников, которым присваиваются следующие постоянные номера:

- мемориальный ордер № 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям) – форма № 381;

- мемориальный ордер № 2 (накопительная ведомость по движению бюджетных средств на субсчетах 090, 091, 097, 100, 101, 102) – форма № 381;

- мемориальный ордер № 3 (накопительная ведомость по движению средств, полученных за счёт внебюджетных источников форма № 381;