Вячеслав Белов
Когда вы пишете письмо, независимо от того, какую цель вы перед собой ставите, главная его задача - привлечь внимание, получить ответ или определенный заказ. При создании сообщения необходимо учитывать несколько моментов, но главное, чтобы послание было интересным и не раздражающим. Чтобы справиться с поставленной задачей, проанализируйте получаемую вами корреспонденцию и попытайтесь понять, что вас больше всего не устраивает в том или ином e-mail? Большинство сходятся на том, что:
- электронное письмо не должно быть слишком длинным;
- необходимо, чтобы сообщение было обращено к читающему, а не выглядело, как вырезанное объявление;
- неудобно, что из-за многих прикрепленных приложений, письмо долго загружается;
- послание агрессивное;
- наличие спама и незапрашиваемой рекламы.
А теперь посмотрим, как сделать свое послание удобочитаемым.
Не будьте многословны...
Если у вас получилось слишком длинное послание, сожмите его - ведь сжатию поддаются не только картинки :-). Но, честно говоря, решить эту проблему трудно - от вас потребуется привычка кратко и ясно формулировать свои мысли, а это достигается большим трудом и упорством. Например, один известный филолог, чтобы написать небольшую книгу, для записей использовал бумагу маленького формата, здесь уже, как говорится, прыгать некуда, многое просто не поместится.
Но если все-таки ваша мысль растеклась по древу, что тогда можно посоветовать? Прежде всего, посмотрите, а нельзя ли что-то сократить? Например, вводную часть? По большей части она состоит из разных общих выражений, без которых вполне можно прожить. По ходу изложения материала, не возвращайтесь к уже сказанному - не повторяйтесь. Повторение хорошо в учении, а не в словесной атаке на читателя.
Итак, вы отредактировали письмо, будет не лишним прочитать его вновь с начала и до конца, далее попытайтесь вновь удалить его вводную часть. Все время думайте о смысле послания. Еще раз на свежую голову прочитайте получившееся и оцените результат. Трезво взгляните на свое послание раз-два-три - и наверняка текст сократится вдвое.
Кроме того, что смысл выкристаллизовался в ясные и четкие фразы, краткое сообщение быстрее загружается - ведь наверняка большинство ваших читателей работают на Deal-Up со скоростью, не превышающей 28.8. Это важно, ведь многие оплачивают свое подключение почасово, и поэтому маленькое письмо стоит дешевле! Исходя из чисто психологических причин, люди не станут рассматривать не особо важную электронную почту объемом более 2 Кб.
Почему еще лучше быть кратким? Подумайте сами, ведь собственно ваша цель - не написать трактат по заданной теме, а сделать кому-то короткое простое предложение, которое побудит читателя для получения более полной информации сделать следующий шаг - например, кликнуть на ссылке, написать ответ или подписаться на что-то.
Другими словами, электронная почта - это одна из составляющих двухэтапной системы предложения. То есть ваше письмо должно лишь побуждать к действиям, вызывать интерес и вести человека в нужном направлении (например, к вашему сайту). Задача состоит не в том, чтобы во всех деталях раскрыть все имеющиеся предложение в одном письме. Конечно, если у вас есть список рассылок - другое дело, но если вы всего-навсего отправляете сообщения неизвестным людям, то... вы, в общем, сами понимаете.
Какова же оптимальная длина письма? Одно окно браузера. Другими словами, ваше сообщение идеально по форме, если получателю даже не нужно обращаться к полосе прокрутки. Если же вам необходим текст, объемом больше чем страница, то в идеале это 2 Кб. В любом случае, мой вам совет: не превышайте при первом обращении по e-mail 6 Кб, а это значит, что не следует вставлять в письмо формы заявок, рекомендательные письма, отзывы и т. п.
Где мой читатель?
Отсылая письмо, вы должны быть уверены, что оно реально может заинтересовать читателя. Если в своем письме вы сулите что-то бесплатное (например, при посещении web-страницы и т. п.), удостоверьтесь в том, что почва для этого готова. Если ваше сообщение адресовано конкретному человеку, убедитесь, что оно выглядит индивидуально, указано имя получателя, все построено в форме "персональной беседы" - то есть сделайте все, чтобы читающий понял, что им заинтересовались.
Постарайтесь, чтобы ваше послание было ориентировано на человека, а не смотрелось как изложение пространной мысли о предмете сообщения. Оно должно раскрывать выгоды для читателя и показывать, что предлагаемый вами сервис реально применим на практике.
Помимо письма
Никогда не посылайте письма с прикреплениями и приложениями, если вы точно не знаете, есть ли на них спрос. Лучше в первом ознакомительном или рекламном письме вкратце изложите тему возможного приложения и введите текст, позволяющий читателю сделать запрос. И только когда такой запрос поступил, можете выслать письмо с дополнительной информацией. Вообще, помните, что прикрепления (электронные книги, бесплатные курсы, копии статей и т. п.) - это высокорентабельный способ подачи материала.
О тактичности
Интернетчики - это люди достаточно интеллектуальные, поэтому я бы не рекомендовал снисходительно и высокомерно разговаривать хотя бы с одним из представителей этой 300 миллионной армии. Более того, желательно, чтобы тон письма отвечал ожиданиям вашего оппонента. Помните, электронная почта - это персонифицированное средство информации, поэтому постарайтесь наладить дружественные отношения с читателем, не создавайте навязчивых рекламных писем, используйте интерес получателя, попытайтесь его увлечь поднятой в письме тематикой. Пишите так, будто ваш собеседник находится вот тут, в кресле, и ведет с вами мирный разговор. Поступая таким образом, вы фактически создадите письмо-уловку, которое станет рассматриваться не как рекламное. Исходя из всего вышесказанного, иногда приходится создавать двухблочное письмо, где первый блок - персонализированная вводная информация (приветствие, ссылки на предыдущую переписку, запросы и т. п.), а второй - собственно ваше предложение.
Спамьтесь осторожно!
Одной из самых главных проблем, связанных с применением e-mail, является спам. Пожалуй, на этот шаг людей толкает желание быстрых результатов - своеобразная тактика "из пешек в дамки". По этому поводу можно сказать одно: спам не отличается высокой результативностью, она колеблется от 0.1 % до 0.25 %, в лучшем случае до 0.5 %. То есть, чтобы получить 1 ответ/запрос, необходимо разослать письма как минимум 1000 пользователям. В конце концов, все ваши усилия сойдут на нет, потому что скорее всего после таких действий где-то около 900 станут относится к вам настороженно.
Еще одно последствие спама - незапрашиваемая реклама. Возможно, кому-то будет приятно узнать о новой созданной вами шариковой ручке, но большинство отреагирует на это отрицательно.
Письма бывают разные
Ниже мы расскажем вам, каким образом подготовить e-mail письмо. Тут существуют одиннадцать способов - гарантируем, все идеи проверены :-). На этих примерах мы рассмотрим схему построения письма, а также какие обязательные и "желательные" элементы должны содержать сообщения. Можете использовать все о чем пойдет рассказ ниже как полезные советы, а можете, и как шаблоны.
Просьба о посещении вашего сайта
Это стандартный тип письма, ориентированный на тех, кто еще не побывал на вашем ресурсе, но которых это, вероятно, заинтересует. Обычно таких людей "находят" в досках объявлений, чатах, группах новостей, различных СМИ и других доступных источниках. Ваша цель - донести до их сведения, что вы существуете и предложить познакомиться.
Бесплатные предложения
Предложение бесплатных товаров, услуг, советов и т. п. - всегда прекрасная возможность привлечь новых посетителей на web-ресурс. Выберите что-нибудь из следующего:
- бесплатный урок, консультация, участие в конференции или семинаре;
- демо-версию вашего товара, услуги, изделия и т.п.;
- бесплатное обслуживание;
- бесплатную электронную книгу, компьютерный диск или дискету;
- бесплатные предметы быта, вещи и т. п.
Все это не только позволит разместить вашу рекламу в каком-нибудь бесплатном для потребителя каталоге, буклете, шариковой ручке наконец, но и указать ссылки на ваш ресурс, что само по себе является гарантом повторных посещений и обращений к сайту. Важно, чтобы бесплатная услуга или товар как-то были связаны с тематикой сайта и по возможности обучали или подсказывали, как пользоваться сервисом, который вы предлагаете. "Давая" что-либо бесплатно, оповещайте читателя о наличии большего количества товаров, услуг, консультаций и т. п.
Изучение мнения о вашем товаре или услуге
В любом бизнесе вы должны иметь полное представление о том, что хочет ваш клиент, в чем он нуждается - web-ресурс тут не исключение. Узнать о вкусах вашего клиента можно по-разному: создать web-форму, разместить "опросники" и "голосовалки". Электронная почта, на мой взгляд, наиболее подходящая среда для изучения потребностей ваших клиентов. Попросите высказаться о сайте или программе - и узнаете много нового :-).
Новости о ваших услугах, товарах или сайте
Используйте любую возможность, чтобы сообщить людям о ваших услугах или сайте. Если ваша организация (или вы лично) получила приз, выиграла конкурс или заняла ведущее место в рейтинге - не найти способа лучше, чтобы оповестить об этом ваших подписчиков, партнеров, друзей - все это привлечет их повторно посетить ресурс.
E-mail автоответчики и автореспондеры
Неоднократно в своих статьях, я упоминал о главной движущей силе Интернета - доверии. Так вот, человек, высылающий вам свой запрос по e-mail, фактически выражает вам свое доверие. Максимально использовать (в благих целях :-)) его - вот основная задача любого интернетчика. В этом вам помогут автоответчики и автореспондеры.
E-mail автоответчики
Их принцип работы следующий: человек, выславший запрос по определенному адресу, в течение минуты получает автоматический e-mail ответ. Если часть вашей информации обновляется достаточно часто либо разделена по категориям, а обновлять сайт или web-страничку ежедневно вы не намерены, лучшего инструмента, чем автоответчик, вам не найти. Главная его особенность состоит в том, что адреса и тексты писем тех, кто произвел запрос, сохраняются. Значит, сфомировав из них небольшую базу данных, вы сможете время от времени рассылать им прайс-листы, а также различную информацию. Сейчас большинство почтовых служб в RUнете, реже в UAнете, предлагают эту опцию.