По своему строению личная карточка работника включает 11 разделов, в том числе:
-1-П - разделы раскрывают информацию о приеме работника на работу:
-111-Х разделы - заполняются на протяжении всей трудовой деятельности работника в данной организации;
-XI раздел - раскрывает сведения о расторжении трудового договора работника с работодателем.
В зонах кодирования проставляются соответствующие коды, согласно общероссийским классификатором:
-информации о населении;
-профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядок;
-специальностей по образованию и т.д. (11)
Лицо, ответственное за прием, делает отметку в трудовой книжке о приеме на работу, а бухгалтер расчетного отдела открывает лицевой счет. В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном времени работника, начисленной заработной плате по всем видам начислений, содержаниях, различных льготах, сумме к выдаче на руки.
Лицевой счет заполняется на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
Лицевой счет ведется в условиях автоматизированного учета. Информация по расчету заработной платы вкладывается ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы и используется в дальнейшем для расчета среднего заработка, отпускных.
В ООО «Услуги населению» применяются повременная и сдельная формы оплаты труда. Для расчета заработной платы применяется следующая первичная документация:
Табель учета использования рабочего времени (приложение 3). В нем учитывают выход и неявки на работу, опоздания, сверхурочную работу. Табель учета рабочего времени составляет заведующий цеха в двух экземплярах, один из которых остается у заведующего, а другой передается в бухгалтерию предприятия. Табель ведется каждый день.
В табеле записывается весь личный состав подразделения в установленной последовательности с указанием табельных номеров (лицевых счетов), присвоенных работникам. В табеле ежедневно отмечают выход на работу, количество отработанных часов, неявки отражают в табеле с условными обозначениями.
В конце месяца в табеле подводят итоги об отработанном времени (часы, дни), днях неявки на работу (по причинам). Затем табель проверяет отдел кадров (правильность расчетов дней, часов и т.п.) и подписывает директор предприятия, после чего сдают в бухгалтерию, где его данные после соответствующей проверки используется для составления расчетно-платежной ведомости.
Все расчеты по заработной плате конкретного работника осуществляются в расчетных листках. Расчетные листки заполняются на основании табеля учета рабочего времени, приказов о премировании работника, удержаний по исполнительным листам и т.д. Расчетные листки составляет в одном экземпляре бухгалтер-расчетчик. В нем указывается период, за который производятся расчеты, фамилия имя отчество работника, его табельный номер, оклад, отработанные дни и часы, сумма, начисленная по тарифу, премия, сумма районного коэффициента, сумма налога на доходы, сумма удержаний и итого к выплате.
Все данные из расчетных листков переносятся в расчетную ведомость (приложение 4). Расчетная ведомость начисляется на основании табеля учета рабочего времени и расчетных листков в одном экземпляре бухгалтером-расчетчиком. Табель учета использования рабочего времени служит для учета использования рабочего времени. Составляется на месяц в одном экземпляре бухгалтером-расчетчиком. В расчетной ведомости отражается начисление и удержание по заработной плате. В расчетную ведомость заносят данные о сотрудниках (фамилия имя отчество, должность), отработанные ими дни и часы, начисленная заработная плата, «больничные», премия, коэффициент лишения, сумма лишения, итого начислено по каждому работнику заработной платы и НДФЛ, сумма к выплате по каждому работнику и общая сумма.
Расчетная ведомость подписывается главным бухгалтером и бухгалтером-расчетчиком. Отдельно подшивается в папку и хранится в архиве предприятия в течение 75 лет.
После составления расчетной ведомости, все ее данные заносятся в платежную ведомость (приложение 5). Платежная ведомость служит основанием для выдачи заработной платы и составляется в одном экземпляре бухгалтером-расчетчиком. В платежной ведомости проставляется номер и дата составления документа, а также расчетный период. В ведомости указывается табельный номер наименование работника, сумма к выдаче. В графе «Подпись в получении денег» каждый работник расписывается в получении денег. Расчетную ведомость подписывает директор, главный бухгалтер и кассир, который производил выплату заработной платы. По платежному поручению заработная плата выдается с 16 числа месяца в течение трех дней. После чего проверяется бухгалтером-расчетчиком и подшивается в кассовый отчет. (
По каждому работнику данные расчетно-платежной ведомости одновременно заносятся в лицевой счет, он является справкой для начисления пенсий, пособий, подсчета среднего заработка для расчета отпускных, оплаты больничного листа, выплаты компенсаций при увольнении.
Заработная плата выплачивается ежемесячно, один раз в месяц. При этом в день выплаты заработной платы в банк предоставляются платежные поручения на перечисление подоходного налога, а также платежи в фонды (пенсионный, медицинского страхования, социального страхования).
После начисления средств персоналу по расчетно-платежной ведомости бухгалтер выписывает чек на всю сумму (округленную), который одновременно с платежными поручениями на перечисление налогов сдается в банк.
Кассир, оформив полученные средства в кассу приходным ордером, по ведомости выдает зарплату работникам в течение трех рабочих дней, что фиксируется расходным ордером, выписываемым на всю сумму выплаченной заработной платы. Остатки не выданной заработной платы сдаются в банк с оформлением расходного кассового ордера и указанием в ведомости факта депонирования. Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной зарплаты или реестре не выданной зарплаты.
Для стимулирования работников в ООО «Услуги населению» применяют начисление премий и дополнительной оплаты труда работникам. Основанием для выплаты премий служит Приказ (распоряжение) о поощрении работника (приложение 6). В нем указывают фамилию, имя, отчество работника, его профессию или должность и сумму премии. Приказ заверяется подписью руководителя предприятия.
Ежегодно кадровая служба предприятия составляет график отпусков на текущий год с последующим его доведением до сотрудников. На основании данного графика отдел кадров составляет приказ о предоставлении отпуска работнику (приложение 7).
Работники ООО «Услуги населению» выполняют свои функции не только на предприятии, но и за его пределами. Для выполнения этих функций администрация предприятия выдает им денежные средства в виде авансов. Денежные авансы выдаются в подотчет на служебные командировки (поездка по распоряжению руководителя предприятия в другую местность на определенный срок, для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы) и на мелкие хозяйственные расходы. Основанием для выезда является приказ о направлении работника в командировку (приложение 8). В нем указывается фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, цель, время и место командировки. В данном случае работник возвратился из командировки в тот же день, поэтому командировочное удостоверение, которое выдается работнику, направляемому более, чем на сутки, после выхода приказа, не выписывалось. Расходы, произведенные командированным, подтверждаются документально и отражаются в представляемом им авансовом отчете. В нем указывается фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, цель, время и место командировки, сумма выданного аванса, остаток или перерасход по нему. Отчет заверяется подписями главного бухгалтера, бухгалтера и кассира, поскольку выдача денежных средств, производится из кассы предприятия, туда же вносится остаток неиспользованного аванса.
При увольнении трудовой договор между работником и предприятием — работодателем расторгается. Основанием для увольнения работника служит Приказ (распоряжение) о прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнении) (приложение 9). В нем указывают фамилию, имя, отчество работника, его профессию или должность, причину увольнения и основание. Приказ заверяется подписью руководителя предприятия.
3.2. Синтетический учет начисления заработной платы
Для учета заработной платы и расчетов по ней в ООО «Услуги населению» предназначен пассивный счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
По кредиту этого счета отражаются суммы:
* оплаты труда, причитающиеся работникам, - в корреспонденции со счетами учета затрат на пр-во, издержек обращения (Дт 20,23,25,26,44 Кт 70);
* начисленных пособий за счет государственного социального страхования, выплату пенсий и аналогичные суммы - в корреспонденции со счетом 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" (Дт 69 Кт 70);
* начисленных доходов от участия в предприятии, а также поощрения за счет чистой прибыли - в корреспонденции со счетами 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" (Дт 84 Кт 70). По дебету счета 70 отражаются: