· Маленькая аудитория – примерно до 15 человек [6]. Максимум вопросов и ответов, максимум неофициальности, максимум гибкости в последовательности и содержании, максимум знания своего предмета. Минимум навыков оратора и навыков общения с визуальными средствами.
· Средняя аудитория – здесь допустим некий средний вариант и необходимо более точно корректировать свои действия в зависимости от предмета презентации и состава аудитории.
Желательно определить как можно больше характеристик вашей аудитории: какого она будет возраста, насколько заинтересована в предмете вашей презентации, неплохо было бы знать уровень образования, род деятельности и примерный доход большинства.
Необходимо продумать каким образом будет организована обратная связь. Она необходима для определения того, насколько хорошо вы достигли поставленных перед собой целей. Возможны следующие варианты:
- Один на один: в конце презентации можно задать прямой вопрос, ответ на который и продемонстрирует насколько вы были убедительны, и была информация предоставленная вами интересна.
- Телефонные звонки
- Письменный отчет.
Кроме того, необходимо определить степень необходимого или возможного участия публики в презентации, в зависимости от этого, необходимо соответствующим образом спланировать расположение сидячих мест. Возможны следующие варианты.
Традиционный «театральный» стиль, когда люди сидят колоннами и рядами без столов, предпочтителен для проактивной презентации, на которой будет много людей [7].
. Если должно быть остаточно много вопросов и ответов, то предпочтительнее использовать широкую и неглубокую форму расположения мест для публики [6]. Если же мы хотим минимизировать наше общение с аудиторией, то следует выбирать узкое и глубокое расположение мест.
Если главной целью презентации (как проактивной, так и интерактивной) является обучение, то уместна традиционная планировка в стиле «классной комнаты», когда слушатели сидят за столами, которые расположены рядами и колоннами [6].
Для презентаций с небольшим количеством приглашенных можно использовать отдельные столики, либо соединенные в виде буквы «Т». В зависимости от того, что в каждом конкретном случае важнее, общение между гостями либо внимание к коммуникатору. На самом деле вариантов, может быть огромное количество, и, в принципе, нет никаких особых премудростей, все подчиняется, в данном случае здравому смыслу. Главное помнить, что приглашенным людям должно быть максимально удобно делать то, что вы им предложите.
А. Чумиков (в книге «Связи с общественностью» М. 2000) определяет презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий:
· Приглашение и встреча.
· Пресс-конференция.
· презентационная часть
· Неформальное общение.
· прощание.
К такому описанию можно добавить следующие дополнения:
Открывающая часть – длиться около одной минуты. Ее основная задача это «открыть» аудиторию, сделать ее максимально восприимчивой. От того, какими будут первые слова и то, каким образом они будут произнесены, зависит насколько аудитория заинтересуется всем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудь удивить аудиторию [7].
Введение – предвосхищает основные мотивы презентации.
Основная часть (презентационная) должна включать в себя три элемента:
· Ключевые пункты или основные идеи.
· Поддерживающий материал, объясняет основные идеи и доказывает их верность.
· Переход. То посредством чего мы можем переходить от одного утверждения к другому.
Заключение. Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте [7].
Все вышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать о том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделать презентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждая мелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную.
Кроме перечисленных в предыдущей главе правил, в литературе посвященной проведению презентаций основной упор делается на то, каким образом нужно правильно построить речь ведущего и выступающих, как следует и как не следует общаться с аудиторией, сколько времени нужно отвести на ту или иную часть презентации, уместному использованию аудиовизуальных средств подачи информации и выбору места.
Помимо этого особое внимание уделяют тому, что необходимо все тщательно спланировать и отрепетировать.
Все эти аспекты рассмотрены достаточно тщательно, и правильность выводов подтверждена многолетней практикой. Теперь, как мне кажется, стоит задаваться вопросом о том, как еще можно сделать презентацию более эффективной и попробовать выделить такие стороны организации, которым не уделяется, возможно, напрасно, что мы и выясним благодаря этой работе, должного внимания.
То, каким образом можно влиять на человека и заставлять его теми или иными способами вести себя определенным образом интересует многих людей, изучению этой проблемы посвящена не одна книга. Большое количество споров, поисков, исследований было проведено для выяснения того, что, и в какой мере является определяющим фактором того или иного поведения человека: его личные диспозиции («предрасположенность вести себя сходным образом в широком диапазоне ситуаций» [3 стр. 274] или ситуация в которой он оказался.
Вопрос о том, что же на самом деле влияет на поведение человека до сих пор остается спорным и противоречивым. Эксперименты проведенные социальными психологами в попытке найти ответ на этот без сомнения важный вопрос принесли разнообразные результаты, из которых можно сделать с уверенностью следующий вывод: на поведение человека влияют и его личностные диспозиции, и ситуация в которую он попадает, и конечно же его интерпретация самой ситуации.
Таким образом «поведение представляет собой функцию личности и ситуации» [5.стр.42].
Что же является определяющим сказать сложно, наверное, стоит задаваться вопросом о том, как учесть все эти компоненты детерминирующие поведение одновременно, хотя это и бесконечно трудно.
Для того,чтобы понять каким образом нужно действовать, чтобы спровоцировать человека на нужное действие или реакцию, в идеале, нужно знать его диспозиции, а, следовательно, каким образом ему свойственно думать и воспринимать окружающую действительность и в результате действовать, а, кроме того, хорошо бы знать в какой ситуации именно этот человек окажется.
Тогда мы можем с большой долей вероятности сказать, что путем некоторых манипуляций добьемся нужного результата. Однако нужно трезво оценивать возможности, которые существуют в реальной жизни и пытаться эффективно использовать то, что в наших силах.
Изучение личных диспозиций и интерпретаций скорее уместно и необходимо при прогнозе поведения людей, при попытке же его определенным образом скорректировать, причем за короткий период времени, как, например, на презентации, имеет смысл воспользоваться властью ситуации. Кроме того, как правило, мы имеем дело с незнакомыми людьми и не можем определить их личные черты и способы восприятия окружающей действительности.
В зависимости от типа личности, люди склонны подвергаться тому или иному типу социального влияния в большей степени. Более того, они выбирают те ситуации в своей жизни из всего разнообразия возможных, в которых они смогли бы реализовать свои склонности, посещение презентации это тоже пример выбора действия в соответствие с диспозициями, однако, есть некоторые общие механизмы субъективной интерпретации социальной реальности, которые можно использовать для формирования эмоциональных и мотивационных состояний, которые зачастую зависят от сиюминутных изменений жизненных ситуаций. Мне кажется, что в зависимости от индивидуальных различий, изменяться будет скорее всего степень подчинения влиянию, но некоторый эффект будет достигнут для большинства.
Этот эффект будет достигнут еще и потому, что раз они все пришли на одно и тоже мероприятие значит и в их личных диспозициях есть что-то их объединяющее. «…наш образ жизни и ценностные предпочтения приводят нас к таким видам деятельности и досуга, в которых чаще всего участвуют люди похожие на нас» [2 стр. 184]. Если мы располагаем информацией о людях, которые должны посетить презентацию нужно попробовать определить что именно их объединяет: потребности, определенные установки, социальный статус, ценности и какие они. Это поможет нам выбрать нужную форму подачи информации и построения благоприятной ситуации.
Изменение поведения – самое подходящее название для всех «игр», связанных с влиянием. Но усилия, вложенные в попытку повлиять на человека, могут вызвать изменение его убеждений или установок. И иногда важнее изменить или сформировать определенную установку, чем добиться конкретного поведения в данный момент. Особенно это касается тех ситуаций, когда речь идет о формировании имиджа.
«Установка – это ценностная диспозиция по отношению к тому или иному объекту» [2 стр.45]. Склонность к оцениванию является неотъемлемой частью человеческой натуры, а оценка, даваемая нашей организации, например такая как «хорошая, надежная, полезная для науки или общества и т. д., является важной составной частью образа или имиджа последней.
Формирование установки, говорит о том, что человека научили определенным образом думать, воспринимать и оценивать предмет, человека, идею, делает его более восприимчивым по отношению к одной информации и менее восприимчивым к другой. Так как установки, несмотря на то, что формируются, в том числе и на основе мышления, направляют когнитивные процессы и процессы восприятия.