Автоматизація бухгалтерського обліку і інших управлінських функцій підприємства, з однієї сторони, і автоматизація аудиту, з іншої, докорінно міняють проведення аудиту на конкретному економічному об’єкті. Розрізняють аудит поза комп’ютерним середовищем, тобто на об’єкті з традиційною технологією ручного ведення обліку, і аудит в комп’ютерному середовищі – на об’єкті, де бухгалтерський облік виконується з використанням комп’ютерів. Сам аудит може також проводитися без використання комп’ютерів і за їх допомогою. На даний час програмне забезпечення в аудиторській діяльності представлене двома основними групами:
1) Пакети прикладних програм загального і проблемно-орієнтованого призначення. Ця група включає широкий набір готових універсальних програм, з якими повинен вміти працювати аудитор. По функціональному призначенню і застосуванню їх в аудиті виділяють такі підгрупи:
–текстові процесоривикористовуються на всіх стадіях аудиту, які вимагають створення і якісного оформлення аудиторських документів. Вони застосовуються при складанні аудиторських програм і планів; договорів; різних довідок і запитів; робочих документів аудиторської перевірки; при переписці з клієнтами і третіми особами; підготовці аудиторського заключення і рекомендацій керівництву економічного суб’єкта і інші. Найчастіше аудиторськими фірмами застосовуються «Word» фірми «Microsoft» і «Лексикон»;
–табличні процесори мають потужні обчислювальні можливості, засоби ділової графіки, обробки текстів і ведення баз даних і тому отримали широке застосування при проведенні аудиторських перевірок. Вони використовуються при складанні різних аналітичних таблиць; реалізації аналітичних процедур, перш за все пов’язаних з оцінкою фактичних показників бухгалтерської звітності і аналізом фінансового стану перевіряє мого економічного суб’єкта; представленні одержаної інформації в графічному вигляді; складанні альтернативних балансів; при створенні різних робочих табличних документів, наприклад, кошторисів, фінансової звітності і т.д. Вбудовані функції, ф тому числі фінансові, статистичні функції, можливість розв’язування задач типу «що-якщо» зробили табличні процесори популярними серед аудиторів. Найбільшого розповсюдження одержали табличні процесори Excel і Lotus 1–2–3. Оскільки настройка електронних таблиць для розв’язування конкретних задач аудиту досить складна, то одержала розповсюдження практика продажу готових настройок і надання послуг в цій галузі;
–правові бази даних і довідники забезпечують інформаційно-консультаційне обслуговування аудиторів в процесі проведення перевірок, що дозволяє їм з достатньою впевненістю зробити висновок про відповідність бухгалтерського обліку економічного суб’єкта документам і вимогам нормативних актів, які регулюють порядок ведення бухгалтерського обліку і складання звітності в Україні. На сьогоднішній день існує багато правових баз даних загального призначення, які мають різну степінь повноти і актуальності. Найбільш популярними є: «Консультант Плюс» фірми «Консультант»; правові системи «Гарант» і «Гарант-Практик» фірми «Гарант-Сервіс»; «1С: Кодекс», «1С: Гарант» і ін. Багато з клієнтів аудиторських фірм використовують в своїй практичній діяльності ті ж самі довідково-правові бази. Це значно спрощує проведення аудиту, так як завжди є можливість звернутися до довідково-правової бази клієнта, особливо, якщо вона інтегрована з програмою бухгалтерського обліку і забезпечує контекстне звернення до відповідної нормативної бази безпосередньо з бухгалтерської програми. В цьому випадку аудитор одержує необхідне правове обґрунтування порядку відображення того чи іншого факту господарської діяльності на рахунках бухгалтерського обліку, пояснення по розрахунку показника звітності, який нас цікавить;
–бухгалтерські програми і їх окремі модулі. З бухгалтерськими програмами аудиторські фірми мають справу як при проведенні перевірок, так і при наданні послуг. Аудиторська фірма зобов’язана оцінити комп’ютерну систему обліку у клієнта, в тому числі оцінити його програму, правильність застосування і т.д. При цьому аудитору часто приходиться працювати безпосередньо в середовищі цієї програми на об’єкті, який перевіряється. З іншого боку, аудиторські фірми використовують програми бухгалтерського обліку для його ведення в рамках надаваємих клієнту послуг згідно договору. Бухгалтерські програми дозволяють виконати комплекс робіт, пов’язаних з аудиторськими перевірками або відновленням обліку в гранично стиснуті строки, провести аудит і відновити облік за минулі роки, деякі з програм дозволяють моделювати різні варіанти відображення господарських ситуацій і одержання фінансових результатів. Ринок програм бухгалтерського обліку дуже широкий, про що йшлося в одній з тем нашого курсу;
–програми електронного документообігу дозволяють нагромаджувати, зберігати, здійснювати швидкий пошук і доступ до документів в електронних архівах, виконувати їх об’єднання, а також забезпечують групову роботу при створенні документа. Відомі системи «1С: Електронний документооборот», DOCS Open і інші. Часто аудиторським фірмам в ході перевірки приходиться зіштовхуватися з такими системами у клієнтів. Тоді вони дають оцінку правильності її застосування. Крім того, якщо система електронного документообігу функціонує у клієнта, то це спрощує і пришвидшує проведення аудиту на об’єкті із-за швидкого доступу і одержання потрібних документів;
–спеціалізовані статистичні пакети загального призначення використовуються аудиторами при проведенні достатньо складних розрахунків. Вони реалізують набір різних статистичних методів, дозволяють виконувати обмін з найбільш розповсюдженими СКИД, мають можливість графічного представлення даних, зручний для користувача інтерфейс. На даний час найбільш популярні з них Mathematics, Statistics, Quick, Statgraphics;
–програми фінансового аналізу і їх окремі модулі. Для реалізації процедур аналізу фінансово-господарської діяльності економічних суб’єктів поряд з табличними процесорами аудиторськими фірмами використовуються спеціальні програми фінансового аналізу. Ці програми появились майже одночасно із становленням аудиту, їх достатньо багато. Орієнтовані вони на аналіз фінансового стану підприємства, вироблення стратегічних і тактичних рішень управління підприємством. Аудиторські фірми застосовують в своїй роботі програми кожного з цих класів. Програми аналізу дозволяють виконати перевірку фінансової, податкової і іншої звітності завдяки закладеному в них механізму звірки взаємопов’язаних показників. Вони забезпечують безпосередньо фінансовий аналіз за різними методиками і розраховують велику кількість економічних показників, дозволяють складати і аналізувати бізнес-плани. Деякі програми приводять фінансову звітність до міжнародних стандартів GAAP і IAS. Популярністю серед аудиторів користуються програмні продукти фірм «ІНЕК» (ІНЕК-АФСП, ІНЕК-АДП, 1С:АФС, ІНЕК-Інвестор і ін.), «Pro-Invest Consultinq» (Audit Expert, Project Expert).В останній час засоби фінансового аналізу інтегровані в системи бухгалтерського обліку і управління підприємством, наприклад в розробки фірм «Галактика», «Інфософт», «Інтелект-сервіс», «R-Style SoftWare Lab» і інші;
–програми автоматизації управлінських функцій використовуються для автоматизації управлінських процедур самих аудиторських фірм. Серед таких програм виділяється програма «Формула часу», розроблена фірмою «Русаудит». Дана програма дозволяє: в області фінансів – розрахувати собівартість виконаних робіт на основі погодинної оплати, вести облік виконаних робіт і формувати рахунки за виконані роботи, розраховувати і аналізувати дебіторську заборгованість; в області документообороту – формувати довідники і тексти договорів, акти про виконані роботи; в області управління персоналом – вести облік часових затрат працівників за видами робіт в розрізі клієнтів і інших робіт; в інформаційно-аналітичній області – вести детальні довідники клієнтів, структурних підрозділів компанії і їх працівників; видів робіт і годинних ставок; в області статистичного аналізу – вибирати дані за довільними критеріями, одержувати статистичні форми звітності.
Слід зауважити, що в зарубіжній практиці в аудиторській діяльності використовуються системи підтримки прийняття рішень при наданні послуг по бізнес-діагностиці, приватизації, дослідженні ринків, оцінці бізнесу, а також експертні системи при моніторингу клієнтів, плануванні аудиту, вибірці, підготовці фінансової звітності.
2) Спеціальні інформаційні системами аудиту. На даний час деякими аудиторськими фірмами розробляються спеціальні інформаційні системи, орієнтовані на внутрішню регламентацію аудиторської діяльності із застосуванням внутрішньофірмових стандартів. Можливості таких систем можна розглянути на прикладі системи «Асистент аудитора», розробленої фірмою «Сервіс-Аудит», яка є професійною інформаційно-довідковою системою, інтегровану в інформаційно-пошукову систему (ІПС) «Кодекс». Система складається з чотирьох умовно незалежних тематичних розділів:
– розділ І «Плани і програми аудиту» містить бланки документів, які слід формувати до того, як підписаний договір на проведення аудиту, зразки договорів на різні види аудиторських послуг, методичні матеріали, які можуть використовуватися для розробки внутрішньофірмових стандартів аудиторської фірми і інше. Анкети-питальники, які входять в цей розділ, можуть застосовуватися не лише аудиторськими фірмами. За їх допомогою служби внутрішнього аудиту або фінансово-економічні служби підприємства можуть провести тестування системи внутрішнього контролю і організації бухгалтерського обліку.