1. Дневная выручка фирмы составила 194 300 руб, из них:
- в кредит были проданы – товары на сумму 38 700 руб;
- оплачены с помощью платежных карт – 19 000 руб.
2. В этот день в кассу вернуло деньги подотчетное лицо в сумме – 2 100 руб.
3. Была выдана заработная плата штатным сотрудникам за ноябрь 2008г в сумме – 74 320 руб.
4. В этот же день до снятия Z-отчета покупатель вернул товар на сумму 14 100 руб, купленный в этот же день, и из-за брака - на сумму 5 800 руб, купленный 24 ноября 2008г без кассового чека (в наличии только товарный чек).
5. Оставшуюся после возврата сумму кассир подготовил и сдал инкассаторам.
6. Главный бухгалтер фирмы в этот же день произвел расчет лимита остатка наличных денежных средств в кассе на 2009 год.
Ежедневно в своем журнале кассир – операционист фиксирует выручку на начало и конец смены, а также суммы, оплаченные по платежным картам, оформленные в кредит или возвращенные покупателям. Подотчетное лицо отчиталось на сумму авансового отчета, неизрасходованная часть денежных средств была возвращена в бухгалтерию.
На сумму, возвращенную от подотчетного лица, оформляется приходный кассовый ордер №110 (см. Приложение 5), регистрируется в журнале регистрации, проводка:
| Дебет | Кредит | Сумма | Содержание операции |
| 71 | 50 | 3 100 | выданы денежные средства под авансовый отчет на покупку канцелярских товаров |
| 44 | 71 | 1 000 | представлен авансовый отчет |
| 50 | 71 | 2 100 | Неизрасходованные денежные средства возвращены подотчетным лицом в кассу |
На суммы, оплаченные по платежным картам и оформленные в кредит оформлять ПКО не нужно. В бухгалтерском учете фирмы данные хозяйственные операции отражены следующим образом:
| Дебет | Кредит | Сумма | Содержание операции |
| 62 | 90-1 | 19 000 | отражена реализация товаров с использованием платежных карт |
| 62 | 90-1 | 38 700 | отражена реализация товаров с помощью потребительского кредита |
| 57-2 | 62 | 19 000 | отражен факт покупки с использованием платежных карт |
| 57-3 | 62 | 38 700 | отражен факт расчета с помощью потребительского кредита |
| 02 декабря | |||
| 51 | 57-2 | 18 715 | зачислены на расчетный счет денежные средства, оплаченные платежными картами за минусом торговой уступки (19 000 х 1,5%) |
| 76 | 57-2 | 285 | начислена торговая уступка банку |
| 91-2 | 76 | 285 | сумма торговой уступки отражена в составе операционных расходов |
| 51 | 57-3 | 38 700 | зачислены на расчетный счет денежные средства, оформленные с помощью потребительского кредита |
Журнал кассира – операциониста кассир заполнил следующим образом (см. Приложение 7). В конце дня на сумму наличной выручки оформляется ПКО (см. Приложение 8) и делается проводка:
| Дебет | Кредит | Сумма | Содержание операции |
| 50 | 90-1 | 122 500 | Розничная выручка |
При закрытии каждой смены снимаются показания фискальной памяти (распечатывается Z-отчет). На его основании заполняется справка - отчет кассира – операциониста по форме № КМ – 6 (см. Приложение 9).
В этот день наличные из кассы расходовались на различные цели, что было оформлено соответствующими документами и расходными кассовыми ордерами.
Рассмотрим эти операции и первичные документы по ним.
Чтобы выдать покупателю деньги из кассы, кассиру нужен возвращенный чек с подписью директора, его заместителя или заведующего магазином.[24] В конце рабочего дня приказом директора организации была назначена комиссия из главного бухгалтера и кассира – операциониста (должность старшего кассира в штатном расписании организации отсутствует). Комиссия составила акт по форме № КМ-3 (см. Приложение 6) и вместе с погашенным кассовым чеком на сумму 14 100 руб., наклеенным на лист бумаги, передала в бухгалтерию.
Сумму дневной выручки кассир уменьшил на 14 100 руб. – она стала равна 180 200 руб (194 300 руб – 14 100 руб). А эти 14 100 руб кассир отразил 05 декабря в графе 15 журнала кассира – операциониста (см. Приложение 7).
Так как второй покупатель из–за брака возвращал товар не в день продажи и без кассового чека, то деньги ему следовало выдать только из главной кассы.[25] Покупатель написал заявление, предъявил паспорт и по расходному кассовому ордеру №122 (см. Приложение 10) получил деньги. На сумму возврата необходимо сторнировать проводку:
| Дебет | Кредит | Содержание |
| 50 | 90-1 | розничная выручка |
| 90-1 | 50 | сторнирована проводка на сумму возврата |
Выдача заработной платы сотрудникам производится по платежной ведомости (Приложение 11). 1 декабря деньги получили все сотрудники, поэтому кассир полностью заполнил ведомость, оформил РКО на выдачу и сдал документы в бухгалтерию.
| Дебет | Кредит | Сумма | Содержание операции |
| 50 | 90-1 | 122 500 | розничная выручка |
| 70 | 50 | 74 320 | Выдана заработная плата сотрудникам |
Расходным кассовым ордером №123 (см. Приложение №12) оформлен расход наличных из кассы на выдачу заработной платы за ноябрь. В расходном кассовом ордере указываются сумма заработной платы, выданная работникам, и номер платежной ведомости. Расходный кассовый ордер №123 хранится с копией листа кассовой книги, гасится штампом или надписью «Оплачено». В кассовой книге сделана запись (см. Приложение 13), в журнале регистрации зарегистрирован РКО №123. Наличные выданы по платежной ведомости.
В кассе организации должна храниться только сумма, не превышающая лимит, который для данной организации установлен в размере 54 100 руб 00 коп. У организации оформлен договор инкассирования выручки с обслуживающим банком. Ежедневно кассир заполняет препроводительную ведомость в 3-ех экземплярах (1-й - в сумку, 2-ой - инкассатору, 3-ий остается у кассира с отметкой инкассатора). Проводки, оформляемые в данном случае:
| Дебет | Кредит | Сумма | Содержание операции |
| 50 | 90-1 | 122 500 | розничная выручка |
| 57-1 | 50 | 42 380 | сдана наличная выручка инкассаторам |
На сумму выручки, сданную инкассаторам, оформляется РКО №124 (см. Приложение 14), регистрируется в журнале (см. Приложение 15), записывается в кассовую книгу.
Расчет лимита остатка кассы на 2009 г
Для расчета необходимы следующие исходные данные:
- часы работы с 11-00 до 20-00 без выходных (9 часов);
- с 01.09.08 по 30.11.08 ( 91 день) выручка составила – 7 114 083;
- выплаты наличными деньгами – 644 551 руб, из которых:
- 429 823 руб. – зарплата сотрудников;
- 93 000 – возвращено покупателям по претензиям;
- 121 728 – потрачено на хозяйственные нужды
- сдача денежных средств осуществляется с помощью инкассаторской службы обслуживающего банка ежедневно в 17.00.
Показатели расчета:
- Среднедневная выручка:
7 114 083 руб. : 91 дн. = 78 177 руб.
- Среднечасовая выручка:
78 177 руб. : 9 ч = 8 686 руб.
- Среднедневной расход:
(644 551 руб. – 429 823 руб.) : 91 дн. =2 360 руб.
- Запрашиваемый лимит остатка наличности:
8 686 х 4 ч (3 ч до закрытия магазина + 1 час на формирование сумки)= 34 744 руб.
Заполненная форма представлена в Приложении 16.
Денежные средства находятся в постоянном движении. Ими рассчитываются с поставщиками и подрядчиками, с покупателями, с заказчиками, с бюджетом и внебюджетными фондами, с банками, с работниками, с различными юридическими и физическими лицами. Платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств, для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, а в условиях инфляции – и к прямым потерям за счет их обесценивания. Поэтому эффективное управление денежными потоками имеет важное значение для всей предпринимательской деятельности организации.
Все это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности организации.
Основными функциями бухгалтера по учету денежных средств являются:
- обеспечение контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;
- эффективностью использования собственных и заемных денежных средств;
- обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.
Поэтому основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:
- контроль правильности документального оформления, законности и целесообразности операций с наличными и безналичными денежными средствами, полное и своевременное отражение их в учете;
- обеспечение сохранности денежных средств и документов в кассе, регулярное проведение инвентаризаций, выявление их результатов и организация своевременного взыскания с виновников недостач;
- обеспечение своевременности, полноты и достоверности расчетов по всем видам платежей и поступлений, взыскание дебиторской и погашение кредиторской задолженностей;
- выявление возможностей более рационального использования и вложения свободных денежных средств.
На примере ООО «ХХХ» были рассмотрены основные банковские и кассовые документы, применяемые предприятиями в сфере розничной торговли.
1. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов/ Ю.А. Бабаев, И.П. Комисарова, В.А. Бородин; Под ред. проф. Ю.А. Бабаева, проф. И.П. Комисаровой.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2005.-527с.