Все документы инвентаризации: приказ о проведении инвентаризации, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления материально ответственных лиц, а также сличительные ведомости -должны быть скреплены вместе и представлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решения по результатам инвентаризации, которые должны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, когда проводилась инвентаризация в срок до 10 дней после окончания инвентаризации.
Оформление результатовинвентаризации материалов.
Инвентаризационная опись (ф.№ ИНВ-3) по завершении инвентаризации должна содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. Санкционированные исправления вносит инвентаризационная комиссия во все экземпляры описи.
При выявлении ревизором материалов, не поставленных на учет, а также материалов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, в опись должны быть включены правильные сведения и технические показатели по этим материалам.
Работа ревизора оформляется протоколом. В протоколе отражаются: результаты инвентаризации проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании составленных сличительных ведомостей (ф. № ИНВ-18) ревизор дает свои выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, оприходованию излишков и т.д.
Очень важно правильное оформление сличительных ведомостей. Такая работа ведется в двух направлениях: выверяются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризационных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации. Данные, отраженные в описи, подтверждают лица, проверявшие фактические данные.
Инвентаризационные описи составляются по подразделениям организации. Отдельно дается таблица соответствия: подразделение, материально ответственное лицо, общая стоимость вверенных материалов, в которой указывается наличие (отсутствие) договора о материальной ответственности.
Выявленные инвентаризацией неучтенные материалы должны быть оценены с учетом рыночных цен. Обнаруженные недостачи материалов подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостающих материалов ревизор тщательно проверяет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего порядка отнесения на виновных лиц стоимости недостающих материалов, порядка погашения этой задолженности и отражения в учете всех операций по списанию.
2.5. Выбытие товарно-материальных ценностей.
При отпуске материальных ценностей в производство и ином их выбытии оценка данных материалов может производиться одним из следующих способов:
- по себестоимости каждой единицы;
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени приобретений запасов(способ ФИФО);
Применение одного из перечисленных способов по конкретному наименованию определяется в учетной политике организации и производится в течение отчетного года.
1. По себестоимости каждой единицы оценивают производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга. Например, на перерабатывающих предприятиях определяют себестоимость каждого вида переработанного скота (крупного рогатого скота, мелкого рогатого скота, свиней).
2. Средняя себестоимостьопределяется по каждому виду (группе) запасов путем деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества остатка запасов на начало месяца и поступивших в этом месяце.
Данный способ оценки материальных ресурсов является традиционным для отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списывают на производство, как правило, по учетным ценам, а в конце месяца - соответствующую долю отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам.
3. При способе ФИФОприменяют правило: первая партия на приход - первая в расход. Это означает, что, независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленнойпартии, затем по цене второй партии и т. д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.
Применение указанных способов оценки производственных запасов ориентирует организации на постановку аналитического учета материалов по отдельным по времени поступлениям (партиям), а не только по видам материалов.
Наряду с определением учетной цены очень важно установить единицу учета материальных ценностей. Такой единицей является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т. е. каждый номенклатурный номер.
Если закуплен излишек материалов, их можно продать другой организации. В этом случае со склада материалыотпускают на сторону, что оформляется накладной на отпуск материалов на сторону(ф. М-15).
Накладную выписывает работник структурного подразделения организации в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и предъявленной получателем доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают на склад как основание для отпуска материальных ценностей, второй -их получателю. При получении материальных ценностей представитель поставщика расписывается в экземпляре накладной, остающейся у продавца.
При отпуске материалов на сторону отдел сбыта или снабжения организации обеспечивает получателя ценностей пропуском, дающим право на вывоз или вынос материалов с территории организации. Пропуском может служить один из экземпляров накладной. Порядок оформления пропусков, их возврата в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии устанавливается организацией.
При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная. В бухгалтерском учете операции по продаже и передаче материальных ценностей отражаются проводкой :
Дт91 -Кт 10.
Помимо продажи материалов возможны другие основания выбытия материалов на сторону; к ним можно отнести безвозмездную передачу, внесение в уставный капитал других организаций, мену и предоставление займа.
При заключении договора мены величину платы или кредиторской задолженности за переданные материалы нужно определять в соответствии с п. 6.3 ПБУ 10/99 исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах организация обычно определяет стоимость аналогичных ценностей.
При совершении операций по безвозмездной передаче материальных ценностей необходимо учитывать что согласно п. 4 ст. 575 ГК РФ безвозмездная передача не допускается между коммерческими организациями.
Бухгалтерская запись по отражению данной операции аналогична бухгалтерской записи, касающейся продаж:
Дт91 - Кт 10.
Убыток от безвозмездной передачи не уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций.
В соответствии с действующим законодательством организация может передать во временное пользование часть имеющихся у нее материалов. Данная операция должна быть оформлена договором товарного кредита. Предметом такого договора могут быть вещи, определенные родовыми признаками. Договор товарного кредита регулируется общими положениями о кредите и по своей природе схож с договором аренды, поскольку организация берет вещи и возвращает вещи, платя проценты за пользование, Особенность заключается в том, что по договору аренды во временное пользование передаются вещи, которые в процессе использования не теряют своих натуральных свойств и могут быть индивидуально определены. Так, в аренду можно передать стол или автомобиль. По договору товарного кредита одна сторона предоставляет другой стороне вещи, определенные только родовыми признаками, возвращая назад равное количество вещей. В качестве примера вещей, характеризующихся родовыми признаками, можно привести зерно определенного сорта, металла установленной марки, нефть известного состава. Таким образом, организация, занимающаяся сборкой автомобилей, не может передать по договору товарного кредита другой организации двигатели, поскольку каждый двигатель имеет свой индивидуальный номер, следовательно индивидуально определен.
Бухгалтерский учет данной операции зависит от того, предусмотрены договором проценты за пользование материальными ценностями или нет.
В любом случае в данной ситуации материалы должны быть списаны с баланса организации, поскольку право собственности на них перейдет к стороне, являющейся контрагентом по договору, поскольку обратно будут возвращены уже другие материалы, определенные теми же родовыми признаками.
Статьей 39 НК РФ установлено, что передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами) права собственности на товары одним лицом для другого лица признается реализацией товаров.