Для хранения, приема и выдачи денежных средств в ТОО «Гарант» имеет кассу установленную правилами ведения кассовых операций, разработанной самостоятельно организацией в соответствии с учетной политикой.
Касса – это специально оборудованное помещение, которое обеспечивает сохранность денег в помещении, а также при доставке их из учреждения банка. Кассовые операции ведет кассир, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель обязан ознакомить его с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной индивидуальной ответственности. Кроме того, предусмотренные в договоре обязанности и ответственности сторон скрепляются подписями представителя администрации и кассира. При отсутствии кассира ведение кассовых операций осуществляет бухгалтер, с которым также заключается договор о полной материальной ответственности.
В ТОО «Транстехносервис» учет наличности в кассе в национальной валюте ведется в соответствии со Стандартом бухгалтерского учета №24 «Организация бухгалтерской службы» (СБУ24). В кассу организации наличные денежные знаки поступают с банковского счета в банке, а также в результате платежей наличностью за выполненные работы и услуги, при возврате ранее выданных сумм и т.п. Организация получает наличные деньги со своих расчетных счетов, для этих целей им в банке выдаётся чековая книжка. Выписывая чек, организация обязана указать в нем назначение требуемой суммы (на выплату заработной платы, на пособие или на хозяйственные расходы и др.).
Кассовые операции по приему наличных денег оформляется приходным кассовым ордером (ПКО), который подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным им. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. При приеме денег от отдельных лиц им выдается квитанция с подписями ответственного работника бухгалтерии и кассира, а ордер остается в кассе, и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Операции, связанные с выдачей наличных денег оформляется расходным кассовым ордером (РКО) или другими документами платежные ведомости, заявление на выдачу денег.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. ПКО, РКО и заменяющие их документы заполняются чернильной или шариковой ручкой (кроме красного и зеленого цвета) либо текст печатается на машинке. В этих документах не допускается никаких помарок, исправлений. В ПКО, РКО указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. До передачи в кассу ПКО, РКО регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных документов.
При получении ПКО, РКО кассир обязан проверить:
· наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на РКО – и подпись руководителя;
· правильность оформления документов;
· наличие перечисленных в документах приложений.
Все операции по поступлению и расходованию кассир записывает в кассовую книгу, которая открывается на 1 год. При открытии все листы книги пронумерованы, прошнурованы, и общее количество листов указано на последней странице кассовой книги. Книга опечатана печатью и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя Записи в кассовой книге ведутся через копирку в 2 экземплярах. До начала записи ПКО, РКО в кассовой книге указывается остаток денег до начала дня. Вторые экземпляры листов кассовой книги являются отрывными и служат отчетом кассира. Отчет сдается в бухгалтерию вместе с приложенными к нему первичными документами (ПКО, РКО). Если в организации совершается ежедневно немного кассовых операций, то кассовые отчеты могут составляться 1 раз в 3-5 дней. В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книге итоги и выводит остаток на конец дня. Подчистки и неоговоренные исправления в книге не допускаются. Принятые от кассира отчет и документы проверяются работниками бухгалтерии, а контролирует за правильное ведение кассовой книги главный бухгалтер. При обнаружении выдачи из кассы денег, не подтвержденных распиской получателя в РКО, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира, при этом выписывается расходный кассовый ордер на имя кассира. Если сумма наличных денег не оприходована приходным кассовым ордером, то они считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации путем выписки приходного кассового ордера. Возможная корреспонденция счетов по учету денег представлена в таблице 2
Таблица 2
Возможная корреспонденция счетов типовых операций по учету денег в кассе организации
| № п/п | Содержание операции | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Поступление денег в кассу | ||
| 1,1 | В счёт погашения дебиторской задолженности | 451 | 301,321 – 323 |
| 1,2 | По векселю на сумму основного долга | 451 | 302 |
| 1,3 | По начисленным вознаграждениям | 451 | 332 |
| 1,4 | В счёт погашения прочей дебиторской задолженности | 451 | 333,334 |
| 1,5 | По неиспользованным авансам | 451 | 351 - 353 |
| 1,6 | Числящихся в пути | 451,452 | 411 |
| 1,7 | С карт – счетов в банках | 451 | 423 |
| 1,8 | С текущих, корреспондентских счетов банке | 451,452 | 431,432,441 |
| 2 | Отражение курсовой разницы в результате изменения рыночного курса обмена валют | 452 | 725 |
| 3 | Выявление излишка денег в кассе при инвентаризации | 451,452 | 727 |
4, | Выданы из кассы подотчётные суммы | 333 | 451,452 |
| 5 | Деньги из кассы, сданные на текущий, корреспондентский счёт и другие банковские счета | 423,431,432,441 | 451,452 |
| 6 | Погашение | ||
| Продолжение таблицы 2 | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 6,1 | Займов | 601 – 603 | 451 |
| 6,2 | Задолженности по начисленным дивидендам и доходам участников | 621 – 623 | 451 |
| 6,3 | Задолженности по налогам, сборам и другим обязательным платежам в бюджет | 631,633 – 639 | 451 |
| 7 | Выдана из кассы заработная плата и другие выплаты | 681,682 | 451 |
| 8 | Выявлена недостача денег в кассе при инвентаризации | 845 | 451,452 |
2.2 Учет денежных средств на текущих, корреспондентских счетах в банках и на карт-счетах.
Деньги организации, как собственные, так и заемные, за исключением переходящих остатков денег в кассе, обычно хранятся на счетах в банках. Для открытия банковского счета организация заключает договор с соответствующим банком по приему депозита и совершению банком операций,связанных с :
1) обеспечением наличия и использования банком денег, принадлежащих клиенту (данной организации);
2) принятием (зачислением) денег в пользу клиента (данной организации);
3) выполнением распоряжения клиента (данной организации) о переводе денег в пользу третьих лиц в порядке, предусмотренном договором банковского счета или договором банковского вклада;
4) исполнением распоряжения третьих лиц об изъятии денег клиента (данной организации), если это предусмотрено договором баковского счета или договором банковского вклада;
5) осуществлением приема от клиента (данной организации) и выдачи ему наличных денег в порядке,установленном договором банковского счета или банковского вклада;
6) представлением по требованию клиента (данной организации) информации о сумме денег клиента в банке и произведенных операциях в порядке, предусмотренном договором банковского счета или договором банковского вклада;
7) выплатой вознаграждений в размере и порядке, определяемых договором банковского счета или договором банковского вклада;
8) осуществлением иного банковского обслуживания клиента (данной организации) предусмотренного договором, законодательством и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.
Банковские счета открываются при заключении между банком и организацией (клиентом) договора банковского вклада. Банковские счета подразделяются на текущие и сберегательные.
ТОО «Транстехносервис» в соответствии с постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 2 июня 2000 года №266 «Инструкция о порядке открытия, ведения и закрытия банковских счетов клиентов в банках в Республике Казахстан», имеет текущие счета для хранения свободных денежных средств и для проведения расчетов в банках.
Текущие и сберегательные счета – это банковские счета физических и юридических лиц.
Корреспондентские счета – это банковские счета банков и организаций, осуществляющих отдельные виды банковских операций.
При открытии текущего или корреспондентского счетов банк обязуется принимать деньги, поступающие в пользу клиента, выполнять распоряжения клиента о переводе (выдаче) клиенту или третьим лицам соответствующих сумм денег и оказывать другие услуги, предусмотренные договором банковского счета (статья 747 ГК РК).
Для открытия банковского счета организация предоставила банку следующие документы:
· документ с образцами подписей распорядительных средств (руководителя, главного бухгалтера) и оттиска печати, заверенных нотариально, в двух экземплярах (приложение 5);
· оригинал документа, выданный органом налоговой службы, подтверждающий факт постановки клиента на налоговый учет (РНН);
· копию документа установленной формы, выданного уполномоченным органом, подтверждающего факт прохождения государственной регистрации;
· право первой подписи принадлежит руководителю организации, второй – главному бухгалтеру. Банковскому счету присваивается номер, который сообщается организации и проставляется во всех документах, которыми оформляют операции;