3. Та же “Теленеделя” двумя годами раньше разложила на полу газеты, а у стены поставила телевизор. На стенде больше никого и ничего. А не экране телевизора лицо девушки-диктора, рассказывающей о газете. Когда у стенда приостанавливался кто-либо из посетителей, диктор останавливала поток речи и обращалась к нему с экрана: “Подходите, берите газеты, это бесплатно. Что Вы смущаетесь, молодой человек? Да, Вы, в желтой маечке. Вот, так бы и раньше. Берите больше, вон там, левее, свежий номер...” и т.п. Вы, наверное, догадались, что это была не видеозапись, как у всех. Девушка и камера были замаскированы. Интерес к стенду был ошеломляющий. Появились даже “постоянные зрители”.
4. На выставке “REX-2000” полиграфическая фирма “Поле” представила новую услугу - высококачественную широкоформатную печать. На совершенно пустом стенде станок, из которого выходит полоса бумаги. На бумаге - цветочный луг, который постепенно переходит в маленькую клумбу из настоящих цветов (см. фото). Невооруженным глазом заметить переход сразу не удается. Нужно ли было еще что-то говорить стендистам о высокой разрешающей способности их техники? На моих глазах только за 30 минут работы стенда фирма получила 4 заказа.
Заметьте, все это - малобюджетные решения.
Тут я хочу дать вам по-настоящему дельный совет: на первых порах приглашайте опытного консультанта! Не скрою, прежде чем написать эту фразу, я хорошенько подумал. Во-первых, статья эта для того и пишется, чтобы дать вам возможность сделать все самим, не прибегая к помощи со стороны. А во-вторых, присутствует этический момент: мне, как консультанту, наверное, не слишком к лицу давать такую рекомендацию. Но креатив - очень важная часть разработки плана, от этого зависит все, вплоть до бюджета, здесь нужен определенный опыт. И потом, доктора же не стесняются своих рекомендаций “Не занимайтесь самолечением!”. Вот и я вам говорю: “Приглашайте специалиста”.
Шаг второй: планируем
Всю выставочную работу можно разделить на три этапа:
1. подготовка к выставке;
2. проведение выставки;
3. работа после окончания выставки.
Подготовка к выставке должна включать:
· выработку рекламной идеи
· составление плана выставочного стенда
· заключение договора с оргкомитетом, оформление заказа на оборудование и услуги
· изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов
· подготовку информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов
· подготовку стендистов и персонала
· составление сметы расходов
Проведение выставки включает:
· составление расписания работы персонала
· инструктаж персонала
· завоз и вывоз оборудования
· собственно работа на стенде
· организация учета посетителей
Работа после окончания выставки:
* регистрация посетителей, проявивших интерес к вашей продукции во время посещения выставки и поддержание контакта с ними
* подведение итогов выставки
* разбор допущенных ошибок, анализ удачных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)
Шаг третий: работаем с оргкомитетом.
Работа с оргкомитетом начинается сразу после принятия решения об участии вашей фирмы в данной выставке. Ваше согласие в участии оформляется подписанием договора-заказа. Вам необходимо предусмотреть выполнение оргкомитетом следующих работ:
* предоставление аренды выставочной площади (оборудованной/необорудованной);
* аренда и монтаж выставочного оборудования;
* установка розеток, дополнительного осветительного оборудования;
* предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, холодильника, телефона, столов, стульев;
* надпись на фризе (название вашей фирмы над вашей экспозицией);
* публикация материала в каталоге выставки;
* охрана.
В стандартный набор услуг входит также обеспечение персонала пропусками и бэджами, фуршет для руководства по случаю открытия. Под выражением «оборудованная выставочная площадь» обычно подразумевается наличие стен, коврового покрытия, одной розетки, фриза, пластикового стола и двух пластиковых стульев. Если Вы, действительно заботитесь об имидже своей фирмы, лучше эту мебель заменить своей, но более достойной.
Оргкомитет может предложить вам дополнительную выставочную мебель, витрины и другое оборудование, прошедшее несколько выставок и выглядящее не лучшим образом. Цены за эксплуатацию можно отнести к разряду паранормальных. К тому же оно сливается с общим фоном, поскольку выполнено из тех же комплектующих, что и весь стенд.
Если у Вашей фирмы приличный бюджет, если вы участвуете в выставках регулярно, имеет смысл позаботиться о собственном комплекте оборудования, выполненного на заказ. Вы можете его использовать многократно и стоимость, таким образом, будет уже не так велика. Вы знаете, что уже появились специальные телескопические конструкции, помещающиеся в сложенном виде в небольшой чемоданчик, а в разложенном создают экран в 6 кв.м и более.
Обо всех недоработках следует сразу же сообщать в оргкомитет. Желательно, что бы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль над их выполнением вел один представитель вашей фирмы, иначе могут возникнуть недоразумения, что затянет выполнение необходимых работ и может вызвать ненужные трения с представителями оргкомитета.
Никогда не считайте работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести какие-то изменения. Если изменение невозможно, учтите ошибки хотя бы на будущее и не повторяйте их на следующих выставках. Как говориться, не ошибается только тот, кто ничего не делает.
Шаг четвертый: готовимся
12 недель до выставки
* Выберите интересующую вас выставку
* Проанализируйте выставку. Какова ее общая тема? Кто будет ее посещать?
* Отправьте заявку
11 недель до выставки
* Соберите выставочную команду, чтобы совместно продумать план ее проведения
* Рассчитайте и утвердите бюджет выставки
* Укомплектуйте состав стендистов
10 недель до выставки
* Начните планировать экспозицию
* Проконсультируйтесь с дизайнерами
* Держите постоянную связь организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех изменений
9 недель до выставки
* Продолжайте оформление выставочного стенда
* Проведите еще одно собрание с вашей выставочной командой
* Подкорректируйте бюджет
8 недель до выставки
* Проведите тренинг стендистов
* Поработайте с выставочной командой над экспозицией
* Подключайте отдел рекламы. Введите их в курс дела и разработайте проект по рекламе и продвижению вашего участия в выставке
7 недель до выставки
* Завершайте работу по дизайну и графическому оформлению
* Изготовьте рекламную продукцию, которую будете использовать на выставке
* Закажите оборудование, необходимое для выставки
6 недель до выставки
* Проведите собрание со своей командой
* Совместно с вашим рекламным отделом разработайте пресс-релизы и методы работы со СМИ
* Договоритесь о доставке всех выставочных материалов и оборудования
5 недель до выставки
* Организуйте обучение персонала работе в выставочных условиях
* Заполните все формы и бланки по сервису (канцелярские принадлежности, ковровое покрытие, уборка, электричество, грузчики, телефоны, компьютеры, охрана и т.д.)
* Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей
4 недели до выставки
* Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности
* Окончательно распределите персонал
* Составьте расписание работы
3 недели до выставки
* Усиливайте предвыставочную маркетинговую программу. Разошлите персональные приглашения потенциальным клиентам и заказчикам
* Проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения, если это необходимо;
* Активизируйте предвыставочную подготовку персонала
2 недели до выставки
* Проведите заключительную репетицию с вашей командой. Будьте готовы к любым неожиданностям
1 неделя до выставки
* Проводите ежедневные собрания для контроля над подготовкой к открытию выставки.
* Договоритесь о демонтаже экспозиции после выставки
1 день до выставки
* Начистите туфли, погладьте костюм и примите успокоительное
Шаг пятый: подбираем персонал.
Для работы на выставках отбирают персонал, обладающий такими качествами:
· умение и желание общаться с людьми;
· знание продукции фирмы ее истории, направлений деятельности;
· выносливость;
· привлекательная внешность.
О последнем пункте следует сказать особо. Последнее время все большее количество фирм слишком большое значение придают “длинным ножкам и большим глазкам”, забывая, что чрезмерно красивая внешность часто отвлекает от экспонатов, выставленных на стенд, или, как говорят профессионалы, «вампирит».
Те, кто регулярно «выставляется» на Украине не мог не запомнить консультанта из Киевского «Бюро Маркетинговых Технологий» Машу Ганженко. Она сама становилась в павильон вместе со стендистами фирмы-клиента. Яркая стройная высокая длинноволосая брюнетка с шикарной белозубой улыбкой, она в течение 10 минут одним своим видом останавливала движение по проходу, в течение получаса собирала у стенда мужчин всех ориентаций, а через час полностью блокировала работу выставки.
Да, к вечеру у нее было не менее сотни визиток и такое же количество приглашений провести вечер. Но редко кто из владельцев этих визиток мог припомнить, у какого стенда шел разговор. За это ли деньги экспонента плачены?