И в самих городах, где проходят выставки, можно использовать городскую рекламу в интересах собственной уличной рекламы.
Для раздачи печатных изданий (приглашений, проспектов, рекламных листков) на входе или на территории выставки требуется (возможно, за плату) разрешение от компании по организации выставок.
Экспоненту отчасти предоставляется возможность через распределительную службу устроителей выставки связаться с другими экспонентами - например, при помощи проспектов, приглашений и т.д.
Развлекательные мероприятия на стенде
Выставка, как событие, подразумевает и переживание происходящего на стенде. Поэтому развлекательные мероприятия - такие, как. например, публичные встречи со знаменитостями (ток-шоу) - привлекают посетителей. Но это не должно превращаться в публичный балаган или в шоу ради шоу. Нужно, чтобы это было связано с товарами. Так, пантомима может демонстрировать преимущества представленных товаров; тогда она включится в общую концепцию выставки и окажется рекламой для привлечения посетителей.
При всем том и самые удачные мероприятия окажутся напрасными, если хозяева или сотрудники стенда не ведут себя так, чтобы посетитель действительно чувствовал себя званым гостем. Несмотря на шоу или развлечения, ни собственная работа, ни работа соседнего стенда не должны нарушаться.
Работа с прессой
Работа с прессой - это эффективное и недорого стоящее средство для того, чтобы привлечь внимание общественности к предприятию и его продукции, а также к участию в выставке. Однако, работа с прессой не может считаться рекламой с другими средствами и поэтому заменить рекламные кампании. Так, опубликование информативной заметки в печати - полной ли, сокращенной ли, измененной, с фотографиями или без - не может быть твердо запланировано, в то время как в объявлении и собственно содержание, и сфера рекламы могут быть твердо определены.
Сообщения в печати
Специализированные выставки - это, в первую очередь, место для представления новинок, улучшенных товаров и способов их применения. Попытки "подсунуть старье" в прессу приносят впоследствии одни только убытки. Но всего лишь тот факт, что предприятие принимает участие в выставке - это еще не та новость, которая заслуживает сообщения. Написание информации для печати при соблюдении некоторых правил становится простейшим делом.
Информация для печати должна объективно представлять новинки или технологию, здесь ни в коем случае не может быть ни рекламной эйфории, ни превосходных степеней на каждом слове. Как стимул для редакции (и для читателя), суть сообщения должна быть сформулирована уже в заголовке, а текст - содержать ответы на известные вопросы:
Кто?
Когда и где?
Что?
Как?
Почему?
Кто?
Предприятие и полное название фирмы, ее местоположение надо указать прямо в тексте (а не только в качестве адреса отправителя).
Когда и где?
На какой торговой ярмарке или выставке, полное название, дата, место, стенд.
Что?
Описание товара, достижения, способа применения в позитивно-нейтральном стиле. Новизна технических деталей или уникальность товара должны быть подчеркнуты.
Как?
Как функционирует этот вид продукции? Как он может быть применен, какими целевыми группами?
Почему?
Почему эта информация будет интересна читателю: новинки, усовершенствования, новые способы применения, первый случай импорта, шансы на экспортирование.
Чтобы составить информационный текст для прессы, нужно выполнить следующие требования:
на верхней кромке страницы нужно обозначить, что это - информация для прессы и поставить число
название должно выражать основную суть текста и вызывать интерес к чтению (возможны два-три различных заголовка)
сделать текст как можно более кратким, главное должно быть написано в начале (редактор сокращает с конца); обычно при точных формулировках вполне достаточно одной стандартной страницы
добиться согласия покупателей и поставщиков, если затронуты их права
печатать текст с интервалом в 1.5 строки
оставить на странице широкие поля (понадобится для редакционной правки)
ни в коем случае не писать на обороте страницы
на второй странице написать снова число и заголовок, возможно, скрепить страницы
точные сведения об отправителе, включая номера телефона, телефакса, сведения о постоянном сотруднике (а также наименование павильона и стенда, как и общие номера телефонов выставки)
для специальной прессы по возможности приложить выразительную черно-белую фотографию размером 13х18 см (подпись для фотографии - на обороте на самоклеющейся этикетке)
срок отправки информации в специальные издания - не позднее, чем за восемь-десять недель до выхода журнала (если это ежемесячник), а еще лучше - раньше
Для разных средств информации нужны разные сообщения. Если специальные издания преимущественно готовы опубликовать технические решения, то ежедневная пресса интересуется экономическими данными, а также пользой для покупателя или конечного потребителя. Ежедневные газеты в тех городах, где находятся резиденции фирм, публикуют также сообщения, например, об успехе на выставке или о крупных договорах.
В телевизионных репортажах речь идет прежде всего о таких товарах и темах, которые можно наглядно представить на экране и которые к тому же отвечают интересам широкого зрителя. Для интервью в радиопередаче нужны компетентные собеседники.
Чтобы создать распределитель для прессы, целый ряд устроителей выставки предоставляет в распоряжение участников список важнейших специальных журналов. Этот основной распределитель во время выставки пополняется за счет контактов с прессой.
Сведения о товарах - для прессы
Почти на всех специализированных выставках для прессы выпускаются "Сведения о товарах". Экспонент получает от администрации особый бланк, в который заносятся короткие и информативные тексты о новинках и усовершенствованиях. Эти тексты также могут быть написаны на иностранных языках и напечатаны.
Администрация выставки берет на себя обработку и, соответственно, тиражирование этих информационных сообщений, кото-рые далее передаются представителям специальной прессы. Рекламные тексты или рассуждения об истории фирмы здесь тоже неуместны.
Папка для прессы
Папка, то есть подборка информации для прессы, должна находиться на стенде и содержать исчерпывающую информацию - также и на иностранных языках - и внутренние материалы (отзывы). Здесь же должны быть черно-белые фотографии размером 13х18 см, которые снабжены короткой подписью к изображению (на самоклеющейся этикетке) с обратной стороны. После окончания всего мероприятия папки из распределителя нужно разослать по тем редакциям, представители которых не пришли на выставку.
Работа с прессой на стенде
На стенде нужно назначить пресс-референта или определенного сотрудника ответственным за связь с прессой. Этот сотрудник следит также и за тем, чтобы на стенде были в достаточном количестве папки для прессы и чтобы боксы для прессы в пресс-бюро выставки были заполнены. Высказанные во время выставки пожелания о получении дальнейшей информации должны быть немедленно исполнены.
Если в программе работы стенда есть особенно эффектные моменты, если достигнуты какие-либо важные результаты (договоры, кооперация), то имеет смысл войти в контакт с отделом прессы в администрации выставки, который, возможно, сумеет привлечь внимание средств информации именно к этим фактам.
Журналистов тоже надо своевременно пригласить на стенд. После окончания мероприятия контакт можно укрепить при помощи короткого благодарственного письма, к которому прилагается и собственная заключительная информация для прессы.
Пресс-боксы
В пресс-бюро выставки в распоряжение экспонентов предоставлены (частью за плату) пресс-боксы, куда можно раскладывать информационные материалы для прессы и т.д. Сюда нужно класть по возможности мало материалов типа проспектов, здесь должна быть конкретная информация, при посредстве которой журналист будет завлечен на стенд. Дорогостоящее оформление папок для прессы не требуется, важно их содержание. В разложенных по боксам информационных материалах должны быть указаны наименование павильона и стенда, а также имя ответственного сотрудника.
Пресс-конференции
Приглашенные приходят на пресс-конференцию в ожидании интересных и новых высказываний. Если дело только в расширении контактов с представителями печати, то можно устроить для прессы неформальную встречу или прием.
Время встречи с прессой должно быть согласовано с администрацией выставки, которая координирует назначенные часы и предотвращает возможные совпадения. Помещения можно арендовать на территории выставки, а угощение берет на себя служба питания.
При подготовке к пресс-конференции нужно обратить внимание на следующие моменты:
информативное значение темы
докладчики и выступающие
согласовать время встречи (дата, час)
своевременно послать приглашение (с ответной открыткой)
резервировать помещение, оборудование и обстановку (место, где можно писать, аудиовизуальные средства, доска с отрывными листами, демонстрационная площадка)
подготовить папки для прессы со списком докладчиков (звание, имя, фамилия, занимаемая должность на предприятии)
краткие, доступные сообщения
выделить время для дискуссии
угощение в зависимости от времени дня