Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов
Аудит, бухучёт, налогообложение - Источник:
Поделиться | Автор: Н.Ш. Шустрова, генеральный директор аудиторской фирмы "СЛАГОС", член Палаты налоговых консультантов
Источник: Журнал
ВВЕДЕНИЕ
Еще несколько лет тому назад торговля горюче-смазочными материалами (ГСМ) была распространена в сфере довольно узкого круга предприятий и организаций. Однако в настоящее время в силу своей практически 100-процентной ликвидности и высокой рентабельности данный вид предпринимательской деятельности превратился в один из самых популярных. Множество предприятий и организаций, никогда ранее не занимавшихся торговлей ГСМ, оказались вовлеченными в этот процесс. Поэтому у многих организаций возникают вопросы, связанные с особенностями правового регулирования и налогообложения деятельности по производству и реализации ГСМ.
Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ): бензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также расходы на другие технические и специальные жидкости, применяемые при эксплуатации транспортных средств, являются ежедневными расходами предприятий, которые используют автотранспорт в хозяйственной деятельности.
Бухгалтерский учет ГСМ ведется в соответствии с ПБУ 5/011. Планом счетов и Инструкцией по его применению2 предусмотрено отражение учета ГСМ на счете 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо». На этом субсчете учитываются наличие и движение ГСМ, предназначенных для эксплуатации транспортных средств.
Предприятия могут открывать к субсчету «Топливо» отдельные субсчета для учета топлива на складе, топлива в баках автотранспорта, топлива по талонам, топливным картам и т.д.
Например, на счете 10-3, субсчет 1 «Топливо на складах» учитываются наличие и движение всех видов ГСМ, полученных для эксплуатации транспортных средств: по дебету отражается поступление ГСМ на основании первичных учетных документов, по кредиту производится списание ГСМ на основании ведомостей учета выдачи ГСМ, требований, лимитно-заборных ведомостей, накладных.
Отпуск ГСМ материально ответственным лицам и водителям отражается проводкой Д 10-3, субсчет 2 «Топливо в баках транспортных средств» — К 10-3-1. Иными словами, на счете 10-3- 2 учитываются ГСМ, полученные водителями.
Счет 10-3, субсчет 3 «Нефтепродукты по талонам и топливным картам» предназначен для учета талонов на ГСМ, если договором заправки, заключенным с поставщиком ГСМ, предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов и топливных карт. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении.
Для получения более точного аналитического учета ГСМ по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов предприятия могут открывать субсчета третьего порядка. Например:
10-3-1-1 «Бензин на складе» — по маркам;
10-3-1-2 «Дизельное топливо на складе» — по видам;
10-3-1-3 «Специальные масла на складе» — по видам.
Учет поступления ГСМ на предприятие
Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях (АЗС)
Сотрудникам предприятия, имеющим право получать денежные средства под отчет на основании распоряжения (приказа) руководителя, выдаются из кассы наличные для приобретения ГСМ. Сумма таких средств обычно устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении — исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.
В бухгалтерском учете операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки ГСМ отражаются проводкой:
Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — К 50 «Касса» — выданы наличные деньги под отчет.
По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-13 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
К авансовому отчету прилагаются чеки ККТ, выдаваемые АЗС. Кассовый чек должен содержать:
наименование организации-продавца (АЗС);
ИНН организации-продавца;
номер кассового аппарата;
номер и дату выдачи чека;
стоимость ГСМ;
марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу.
Наличие чека ККТ с необходимыми реквизитами является основанием для отнесения в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Пример 1. Водителю предприятия выданы денежные средства под отчет на приобретение ГСМ в сумме 6000 руб. на период с 3 марта по 9 июля 2008 г. Водитель 10 июля представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением чеков ККТ на сумму 4720 руб., в том числе:
от 3 марта на сумму 1475 руб. (29,5 руб./ л Ч 50 л);
от 5 марта на сумму 1475 руб. (29,5 руб./ л Ч50 л);
от 7 марта на сумму 1770 руб. (29,5 руб./ л Ч60 л).
Остаток неиспользованных денежных средств (1280 руб.) водитель сдал в кассу.
В учете будут сделаны следующие записи:
Д 71 — К 50 — 6000 руб. — выданы денежные средства под отчет;
Д 10-3-2 — К 71 — 4720 руб. — отражено приобретение ГСМ;
Д 50 — К 71 — 1280 руб. — возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств.
Приобретение ГСМ по талонам
Для приобретения ГСМ по талонам предприятие заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через АЗС. Предприятие оплачивает поставщику авансом стоимость ГСМ. Продавец отпускает предприятию талоны на стоимость оплаченного топлива, на которых указаны их номинал в литровом выражении и марка топлива.
Передача талонов продавцом оформляется актом приемки-передачи, в котором указываются номера, серии и номинал талонов. В соответствии с условиями договора ГСМ отпускаются только работникам предприятия. Передача талонов третьим лицам не допускается.
Для получения, хранения и выдачи талонов сотрудникам предприятия приказом руководителя назначается материально ответственное лицо. После получения талонов материально ответственное лицо составляет приходный ордер по типовой межотраслевой форме № М-41. В нем указываются марка топлива, серии и номера полученных талонов, номинал талонов в литрах и их стоимость в рублях.
Талоны выдаются сотрудникам по требованию-накладной типовой межотраслевой формы № М-114, подписанному руководителем и главным бухгалтером. Повторно выдавать талоны можно лишь после полного отчета за ранее выданные.
Талоны выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором уполномоченным лицом в строке «Выдать горючее» указано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию. Выдача талонов отражается в ведомости учета выдачи талонов. На каждую марку топлива ведется отдельная ведомость. При сменной организации работы материально ответственных лиц на предприятии для учета движения ГСМ ведется книга учета талонов на топливо.
Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании срока, на который они были выданы, они возвращаются материально ответственному лицу. Этот сотрудник делает соответствующие записи в ведомости возврата талонов. В установленные руководством предприятия сроки материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет отчет о движении талонов и передает его в бухгалтерию.
Бухгалтерский учет оплаченных и полученных организацией талонов должен обеспечивать ведение учета по видам ГСМ и местам их нахождения. Аналитический учет ведется по видам бензина и материально ответственным лицам.
Бухгалтерский учет ГСМ, приобретенных по талонам, зависит от момента перехода права собственности на ГСМ к покупателю талонов, а также от вида талонов. Они могут быть литровыми или стоимостными. Если предприятие приобретает литровые талоны (на них указаны вид топлива и литраж), то изменение цен, происшедшее после оплаты талонов, не повлияет на оценку ГСМ в учете — они будут отражаться по цене приобретения.
Пример 2. По договору на поставку ГСМ по талонам предусмотрен переход права собственности на ГСМ в момент их оплаты. Торговым предприятием приобретено 20 талонов по 10 л на сумму 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.), которые переданы водителям для заправки. На конец месяца израсходовано все количество топлива.
В бухгалтерском учете приобретение талонов будет отражено следующими проводками:
Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — К 51 «Расчетные счета» — 5900 руб. — произведена оплата поставщику ГСМ;
Д 10-3-3 — К 60 — 5000 руб. — отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении на основании акта приемки - передачи и накладной;
Д 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» — К 60 — 900 руб. — отражен НДС по полученным талонам;
Д 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 2 «Расчеты по НДС» — К 19-3 — 900 руб. — принята к вычету сумма НДС по полученным талонам на ГСМ на основании счета-фактуры поставщика;
Д 71 — К 10-3-3 — 5000 руб. — отражена выдача 20 талонов под отчет водителям;
Д 10-3-2 — К 71 — 5000 руб. — отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС;
Д 44 «Расходы на продажу» — К 10-3-2 — 5000 руб. — списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.
Право собственности на ГСМ переходит к предприятию только при получении ГСМ на АЗС.
Пример 3. Предприятие перечислило поставщику ГСМ аванс в сумме 53 336 руб. (в том числе НДС — 8136 руб.). Все полученные талоны выданы работникам предприятия в текущем месяце. Автотранспорт предприятие использует для управленческих нужд. Расход ГСМ не превышает величины, исчисленной в соответствии с принятыми на предприятии нормами расходования ГСМ и пробегом автомобилей, указанным в путевых листах.