Под формой первичного документа понимают совокупность и порядок расположения реквизитов в документе, обязательными реквизитами являются: наименование документа, дата его составления, наименование организации-создателя документа и организации-адресата, содержание хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи данных лиц. Первичными документами являются: кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.
Учетные регистры- это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных; ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Но в современное время все это перенесено в соответствующие программы по ведению бухгалтерского учета, например, 1:C. Порядок сочетания различных видов учетных регистров, техники обработки учетных данных и др. составляет форму бухгалтерского учета. Форму учета определяют количество и внешняя форма регистров хронологического и систематического, а также синтетического и аналитического учета, структура регистров, последовательность и способы записи в них. Применение той или иной формы бухгалтерского учета зависит от размеров предприятия, квалификации работников, наличия средств вычислительной техники и др. В настоящее время существуют следующие формы учета:
1) мемориально-ордерная (ее разновидностью является «Журнал-Главная»);
2) журнально-ордерная;
3) автоматизированная.
При использованиимемориально-ордерной формы(она редка в настоящее время) каждый сводный первичный учетный документ (например, ведомость начисления заработной платы) сопровождается выпиской отдельной справки - мемориального ордера, в котором указывается корреспонденция счетов. Мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал, на основании которого в дальнейшем заполняют Главную книгу. По данным Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам. Ее итоги используются для составления баланса. Аналитический учет осуществляется на карточках по данным первичных документов. Разновидностью мемориально-ордерной формы учета является «Журнал-Главная»,которая используется в небольших организациях. Аналитический учет ведется в книгах: учетным регистром синтетического учета является «Журнал-Главная», в котором на отдельном развороте листа в хронологическом порядке по каждому мемориальному ордеру приведена общая сумма с разбивкой по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Содержание формы «Журнал-Главная» позволяет исключить составление оборотной ведомости по синтетическим счетам.
При использовании журнально-ордерной формы учета входная информация из первичных учетных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итогов переносится в соответствующие журналы-ордера, где формируется вся информация по синтетическим счетам. Информация, содержащаяся в Главной книге, используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.
Применение компьютеров позволило значительно упростить чисто механическую работу при ведении бухгалтерского учета путем его автоматизации. Преимущества заключаются в необходимости лишь однократного ввода информации. Учет осуществляется, как правило, путем заполнения журнала хозяйственных операций, где информация по отдельной хозяйственной операции вводится только один раз и затем обрабатывается компьютером. На основании введенных данных легко и быстро можно сформировать выходные формы (бухгалтерский баланс, оборотную ведомость, различные нестандартные отчеты и т. п.).[6]
А инвентаризация активов и обязательств организации – это сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета, она преследует следующие цели: определить фактическое наличия имущества в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов; определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства; сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач); проверка соблюдения правил хранения и эксплуатации основных средств, товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств. Это делается для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности согласно Приказу №49 от 13.06.95 года Министерства Финансов РФ. Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Количество необязательных для инвентаризации основных средств в отчётном году, даты проведения инвентаризаций, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются самой организацией. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.[7]
Также при формировании учетной политики организация выбирает организационное построение бухгалтерии. Бухгалтерский учёт и отчётность могут осуществляться либо
- бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением данного предприятия;
- профессиональной организацией или отдельным специалистом на договорных началах.
Первый пункт, как правило, касается средних или крупных фирм, а второй – малых, для которых содержание собственной бухгалтерии может быть неоправданно дорогостоящим занятием. Но независимо от того, кто ведет бухгалтерский учет в организации, ответственность за него несет руководитель.
Организация может выделить на отдельный баланс свои производства и хозяйства, а также филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения, входящие в состав предприятия. В малых организациях обязанности кассира или курьера, например, могут выполняться бухгалтером, а где-то и вовсе бухгалтерию вести сам директор.
Теперь упомянем о документообороте. Все организации, на которые распространяются требования о ведении бухучета в полном объеме, утверждают в составе учетной политики график документооборота. Согласно пункту 3 статьи 6 Закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете» организация должна утвердить правила документооборота и технологию обработки учетной информации, согласно которым будет определяться создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете. При чем каждая компания составляет его самостоятельно в зависимости от количества сотрудников, видов деятельности и способа организации бухгалтерского учета. Постановку системы документооборота необходимо осуществить в несколько этапов:
1) составить перечень первичных учетных документов компании;
2) определить ответственных исполнителей за выписку и исполнение документов;
3) определить по каждому виду документов срок их создания и предоставления в бухгалтерию, установить порядок предоставления документов в бухгалтерию;
4) назначить ответственных исполнителей бухгалтерии за приемку и проверку поступивших документов, установить предельный срок их проверки;
5) назначить ответственных исполнителей бухгалтерии за обработку документов и передачу их в архив.[8]
Амортизация - это процесс перенесения по частям стоимости основных средств и нематериальных активов по мере их физического или морального износа на стоимость производимого продукта. Она может вестись линейным способом, способом уменьшаемого остатка, либо ускоренным методом амортизации, либо другим. Чаще же всего для начисления амортизации основных средств и нематериальных активов используется линейный способ, так как только он совпадает с методом определения амортизации для целей налогового учёта; при использовании других способов необходимо учитывать возникающие разницы в бухгалтерском и налоговом учёте в отношении амортизации.