Следует помнить, что смысл слов зависит от того, каким тоном они сказаны. Даже одно и то же слово, произнесенное в разной тональности, с разной интонацией, способно ввести в заблуждение. В телефонной трубке слышится не просто слово как символ чего-то, а его смысл, скрытый в его произношении. Даже, казалось бы, простое слово «да» можно произнести с разной интонацией. В одном случае оно будет означать положительный ответ, а в другом это утвердительное слово произносится как прямое отрицание. При деловых переговорах на расстоянии необходимо научиться ставить смысловые ударения, уметь интонацией в своей речи выделять самые главные и нужные моменты и опускать второстепенные.
Следует помнить, что официально-деловой стиль при телефонном общении предполагает выбор максимально усредненного тембра голоса и интонации. Отклонение в ту или иную сторону может нежелательно сказаться на установлении деловых контактов. В деловой среде принято общаться по другим правилам, отличающимся от простой жизни. При телефонном общении деловые люди предпочитают слышать на другом конце провода уверенных в себе людей. Их уверенность выражается прежде всего в тембре голоса и такой интонации, которая вселяет доверие и настроенность на деловой лад.
Чтобы речь при переговорах особенно четко выражала мысли и чувства, она должна быть выразительной, т.е. произноситься то с повышением, то с понижением голоса, то громче, то тише, то быстрее, то медленнее и с разными оттенками тембра голоса.
Слова-паразиты
Считается, что при контакте по телефону собеседники пользуются несколько большим набором слов-паразитов и употребляют их чаще, чем при непосредственном общении. И это не удивительно — таким образом происходит замена жестов и мимики. Люди все же бессознательно, но достаточно активно пользуются жестикуляцией при телефонном общении, однако понимают, что собеседник лишен возможности интерпретировать жесты. Беседа по телефону может превратиться в сочетание слов, жестов, мимики, мычаний, эканий, кряхтений, вздохов и т. п.
Деловой человек должен в совершенстве владеть устной речью и искусством ведения деловой беседы. Через речь человека коллеги по работе, партнеры или клиенты формируют представление о его внутреннем содержании, об уровне его профессиональной компетентности, интеллекта и культуры.
Слово — средство общения и воздействия на людей. Культура деловой беседы — показатель культурного уровня личности, ее способности к общению. Речевые недостатки могут создать ложное представление о способностях и профессиональных качествах человека.
Разговорная речь имеет ряд особенностей, которых следует избегать при формальном телефонном общении. В устной форме все, казалось бы, вполне приемлемо. Каждый человек в общении «загрязняет» свою речь словечками вроде: «ну», «вот», «это», «значит», а также всевозможными мычаниями, эканиями и т. д. Это так называемые слова-паразиты. Если их изъять из высказывания, то смысл от этого нисколько не изменится. Речь станет чистой, легкой и более верной с точки зрения телефонного общения.
От слов-паразитов в речи нужно избавляться, но сделать это весьма непросто. Для начала следует научиться следить за своей речью во время коммуникации, особенно во время телефонного общения. Эта «слежка» должна превратиться в своего рода игру, в своеобразное хобби.
Нормой считается такая речь, при которой человек вообще не заполняет паузы в речи посредством слов-паразитов. Чтобы научиться говорить правильно и чисто, сначала необходимо постараться научиться слушать свою речь, обращать внимание на каждую паузу, малейшую заминку при разговоре.
Для начала тренировок подойдут простые монологи. Не стоит думать, что разговоры «сам с собой» являются чем-то неприемлемым для «нормального» человека. В качестве первого упражнения можно попробовать рассказать о себе, о погоде — да о чем угодно. Главное — избегать употребления слов-паразитов в своей речи.
На втором этапе следует постепенно приучать себя произносить эту «чистую» речь с нормальной скоростью, так, как если бы это было выступление перед аудиторией. Самое главное — постепенно начинать применять выработанные навыки в условиях реального общения по телефону. Постепенно такой тренинг войдет в привычку, и это будет первым признаком приближающейся победы.
Ни один деловой человек не хочет, чтобы в его имидж входило представление о нем как о человеке малограмотном, невежественном. Даже немногочисленные речевые ошибки могут свести на нет все усилия делового человека соответствовать современным профессиональным стандартам.