Публикация информации (контента) на Web-серверах не вызывала затруднений до тех пор, пока при разработке сайтов было достаточно скомпоновать пару десятков статических страниц, возможно, с некоторым количеством графических и звуковых файлов (видео, как правило, не применялось). С задачей создания и управления корпоративным контентом вполне справлялся один сотрудник - Web-мастер.
Зачем нужны системы управления контентом (SCC)
На сегодняшний день сайты, ориентированные на электронную торговлю или на публикацию информации, более сложные - они наполнены данными самых различных типов, поступающих из многочисленных источников: от разных авторов, из кода back-end и динамических баз данных. Эффективное управление такими сайтами стало критичной для ведения бизнеса задачей.
На ряде предприятий эта проблема решается с помощью собственных сложные систем организации Web-контента, другие компании по-прежнему полагаются на старые средства, такие как ПО управления документами.
Аналитический отчет Forrester за июль 2000г. утверждает, что без правильного управления контентом невозможна успешна работа сайта. Авторы отчета, рассматривая электронную торговлю, пришли к выводу: "продавцы должны идти дальше случайной публикации, им следует обдуманно прилагать усилия по созданию, обработке, управлению и маркетингу контента на своих сайтах".
Системы управления контентом (СУК) отделяют содержимое от его графического представления. Они позволяют авторам, даже не обладая техническими знаниями, легко ввести информацию, а кроме того, СУК контролируют автоматизированные деловые процессы (workflow), предоставляют функции контроля версий/возврата в предыдущее состояние и динамического направления контента определенным группам пользователей. В центре системы находится база данных, в которой хранится весь контент, шаблоны страниц и информация об управлении пользователями/продуктами.
Согласно аналитическому обзору Forrester за 1999г., 38% опрошенных представителей компаний из списка Fortune 500 признались, что для их бизнеса покупка единого решения по управлению контентом - задача первостепенной важности.
Далее рассмотрим жизненный цикл контента. Он состоит из трех основных стадий (назовем их шагами): создание, управление деловыми процессами (включая контроль версий) и распространение.
Шаг первый. Создание контента
Данный этап ложится на плечи авторов, которые занимаются разработкой графической, текстовой информации, шаблонов HTML, кода back-end. Для этого они могут применять такие инструменты, как редакторы HTML, текстовые процессоры, визуальные редакторы и другие средства создания объектов.
"У нас имеются документы различного типа: статьи, пресс-релизы и должностные инструкции", - рассказывает генеральный менеджер Morningstar.com (г.Чикаго) Крис Клэнэк (Chris Klanac), чья компания предоставляет информацию по фондам, акциям и страхованию, ориентируя ее на профессионалов в области финансового планирования и инвестиций.
Решение от Vignette позволяет сотрудники Morningstar при создании контента обращаться к традиционным простым в применении инструментам, а именно к Microsoft Word и Web-формам, причем формы можно редактировать с помощью стандартных средств, в том числе проверки орфографии и форматирования.
Шаг второй. Управление автоматизированными деловыми процессами
Управление деловыми процессами - важнейший этап жизненного цикла контента. Сегодня на первый план вышла актуальность и точность контента (необходимость самой свежей информации), поэтому требуется строгое управление workflow-процессами, ведь времена Web-мастеров-одиночек прошли.
На данном шаге сотрудникам назначают права доступа к контенту и помимо того определяют стандартные процессы создания и публикации нового информационного наполнения.
Управление деловыми процессами начинается с момента, когда автор контента, выполнив назначенную ему работу, направляет его в хранилище (репозитарий). Передача содержимого протоколируется и следующий вовлеченный в деловой процесс исполнитель автоматически извещается. При этом ведется аудит событий и сохраняются версии документов, причем при необходимости пользователи могут обращаться к предыдущим версиям.
Workflow - важный аспект работы Web-порталов туристического агентства FlightBookers (г. Лондон). При их построении руководство FlightBookers, думая о пан-европейском расширении электронного бизнеса, ориентировалось на систему управления контентом, способную поддержать работу на 12 языках. Благодаря продукту TeamSite компании Interwoven сотрудники турагентства, не будучи техническими специалистами, самостоятельно ежедневно создают и обновляют информацию порталов.
Новая платформа Web-разработки значительно снижает риск потери, дубликации контента или создания его вновь из-за невозможности отыскать. Средства контроля версий TeamSite гарантируют, что содержимое Web-порталов никогда не будет утеряно или случайно переписано. Редакторы также с легкостью могут находить нужные версии сайта.
Создание деловых процессов
1. Четко определяются роли и задачи, в процессах не допускаются беспорядок и задержки.
2. Для ролей задаются (желательно) группы пользователей. Построение деловых процессов на основе ролей и групп означает их независимость от задержек исполнения отдельными лицами.
3. Разрабатываются различные деловые процессы для различного контента. Например, роли и процессы обработки изображений и юридических документов, как правило, существенно отличаются.
Шаг 3. Распространение контента
Для динамического распространения информации система управления контентом должна обеспечивать компоновку ее элементов на базе прямой и косвенной информации о пользователях. Прямая информация собирается из личных карточек, косвенная - на основе поведения пользователя и др.
Есть три основных формы динамического распространения контента - персонализация, локализация и глобализация. Безусловно, контент может быть статически или динамически скомпилирован и предоставлен пользователям напрямую без применения какой бы то ни было поведенческой логики.
Персонализация в той или иной мере используется теперь на большинстве Web-сайтах. Их посетителям направляются личные приветствия, рекламные объявления и особым образом скомпонованные куски контента, все это призвано способствовать привлечению пользователей на сервер.
Существует два метода персонализации: основанный на правилах и на фильтрах.
Персонализация на базе правил - это предоставление контента определенным пользователям или их группам с применением условной бизнес-логики. Например, может быть написано правило, согласно которому все интересующиеся детскими книгами люди попадают в группу, которой постоянно направляется реклама детской одежды. Нужно сказать, что правила обычно разрабатываются на основе вводимой пользователем в регистрационную карточку информации о себе и своих предпочтениях.
По такому принципу организован, в частности, сайт VitaminShoppe.com. Благодаря серверу персонализации Dynamo ATG компании Art Technology Group пользователь после первого посещения сайта получает в свое распоряжение настроенные новости по здравоохранению и информацию об интересующих его продукты. Какой конкретно контент ему направлять, определяется по данным из заполненной им личной карточки. Имея перед собой маркетинговую стратегию фирмы, специалисты VitaminShoppe запрограммировали правила, ставящие в соответствие этим данным конкретный контент.
При персонализации с помощью фильтров (говорят еще интеллектуальных агентов) используются сложные алгоритмы категоризации и предоставления контента на основе анализа поведения пользователя, а именно того, к какой информации он обращается, какие сайты посещает и т.д.
Данный метод персонализации воплощен в жизнь, к примеру, сайтом компании Vignette, чьи посетители снабжаются рекомендациями согласно своим интересам. Отметим, что для реализации этого метода можно воспользоваться таким ПО, как: LikeMinds (Macromedia), Core Personalization Technology (Net Perceptions) и др.
Глобализация и локализация
Глобализации и локализации - одно из требований современного рынка, в частности, для успешных маркетинговых исследований необходима обширная статистическая база.
"Несмотря на то, что сегодня 78% Web-контента по-прежнему выполнено на английском, более 50% серверов за пределами США доступны на нескольких языках. Такое расширение лингвистических, культурных и национальных границ - перспективная серьезная цель электронного бизнеса", - отметил Алекс Прессмэн (Alex Pressman), президент поставляющей средства глобализации компании Uniscape.
Глобализация - это больше, чем просто преобразование Web-страниц с одного языка на другой, и локализаций - это не только продвижение местных торговых марок. В рамках глобализации и локализации сайта должны также рассматриваться стратегия контента, иерархия информации и навигационная структура. Необходимо ответь на следующие вопросы.
Создают ли контент авторы, говорящие на разных языках?
Хранится ли глобальный/локальный контент в различных базах данных?
Используются ли службы автоматического перевода информации?
Каким образом отслеживаются изменения контента и происходит его утверждение?
Заметим, что от передового законченного решения по управлению контентом ожидается учет не только технических требований системы, но и человеческих и творческих аспектов работы.
Что обеспечивают системы управления контентом
1. Контроль прав изнутри системы. Это означает, что можно назначить пользователей, которым доступны те или иные опубликованные документы.
2. Интеграция контента. Возможность перенести готовый контент в новое решение.
3. Поддержка документов различного типа. Хранение и сортировка любых документов, включая графику, аудио и видео, в центральном репозитарии.
4. Подробная качественная документация и контекстно-интеллектуальная справка.
5. Рейтинговая система оценки статей сайта.