Ревизия, как правило, охватывает период с момента окончания прошлой ревизии до 1-го числа текущего месяца или до начала инвентаризации по денежным и материальным средствам. Учет ревизий ведется в журнале регистрации актов ревизий.
Как правило, в процессе изучения даже простейших хозяйственных операций или первичных документов ревизору приходится использовать разные методы. В конкретной ревизионной ситуации для решения поставленной задачи он должен выбрать самые эффективные из них. Документальный контроль основан на нескольких методах. Наиболее распространенные из этих методов следующие:
- Экономический анализ работы организации - метод позволяет выявить положительные и отрицательные стороны деятельности организации в целом и ее структурных подразделений. Во многих случаях анализом финансово-хозяйственной деятельности начинают заниматься в процессе подготовки к ревизии. Результаты такого анализа позволяют ревизорам целенаправленно составлять план ревизии и проводить проверки, предварительно определив необходимые методы контроля. В процессе ревизии данные экономического анализа подкрепляются результатами проверок первичных документов, регистров бухгалтерского учета и другой экономической информацией.
- Технико-экономические расчеты – такие расчеты составляются в период ревизии. Они позволяют определить обоснованность норм расходования сырья и материалов, целесообразность трудовых затрат. В результате составления технико-экономических расчетов при ревизиях вскрываются факты применения устаревших норм материальных и трудовых затрат и как следствие — наличие неучтенных сырья, материалов и готовой продукции. Путем расчетов ревизор устанавливает искажения данных, отражающих себестоимость продукции, в связи с неправильным распределением косвенных расходов между объектами учета.
- Нормативная проверка – метод применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или нормативных.
- Логическая проверка - проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.
- Арифметическая проверка - метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления признаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными. При арифметической проверке регистров бухгалтерского учета иногда обнаруживаются подлоги в журналах-ордерах и ведомостях.
- Встречная проверка - эта проверка представляет собой сличение разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуемой организации или в других организациях.
- Взаимный контроль – этот вид контроля необходим для сопоставления различных документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции.
- Анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков ТМЦ и денежных средств - метод характерен тем, что в результате хронологического анализа хозяйственных операций представляется возможность выявить отклонения от нормального оборота материальных ценностей или денежных средств и как следствие — установить искажения данных об остатках, образующихся после совершения каждой операции.
- Восстановление количественно-суммового учета - метод применяется при ревизии баз, предприятий общественного питания, складов некоторых организаций, где количественный учет не ведется, хотя каждая операция поступления и расходования материальных ценностей оформляется первичными документами.
- Проверка правильности корреспонденции счетов – проверка нужна, чтобы установить факты ошибочного или умышленного искажения данных взаимосвязи синтетических счетов бухгалтерского учета, чем создаются условия для хищения денежных средств и материальных ценностей, хотя все первичные документы могут быть составлены безукоризненно.
- Проверка регистров бухгалтерского учета - метод заключается в сопоставлении данных регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что позволяет установить наличие подложных записей, сделанных в целях сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.
Из числа методов фактического контроля можно выделить следующие:
1. Проверка ревизуемых операций в натуре. Цель такой проверки — удостовериться в совершении операций по приобретению материальных ценностей, правдивости составленных актов на ввод объектов в эксплуатацию после окончания их строительства или капитального ремонта, наличии товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.
2. Проверка фактов по конечной (заключительной) операции. Подобную проверку рекомендуется применять в тех случаях, когда для экономии времени можно не проверять документы и бухгалтерские записи (например, когда нет необходимости проверять выполнение операций по всему технологическому циклу, а достаточно проверить фактическое наличие деталей, за которые начислена заработная плата по конечной операции).
3. Лабораторные анализы - метод применяется по требованию ревизора в случаях, когда иными методами невозможно определить качественные признаки сырья, материалов, готовых изделий, выполненных строительно-монтажных и ремонтных работ.
4. Экспертная оценка - метод заключается в исследовании хозяйственных операций специалистами различных отраслей знаний по поручению ревизора.
5. Контрольный запуск сырья и материалов в производство - метод используют в целях определения достоверности действующих норм расхода сырья и материалов на производство продукции или объемов строительно-монтажных работ.
6. Контрольная приемка продукции по количеству и качеству. Подобная приемка необходима для определения достоверности данных отдела технического контроля о количестве и качестве выпускаемой продукции, проверки сигналов о хищениях сырья, материалов, деталей, полуфабрикатов, готовой продукции, правильности начисления заработной платы рабочим, соблюдения условий хранения материальных ценностей на производственных участках и складах и т.д.
7. Обследование на месте проверяемых операций.
8. Проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени персоналом.
2.2 Ревизия движения товарно-материальных ценностей
Основными целями контроля операций с материальными ценностями является проверка:
- достоверности показателей баланса по статье "Запасы", включая такие ее составляющие, как сырье и материалы, затраты в незавершенном производстве, готовая продукция и товары для перепродажи, товары отгруженные и расходы будущих периодов; увязки этих показателей с аналогичными данными, отраженными в Главной книге, журналах-ордерах и других учетных регистрах, определенных учетной политикой предприятия;
- полноты и своевременности оприходования материальных ценностей по местам хранения;
- правильности отпуска их на производственные и другие цели;
- обеспечения сохранности материальных ценностей по местам хранения;
- материалов результатов годовой инвентаризации товарно-материальных ценностей;
- правильности учета и оценки товаров, приобретенных для перепродажи;
- правильности формирования стоимости материальных ценностей;
- документального оформления движения материальных ценностей;
- других вопросов, вытекающих непосредственно из особенностей деятельности проверяемой организации.
Ревизия поступления товарно-материальных ценностей:
Ревизия может проводиться по нескольким направлениям. Два важнейших из них:
1) Выборочная документальная проверка отнесения ТМЦ (поступивших за последний отчетный год) к материалам.
Ревизор выборочным методом проверяет обоснованность отнесения объектов к материалам. В табличной форме представляются результаты проверки, которые позволяют оценить правильность (обоснованность):
- применения критерия для отнесения объектов к материалам;
- установление производственного и непроизводственного характера приобретенных материалов;
- документального оформления учета материалов (наличие накладных на получение материалов; документов, подтверждающих право собственности; инвентарных карточек учета материалов).
2) Документальная проверка учета поступающих ТМЦ.
При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что первичные документы по поступлению материалов играют важную роль в организации учета материалов, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется контроль за поступлением ТМЦ. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.
Ревизор проверяет порядок учета поступающих материалов, в частности, наличие утвержденного плана материального обеспечения, наличие в отделе снабжения ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журнала учета поступающих грузов (материалов) (ф. № МХ-4), в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика, дата и номер транспортного документа; дата и номер счета; род груза; дата приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. Ревизор должен также выявить факты недопоставки и излишней поставки товаров путем сверки фактически поступивших материалов в части ассортимента, количества, цены с данными договоров поставки.
При проведении документальной проверки учета поступающих ТМЦ ревизору следует обратить внимание на следующие моменты: