Звіт касира – це документ, який передається касиром до бухгалтерії і являє собою відривний листок Касової книги з доданими до нього прибутковими і видатковими касовими документами. Після одержання звіту касира в бухгалтерії виконують перевірку всіх записів, зіставляють їх з Журналом реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, первинних документів. Перевіряється також правильність заповнення всіх реквізитів первинних документів, їх сум та підсумків, своєчасність їх занесення до звіту касира, здачі надлишку готівки в банк. Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обґрунтування, виконання записів у Касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків.
Підставою для оприбуткування коштів, одержаних з банку, є грошовий чек, на основі якого також виписується прибутковий касовий ордер.
Здавання готівки в банк оформлюється «обявою на внесок готівкою». Цей документ складається з трьох частин: обяви, що є підставою для зарахування внесених коштів на рахунок; квитанції, яка підтверджує внесення працівником підприємства коштів на рахунок; ордера, який додається до виписки банку як підстава зарахування коштів на рахунок.
Виплати грошових коштів на ТзОВ «Цегельний завод «Промінь» здійснюються як за рахунок грошових коштів, отриманих з банку, так і з отриманої готівкової виручки.
Отримання готівки з банку оформляється грошовим чеком. Бланки чеків, зброшуровані в чекові книжки (по 25 або 50 чеків) підприємство купує за поданою заявою в установі банку (Ощадбанк). Чек заповнюється бухгалтером підприємства, завіряється підписами осіб, підписи яких є на картці із зразками підписів в установі банку, та печаткою підприємства. У чеку вказується, для яких потреб і в яких сумах буде отримана готівка в банку та загальна сума її отримання. Разом з чеком заповнюється корінець до нього. Заповнений чек дається касиру чи працівнику бухгалтерії, що виконує його функції для отримання готівки. Отримана в банку готівка оприбутковується на підставі прибуткового касового ордера. Повнота і своєчасність оприбуткування готівки в касу перевіряється головним бухгалтером, про що робиться відмітка у корінці грошового чека. Жодні виправлення в чеку, навіть обумовлені, не допускаються.
Видають готівку з каси ТзОВ «Цегельний завод «Промінь» для виплати заробітної плати, для придбання товарів і послуг, для покриття витрат на відрядження, на інші цілі.
Видавання коштів на заробітну плату здійснюється на підставі платіжних або розрахунково-платіжних відомостей у триденний термін з дня отримання грошових коштів з банку (включаючи день отримання). Терміни виплати підприємством заробітної плати та авансу встановлюються підприємством і подаються у відділення банку. На загальну суму виплаченої працівникам заробітної плати складається видатковий касовий ордер. Якщо частина заробітної плати працівниками не отримана, то вона вважається депонованою і здається в банк. Списання депонованої заробітної плати з каси здійснюється також на підставі видаткового касового ордера.
Видають грошові кошти для придбання товарів і послуг та для відрядження у день отримання грошей у банку на підставі видаткових касових ордерів або платіжних відомостей.
Про їх витрачання підзвітні особи повинні відзвітуватись:
– за грошові кошти, отримані для придбання товарів і послуг, не пізніше наступного дня після їх отримання в банку;
– за грошові кошти, отримані для відряджень, – у триденний термін після повернення з відрядження.
Невикористаний залишок готівки повертається підзвітною особою в касу з оформленням прибуткового касового ордера та здається в банк на підставі об’яви на внесок готівкою. Не дозволяється використовувати готівку, отриману за цільовим призначенням, для інших потреб.
В ході аудиторської перевірки виявлено такі порушення у первинних документах: у видатковому касовому ордері не вказано ідентифікаційного коду ЄДРПОУ (відсутній також штамп), не записаний кореспондуючий рахунок, субрахунок, відсутні дані про засвідчення особи одержувача коштів; у прибутковому касовому ордері немає записано ідентифікаційного коду ЄДРПОУ (відсутній також штамп) та кореспондуючого рахунку, не вказано суми ПДВ, в додатку не записаний документ, а також немає підпису головного бухгалтера; журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів не містить відомостей про підставу їх видання; у Касовій книзі не прокреслено незаповнені графи; у платіжному дорученні не записано сума прописом та не вказано сума ПДВ; у виписці банку не має відповідного штампу банку та підпис особи, що здійснювала операцію; у звіті про використання коштів наданих на відрядження не записано ідентифікаційного коду ЄДРПОУ та ідентифікаційного номера особи, що заповнювала даний звіт, призначення авансу, залишок попереднього авансу, витрати та залишок на кінець, не зазначено кореспондуючих рахунків, а також відсутні підписи головного бухгалтера та особи яка здає звіт, не прокреслено графи які не залишаються незаповненими; відсутні печатка і підпис керівника (Додаток К).
2.3 Перелік реєстрів аналітичного та синтетичного обліку грошових коштів і фінансової звітності
Перевірка стану розрахунків обліку грошових коштів проводиться першочерговою контрольною дією на об'єкті – інвентаризацією каси. Після інвентаризації починається перевірка касових операцій, яка має проводитись методом суцільного контролю касових документів відносно прибутків, видатків, правильності їх оформлення і законності здійснення та відображення касових операцій на рахунках обліку.
ТзОВ «Цегельний завод «Промінь» здійснює ведення обліку за п’ятьма формами звітності. Дані про грошові кошти підприємства, відображаються в балансі підприємства (форма №1) рядки 230–240 і повинні відповідати даним у реєстрах аналітичного та синтетичного обліку по рахунку 30 та 31 та звіті про рух грошових коштів (форма №3), який містить інформацію про надходження і вибуття грошових коштів у результаті операційної, інвестиційної та фінансової діяльності підприємства. У цьому звіті є інформація не лише про самі грошові кошти, а й про їх еквіваленти (високоліквідні короткострокові інвестиції, які легко перетворюються в наявні гроші).
Для синтетичного обліку грошових коштів на ТзОВ «Цегельний завод «Промінь» передбачено для операції з готівковими грошовими коштами в касі підприємства синтетичний рахунок 30 «Каса» та для обліку наявності і руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банках рахунок 31 «Рахунки в банках». Журнал 1 використовується для відображення оборотів за кредитом рахунків 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках». У відомостях до Журналу 1 відображаються обороти за дебетом рахунків 30 (відомість 1.1), 31 (відомість 1.2). Записи у Журналі 1 та відомостях здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів (звітів касира і доданих до них прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку і доданих до них документів тощо) у розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку підсумками за 2 – 3 дні. Можливо накопичення даних про операції з грошовими коштами за кожний день попередньо у допоміжній відомості у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів за місяць до Журналу 1 і відомостей до нього. Облік операції по кредиті рахунка 311 відображається у Журналі 2 – записи в ньому проводяться на підставі виписок банку з розрахункового рахунка і доданих до них первинних документів, після чого дані заносяться в Головну книгу, а на дебеті – у відомості 2.2.
Перевірка даних аналітичного обліку на рахунку 31 здійснюється за виписками банку, які є основою для запису операцій.
У ході аудиторської перевірки грошових коштів у Головній книзі виявлено по рахунках 301 та 311 незначні відхилення по розрахованих сумах, це свідчить про арифметичні помилки (Додаток К).
2.4 Класифікатор можливих порушень при обліку грошових коштів
Основні порушення при обліку грошових коштів можуть бути зловживання, розкрадання, помилки в області касових операцій, їх можна класифікувати таким чином (табл. 2.1) [19, с. 140]:
Таблиця 2.1. Класифікатор порушень при обліку коштів
| Можливе порушення | Характеристика порушення |
| Порушеня в операціях з грошовими коштами в касі | |
| 1. Пряме розкрадання грошових коштів | - нічим не обґрунтоване пряме розкрадання грошових коштів;- розкрадання грошових коштів, що маскується розписками посадових осіб, працівників бухгалтерії та інших працівників підприємства. |
| 2. Не оприбуткування та привласнення грошових коштів, що надійшли | - не оприбуткування і привласнення грошових коштів, що надійшли з банку;- не оприбуткування і привласнення грошових сум, що надійшли від різних фізичних та юридичних осіб по прибуткових ордерах;- не оприбуткування і привласнення грошових сум, що надійшли від різних юридичних осіб за довіреностями;- неповне оприбуткування грошових сум. |
| 3. Надлишкове списання грошей по касі | - повторне використання одних і тих же документів для списання грошей по касі;- надлишкове списання грошей по касі шляхом неправильного підрахунку підсумків в касових документах і звітах касира; надлишкове списання грошей по касі без підстав або за фальсифікованими документами;- надлишкове списання грошей по касі шляхом підробки законно оформлених документів зі збільшенням сум списань. |
| 4. Привласнення сум, законно нарахованих різним особам та організаціям | - привласнення депонованої заробітної плати та коштів, нарахованих за іншими підставами;- привласнення сум, що належать іншим підприємствам. |
| 5. Недотримання лімітів залишку готівки | - розрахунки готівкою в сумі, що перевищує ліміт;- не встановлення ліміту залишку готівки;- несвоєчасна здача понадлімітних залишків готівки в банк. |
| 6. Проведення розрахунків з різними особами понад встановлені ліміти | - розрахунки готівкою в сумі, що перевищує гранично встановлену норму |
| 7. Розрахунки з населенням готівкою за готову продукцію, товари, виконані роботи та надані послуги без застосування реєстраторів розрахункових операцій (РРО) | - не застосовуються реєстратори розрахункових операцій; використовуються реєстратори розрахункових операцій, не зареєстровані в податкових органах. |
| 8. Некоректне відображення касових операцій в регістрах синтетичного обліку | - некоректне складання проводок;- неправильне виведення залишків;- невідповідність записів в регістрах записам в касовій книзі, звітах касира і документах. |
| Порушення при проведенні операцій по рахунках в банках | |
| 9. Неповне відображення в обліку операцій по рахунках в банках | - не відображення надходження сум, одержаних з банку і одночасне не відображення надходження сум на рахунок на таку ж суму,- тимчасове віднесення відповідних сум на розрахунки з банком по претензіях відсутність документів, що підтверджують списання грошових коштів з банківського рахунку |
| 10. Безготівкові перерахування коштів не за призначенням | - перерахування коштів постачальникам з викривленням тексту, що оплачуються з рахунку або з підміною копій банківських доручень- переказ грошових коштів підставним особам за нібито виконані роботи або в порядку погашення заборгованості |
| 11. Некоректне відображення операцій на рахунках в банках в регістрах синтетичного обліку | - некоректне складання проводок,- неправильне виведення залишків,- невідповідність записів в регістрах записам в первинних документах |
2.5 Методи збору аудиторських доказів