Если при отпуске материалов возникают разного рода отклонения (замена одного материала другим, сверхлимитный отпуск для ликвидации аварий), то выписывается «сигнальное» требование с визой главного инженера.
Отпуск материалов на сторону в порядке реализации отражается в накладных, которые выписываются отделом сбыта. Накладная выписывается в трех, четырех или пяти экземплярах, два из которых остаются на данном предприятии: один у кладовщика, а второй на проходной.
Карточка складского учета является регистром аналитического учета материалов, она может вестись кладовщиком только в количественном или количественно-суммовом выражении.
Из карточек составляется картотека, которая находится на складе у кладовщика.
Ежедневно или раз в пять дней кладовщик сдает в бухгалтерию для проверки все первичные документы, которые оправдывают его действия с материалами.
Документы передаются в бухгалтерию при реестре.
В конце месяца кладовщик заполняет сальдовую ведомость, в нее заносятся по каждому виду, типоразмеру материалов (то есть по каждому номенклатурному номеру) количественные остатки из карточек складского учета.
Сальдовая ведомость заводится на год и заполняется один раз в месяц. Если на складе ведется учет в количественно-стоимостном выражении, то вместо сальдовой ведомости кладовщик заполняет оборотную ведомость.
Сальдовая ведомость передается бухгалтеру материального отдела для контроля.
3.4. Аудит учета производственных запасов
Если организация проводит переоценку материалов, то ее результат по мере выявления (то есть после окончания переоценки и утверждения руководителем организации результатов) списывается непосредственно на счет 91 "Прочие доходы и расходы": в дебет - суммы уценки, в кредит - суммы дооценки. В аналитическом учете по этому счету открывается отдельный субсчет для накопления данных о проведенной переоценке. В дальнейшем результат от переоценки материалов попадает на счет прибылей и убытков в составе сальдо прочих доходов и расходов. Таким образом он участвует в формировании конечного финансового результата деятельности организации.
В общем виде переоценка материалов отражается на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
Дебет 10 Кредит 91 - дооценка материальных ценностей;
Дебет 91 Кредит 10 - уценка материальных ценностей.
Снижение стоимости материалов
В новом Плане счетов установлен порядок отражения на счетах сумм снижения стоимости материалов. Для этого применяется синтетический счет 14, который назван "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей". Этот счет является контрарным; он предназначен для уточнения оценки материалов. Механизм использования его похож на действие счетов учета других оценочных резервов (резервов по сомнительным долгам, под обесценение вложений в ценные бумаги).
Перед составлением бухгалтерского баланса (как правило, годового) фактическую себестоимость заготовления (приобретения) материалов сравнивают с текущей рыночной стоимостью (стоимостью возможной продажи). Такое сопоставление проводят по испорченным материалам и сырью, а также, если запасы полностью или частично морально устаревают или рыночные цены на них устойчиво снижаются. Когда фактическая себестоимость оказывается ниже текущей рыночной стоимости, в качестве балансовой оценки материалов принимается фактическая себестоимость. Если текущая рыночная стоимость ниже фактической себестоимости, то материалы показывают в балансе по текущей рыночной стоимости, а в отчете о прибылях и убытках признают убыток от снижения стоимости запасов. Тем самым в соответствии с требованием осмотрительности в отчетном периоде организация, с одной стороны, не допускает завышения стоимости материалов, а с другой страхуется к данному периоду.
Под текущей рыночной стоимостью, или стоимостью возможной продажи материалов, понимают ту сумму денежных средств, которую организация может получить в случае продажи запасов. При определении текущей рыночной стоимости следует основываться на доступной в момент оценки, наиболее надежной информации. Во внимание принимают колебания цен, связанные с событиями, произошедшими после отчетной даты и подтверждающими условия, существовавшие на конец отчетного периода.
Сопоставление фактической себестоимости с текущей рыночной стоимостью проводят по каждому номенклатурному номеру. В отдельных случаях сравнение целесообразно вести по группам однородных материалов. Однако недопустимо априори уменьшать стоимость, например, всех основных материалов или всех запасов топлива.
Признание стоимости возможной реализации в качестве балансовой оценки материалов не меняет их стоимости в бухгалтерском учете. На суммы снижения стоимости материалов образуются резервы за счет прибыли отчетного года. Операции с переходящими остатками материальных ценностей в следующем периоде записывают без учета снижения их стоимости в балансе.
В учете на сумме резервов под снижение стоимости материалов делается запись по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей". В начале следующего отчетного периода остаток по счету 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей", переходящий с предыдущего периода, закрывается путем обратной записи.
Таким образом, остаток на счете 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей" представляет разницу между фактической себестоимостью и текущей рыночной стоимостью, относящуюся исключительно к материалам на конец отчетного периода. При закрытии этого счета исходят из предположения, что все переходящие остатки материальных ценностей будут полностью израсходованы в течение следующего отчетного периода.
На счете 10 "Материалы" из МБП учитываются следующие:
предметы со сроком службы менее 12 месяцев независимо от стоимости;
орудия лова (в зависимости от срока службы);
многолетние насаждения, выращиваемые в питомниках в качестве посадочного материала.
Если какие-то из названных предметов приходуются на счет 10 "Материалы", то к нему открывается субсчет "Инструменты и приспособления хозяйственного назначения". После передачи этих предметов со склада в эксплуатацию и списания стоимости их со счета 10 "Материалы" контроль их наличия и движения должен вестись в оперативном порядке.
Основными задачами учета материалов на предприятиях и стройках являются:
правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;
контроль за использованием материалов в производстве;
своевременность выявления ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком.
Исходя из задач, аудитору необходимо проверить:
правильность оценки материалов в учете;
правильность применения первичных документов по учету материалов;
правильность организации работы складского хозяйства;
имеется ли приказ предприятия об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада (образцы подписей этих лиц должны находиться на складе);
разработана ли на ОАО «ТОРА» номенклатура-ценник;
назначены ли приказом материально-ответственные лица, заключены ли с ними договоры о полной материальной ответственности;
производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству;
составляются ли коммерческие акты, предъявлялись ли по ним претензии;
правильно ли оформлены документы по приходу и расходу материалов, их внутреннему перемещению;
правильно ли осуществляется бухгалтерский учет материалов в бухгалтерии предприятия;
правильно ли осуществляются получение, расходование, учет и хранение драгоценных металлов и драгоценных камней;
правильно ли осуществляется учет при заготовлении материалов;
правильно ли отражены в учете неотфактурованные поставки и материальные ценности, находящиеся в пути;
правильно ли отражен учет операций по реализации материалов;
выделяется ли в платежных документах и в первичных учетных документах НДС;
правильно ли произведено списание материалов в случае их порчи или недостач (приняты ли меры к взысканию недостачи с виновных лиц);
проводилась ли на ОАО «ТОРА» инвентаризация материальных ценностей; оформлены ли ее результаты; правильно ли отражены в учете результаты инвентаризации;
правильно ли отражались в учете операции с тарой;
правильно ли осуществляется учет товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;
правильно ли осуществляется учет строительных материалов открытого хранения;
правильно ли осуществляется учет материалов, принятых в переработку.
Аудит использования материальных ресурсов
Анализ материальных ресурсов предполагает анализ состояния складских запасов, с одной стороны, и изучение показателей использования материальных ресурсов - с другой.
Излишки сырья и материалов могут образовываться также в результате:
необоснованного составления коммерческих и внутренних актов на недостачу, бой, утечку и порчу товарно-материальных ценностей при приеме, погрузке, транспортировке и разгрузке их на складах, базах, пристанях и железнодорожных станциях;