Приходные и расходные кассовые ордера.
Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (ПКО).
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: собственно ордер и квитанция к нему. Содержимое обеих частей одинаковое. Приходные кассовые ордера заполняются бухгалтерией. Документ должен быть заполнен четко, ясно чернилами, шариковой ручкой или сформирован с применением компьютера. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
В приходных и расходных кассовых ордерах помарки и исправления не допускаются. Если при составлении документа обнаружено, что в нем допущена ошибка, он должен быть аннулирован и выписан новый.
Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером. На приходный ордер ставится печать таким образом, чтобы все содержимое печати находилось на квитанции. Это та часть документа, которая будет передана лицу, вносящему деньги.
Созданный документ до передачи в кассу регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого ПКО передается в кассу.
ПКО запрещено выдавать на руки лицу, которое будет получать по нему деньги.
Получив ордер, кассир обязан проверить:
· наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера
· правильность оформления документа
· наличие перечисленных в документах приложений (чеков, ведомостей и т.д.).
Если ПКО составлен правильно, кассир ставит на нем свою подпись и принимает деньги в кассу.
После получения указанной в ордере суммы кассир по линии отрыва отрывает квитанцию к ПКО и передает лицу, внесшему деньги. Оставшийся на руках кассира ордер погашается штампом или надписью «ОПЛАЧЕНО» с указанием даты.
Полученный ордер должен быть зарегистрирован в кассовой книге.
Оформление расходных кассовых ордеров во многом напоминает оформление приходных кассовых ордеров.
Его форма утверждена тем же документом, что форма приходного ордера.
Расходные кассовые ордера также заполняются бухгалтерией. В отличии от ПКО расходный кассовый ордер подписывается не только главным бухгалтером, но еще и директором. Но если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Печать на РКО не ставится. Документ также до передачи в кассу регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого РКО передается в кассу.
При поступлении РКО в кассу действия кассира такие же, как при поступлении ПКО: он проверяет необходимые реквизиты и подписывает ордер.
Лицо, получающее денежные средства, обязано предъявить удостоверение личности. В расходном ордере это лицо пишет (именно своей рукой, это не заполняется бухгалтерией) сумму, которую он получает, ставит дату и подпись. Дата получения должна совпадать с датой выписки ордера.
Полученный ордер должен быть зарегистрирован в кассовой книге.
Кассовая книга.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Это может быть супермаркет с десятью кассирами в торговом зале, это может быть кинотеатр, это может быть фирма с десятком складов, на которых принимают наличные деньги – все равно кассовая книга для одного предприятия в конкретный момент времени может быть только одна. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. В настоящее время допускается ведение кассовой книги с применением компьютера, в этом случае листы кассовой книги хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителями и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Кассир после получения или выдачи денег записывает данные ордера в кассовую книгу.
Записи ведутся в двух экземплярах. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй (отрывной) лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Таким образом, первый экземпляр листов остается в кассовой книге, а второй ежедневно отрывается и сдается в бухгалтерию. Эта вторая отрывная часть кассовой книги называется отчетом кассира.
В отличии от кассовых ордеров, в кассовой книге исправления делать можно, но они заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.
(руб.)
| Касса за 06 марта 200_ г. Лист 20 | ||||
| Номер документа | От кого получено или кому выдано | Корреспондирующий счет | Приход | Расход |
| 100 125 | Остаток на начало дня От Орлова И.С. Перову А.А | 71 71 | 100 50 | 100 |
| Итого за день Остаток на конец дня | 50 50 | 100 | ||
| Кассир Иванова Проверил и принял документы в количестве одного приходного и одного расходного. Бухгалтер Сидорова | ||||
Бухгалтерские проводки по учету кассовых операций.
Для отражения движения денежных средств в Плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Поскольку наличные денежные средства – это имущество организации, счет 50 активный. Приход денежных средств отражается по дебету счета, расход – по кредиту счета. В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Проверка проводится комиссией, назначенной по приказу. По результатам проверки комиссия составляет акт. Выявленная недостача денег взыскивается с кассира, излишки — приходуются в кассу с зачислением их в доход организации.
Основные проводки, отражающие кассовые операции и операции с денежными документами:
| № п/п | Содержание операции | Первичные документы | Корреспонденция счетов | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Поступило в кассу с расчетного счета | ПКО, выписка банка | 50 | 51 |
| 2 | Поступило в кассу с валютного счета | ПКО, выписка банка | 50 | 52 |
| 3 | Внесено учредителями в счет вкладов в уставный капитал | ПКО, протокол собрания учредителей | 50 | 75 |
| 4 | Поступили денежные средства от покупателя за реализованную продукцию | ПКО, доверенность от лица, внесшего деньги, счет или договор | 50 | 62 |
| 5 | Поступил аванс от покупателя (заказчика) | ПКО, доверенность от лица, внесшего деньги, счет или договор | 50 | 62-авансы |
| 6 | Возвращена подотчетным лицом неизрасходованная подотчетная сумма | ПКО, авансовый отчет (если часть денег была израсходована) | 50 | 71 |
| 7 | Оприходованы выявленные при инвентаризации излишки денежных средств | ПКО, акт ревизии наличных денежных средств | 50 | 91 |
| 8 | Внесены из кассы на расчетный счет наличные средства | РКО, объявление на взнос наличными | 51 | 50 |
| 9 | Выплачена из кассы заработная плата работникам организации | РКО, расчетно-платежная ведомость | 70 | 50 |
| 10 | Выплачена сотруднику ранее депонированная заработная плата | РКО | 76-4 | 50 |
| 11 | Выдана из кассы сумма подотчетному лицу | РКО, служебная записка, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение | 71 | 50 |
| 12 | Списана недостача наличных денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации | РКО, акт ревизии наличных денежных средств | 94 | 50 |
О контрольно-кассовой технике (ККТ)
В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организация при реализации товаров, работ, услуг за наличный расчет обязана выдавать кассовый чек. Но именно при реализации, а не тогда, когда в кассу поступил заем или неизрасходованные подотчетные суммы. Лица, работающие с ККТ, должны пройти соответствующее обучение и дать расписку в том, что они ознакомлены с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (Письмо Минфина РФ от 30.08.93 г. №104). Контрольно-кассовые аппараты должны быть разрешены к применению и зарегистрированы в налоговых органах в установленном порядке. На кассовых аппаратах должны быть специальные голограммы – знак визуального контроля. На каждый аппарат открывается Журнал кассира-операциониста, который тоже регистрируется в налоговой инспекции. Список аппаратов, которые можно применять, устанавливается налоговыми органами. Ежедневно кассир снимает так называемый Z-отчет и Х-отчет. Это лента контрольно-кассовой машины, показатель поступления денежных средств за день. Они должны храниться не менее 5 лет. На основании этих отчетов и данных Журнала кассира-операциониста в бухгалтерию представляется Отчет кассира-операциониста. На сумму поступления денежных средств бухгалтерия выписывает приходный кассовый ордер, которым выручка приходуется в кассу.