Организационный процесс при участии в выставке делится на три этапа: подготовка, работа стенда и последующая обработка данных. Даже если начало выставки еще очень далеко, времени на подготовку должно быть отведено достаточно много.
В плане сроков выполнения работ должны быть определены все виды деятельности - в зависимости от конкретных задач - в четкой временной последовательности. Затраты времени на выполнение работ тоже должны быть рассчитаны. Вместе с датами исполнения и завершения учитываются все сроки, которые только могут быть запланированы заранее, включая установленные устроителем выставки сроки монтажа и разборки.
Общее количество необходимого времени обусловлено теми сферами деятельности, которые требуют планирования на долгий срок вперед (концепция стенда, экспонаты). Остальные виды деятельности рассчитываются с некоторым зазором, то есть срок начала данной работы может изменяться в соответствии с необходимым для ее выполнения количеством времени.
План нужно составить так, чтобы в него вошли все те важнейшие моменты, без которых не обойтись, если хочешь по-настоящему подготовиться к выставке:
Определение значения выставки в системе маркетинга
Сбор информации о Германии как стране выставок
Конкретизация целей участия в выставке
Отбор и принятие решений
Составление сметы расходов
Организационный процесс
Привлекательный выставочный стенд
Хорошо организованная работа стенда
Соответствующая реклама и паблик рилейшнз
Тщательная последующая обработка данных
Индивидуальное участие в выставке со своим собственным стендом дает самые большие шансы для успешной презентации. Но для "первого выступления" на арене выставки можно выбрать и другие формы участия, причем они освободят новичка от многих организационных хлопот.
Государственные учреждения, союзы и другие институты - например, Торгово-промышленная палата - организовывают вместе с имеющими достаточный опыт устроителями выставок совместное участие отдельных стран или отраслей, или же общие стенды многих экспонентов под одной крышей. Такая форма участия - выгодная возможность без особых финансовых и временных затрат приобрести опыт на выставке.
Участие в качестве субэкспонента на стенде дружественного предприятия тоже может быть для начала полезно, так как знакомит с практикой выставки. При этом выставляемые субэкспонентом товары должны соответствовать номенклатуре. Данные о субэкспонентах точно так же вносятся в каталог.
Выбор экспонатов и выставочной программы
Выставочная программа вырабатывается согласно целям маркетинга и самой выставки.
Цель участия в выставке: увеличение сбыта
Все экспонаты действительно должны поставляться в пределах отведенного для этого времени.
Цель участия в выставке: демонстрация технического прогресса, инноваций и дизайна
Выставляемые предметы должны соответствовать новейшим техническим и эстетическим стандартам (на выставках не место лежалому товару!). Товарные новинки должны функционировать безупречно и быть действительно применимыми на практике.
Цель участия: продемонстрировать соответствие рекламных заявлений - технической функциональности и технической надежности товара - даже при неординарных обстоятельствах.
Специально подчеркиваются высокий уровень прогресса и особые функции отобранных для этого станков и приборов, а также способы их применения.
Выставочная программа вытекает из ответов на нижеследующие вопросы:
Следует ли представлять полный спектр продукции/услуг или лишь отдельные, выразительно представленные проблемные решения?
Что обязательно следует показать на выставке?
Какие продукты/услуги являются новыми, улучшенными, превосходят конкурентов?
Какие моменты следует особо подчеркнуть?
Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы?
Учтены ли актуальные тенденции (экономически, технически)?
В порядке ли дизайн, окраска, упаковка?
Нужно ли изготовить специальные модели для выставки?
Что должны разъяснять текстовые табло, дисплеи, видеоматериалы?
Могут ли товары быть показаны в действии, близком к реальной практике?
Какие вспомогательные средства и оборудование для этого нужны (электрический ток, газ, сжатый воздух)?
Сколько места для этого нужно?
Потом по списку экспонатов определяется необходимое количество места и общая концепция стенда.
Места на многих немецких выставках "расходятся" очень быстро. Рекомендуется поэтому заблаговременно подавать заявку об участии в выставке. Прием заявок заканчивается за шесть-восемнадцать месяцев (в зависимости от цикла) до начала мероприятия. Поскольку в заявке нужно указывать необходимое количество площади, то на основании списка экспонатов должна быть сразу выработана приблизительная концепция стенда.
Для регистрации экспонент получает от организатора выставки следующие документы и информацию:
Планы территории
Планы павильонов
Документы для регистрации
Документы об услугах
Предлагаемые места для стенда
Условия проведения выставки
Инструкции
В заявке нужно указать следующие данные:
минимальные и максимальные размеры стенда (в м2)
расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура) габариты стенда (длина и ширина)
тип стенда (в ряду, угловой, головной или блок-стенд)
отклонения от заранее заданной схемы распределения места
конструкцию (одно- или двухэтажный стенд)
данные о выставляемых товарах (структура по отраслям)
субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы
данные о количестве ожидающихся отходов и их виды
При совместном участии в выставке заявку подает то учреждение, которое занимается в этом случае организационными вопросами.
В документе об условиях участия в выставке регулируются такие пункты договора как: допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможное расторжение договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.
В технической части намечаются сроки и даются инструкции по монтажу и разборке, указания по оформлению стенда, характеристики строительных материалов, которые разрешено применять, обязательства по избежанию излишних отходов и их вторичному использованию, высота стенда, допусти-мая нагрузка на занимаемую поверхность, называются технические установки для обслуживания стенда, даются указания по поводу показов и рекламы на стендах, противопожарной охраны, предупреждения несчастных случаев и требований техники безопасности, материальной ответственности и страхования.
В случае отказа от участия в выставке выплачивается неустойка в разных размерах - в зависимости от конкретных сроков. В случае отказа от участия незадолго до мероприятия, возможно, при определенных обстоятельствах придется выплачивать полную сумму арендной платы за стенд.
Требования техники безопасности
Для ввоза технических средств на выставку также существуют определенные инструкции, где предъявляются высокие требования к технике безопасности. Выставляемые приборы, которые предполагается продать в Германии, должны соответствовать требованиям. На выставочном стенде нужно поместить следующее объявление: "Данная продукция поставляется в исполнении, которое соответствует требованиям страны-импортера".
На немецких выставках большую роль играет торговля третьих стран. Если экспонат предназначен исключительно для этих стран и поэтому сконструирован соответственно их требованиям к технике безопасности, то написано должно быть так: "Только для экспорта вне пределов Федеративной Республики Германия".
В принципе экспонент должен сам позаботиться о достаточной страховой защите. Поскольку участие в выставке во многих отношениях связано с риском, уже несколько десятилетий назад была разработана специальная система страхования на выставках. Организатор выставки несет только общую материальную ответственность за ущерб, нанесенный человеку или имуществу.
Страховка экспонента, действующая в течение выставки, обеспечивает покрытие ущерба во время транспортировки и пребывания на выставке и может быть заключена через типовой договор с организатором. Выставочная страховка защищает от всех опасностей, которым может подвергаться имущество экспонента, стенд и оборудование стенда, начиная от момента транспортировки с фирмы экспонента, далее монтажа и всего периода выставки, вплоть до разборки и возвращения имущества на место его постоянного хранения.
Страховка вступает в действие в случае нанесения ущерба при погрузке-разгрузке, во время транспортировки или пребывания на месте, при разборке и собственно на выставке. Ущерб, нанесенный публикой на выставке, тоже будет возмещен. Дополнительно может быть заключен договор о страховании материальной ответственности экспонента.
Предложение сервисных услуг экспоненту
В принципе устроитель и делом, и советом помогает экспонентам, особенно тем, кто впервые участвует в выставке, в решении всех организационных и технических вопросов.
Вместе с документом об условиях участия в выставке или с подтверждением о выделении стенда экспоненту пересылаются формуляры заказа на разнообразные сервисные услуги. Помимо вспомогательных средств для работы с прессой и рекламы, у самого организатора или у фирм, с которыми он заключил договоры, можно сделать заказ на целый ряд услуг - бесплатно или по твердым расценкам.
Сюда входят:
арендованный стенд
прокат мебели, кухонного оборудования, покрытий для пола, осветительных приборов, аудиовидеотехники