- наименование структурного подразделения-получателя;
- наименование вида деятельности (вида работ), для которого затребованы ТМЦ;
- количество затребованных и особенно отпущенных ТМЦ;
- личные подписи участников операции.
Кроме того, на данном этапе можно также отдельно отмечать документы, на которых отсутствует котировка бухгалтера, чтобы затем учесть эту информацию при проверке правильности оценки ТМЦ, списываемых в производство.
При проведении данной процедуры было выявлено отсутствие необходимых реквизитов в карточке ф.№ М-17 от 05.12.2004г.
Процедура 1.4. Проверка соблюдения графика документооборота
Цель процедуры – установить наличие или отсутствие графика документооборота по операциям списания ТМЦ в производство, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли этот график в действительности, поскольку правильное составление графика и его соблюдение способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременность составления отчётности.
По операциям, оформляемым документами, графики оборота которых не прописаны или прописаны формально, есть риск того, что:
- некоторые первичные документы могут отсутствовать;
- некоторые первичные документы могут быть утеряны:
- некоторые первичные документы будут приняты к учёту (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно;
- в некоторых документах будут содержаться приписки и прочие злоупотребления (ибо отсутствие контроля способствует подобным ситуациям).
Исходя из этого на документацию, на которую нет графиков документооборота или имеющиеся графики реально не работают, при проведении следующей процедуры аудитор должен обратить особое внимание.
В управлении инкассации наблюдается отсутствие графика документооборота.
Процедура 1.5. Проверка полноты и точности регистрации документа в учётных регистрах
Цель проведения процедуры – получить достаточные доказательства того, что при принятии к учёту соблюдены шесть следующих основных принципов.
1. Было достаточно оснований для регистрации документа.
2. Все документы по оформлению проверяемых операций зарегистрированы полностью.
3. Все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и все данные полностью перенесены в систему учёта.
4. Все документы зарегистрированы своевременно.
5. Все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учётных регистрах.
6. Документ принят к учёту единожды.
Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна проводиться с учетом результатов предшествующих процедур. Особо внимательно следует подойти к:
- документам на которые не составлены графики документооборота (процедура 1.4)
- операциям, где первичные документы отсутствуют либо в первичных документах отсутствуют определённые реквизиты (процедура 1.3);
- операциям, где вероятен риск несвоевременной регистрации оперативного факта на носителе (процедура 1.2);
- документам, которые отражают неправомерное списание ТМЦ в производство (процедура 1.1)
Информацию о том, каким образом все эти документы приняты к учёту, следует свести в табл. 3.2 К примеру:
Табл. 3.2
| № п/п | Наименование хоз. операци, дата, основные характеристики операции | Наличие оправдательного документа | Регистрация в учётном регистре | Отклонения, выводы, замечания аудитора | |||
| В каком регистре надлежит отражать операцию | В каком регистре операция фактически отражена | Дата регистрации документа в учётном регистре | Соответствие данных учётного регистра данным первичного документа | ||||
| 1. | Поступили канцтовары на склад | Ав. отчёт № 74 от 12.04.2004 | Книга регистрации авансовых отчётов | Книга регистрации авансовых отчётов | 22.05.2004 | полное соответствие | не своевременная регистрация авансового отчёта в учётном регистре |
В результате заполнения данной таблицы сгруппируется информация обо всех отклонениях между фактически совершённой операцией, первичным документом, её отражающим, и учётной записью, произведённой в конкретном учётном регистре.
Процедура 1.6. Проверка регистрации хранения документов и организации доступа к ПУД.
Цель процедуры – установить соблюдение на предприятии правил хранения документации в процессе текущей деятельности и правил хранения документов в архиве. Если на предприятии нет чётко установленного порядка хранения документации в период исполненных документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, то присутствует большой риск возможности несанкционированного доступа к ПУД. Это в свою очередь может привести как к утере документов, так и различного рода злоупотреблениям с первичной учётной документацией (припискам, исправлениям, уничтожению или подлогу документов).
Применительно к операциям списания ТМЦ в производство соблюдение правил хранения и ограничения доступа к ПУД приобретает очень важное значение вследствие того, что вся первичная документация по списанию ТМЦ создаётся внутри предприятия и осуществить замену документа в условиях бесконтрольности чрезвычайно легко.
Все организации обязаны хранить первичную учетную документацию не менее 5 лет (п.98 Положения по ведению бухгалтерского учёта). Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения данной процедуры.
В управлении инкассации установлен порядок хранения документов и организован доступ к ПУД.
При проведении аудита первичного учёта отпуска материалов в производство, а также при изучении аудиторского заключения, написанного для областного управления инкассации аудиторской фирмой были выявлены и сгруппированы ошибки и нарушения в системе организации первичного учёта. Далее приведены эти ошибки и приведены рекомендации по их устранению.
Ошибки и нарушения при сборе и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичному учёту.
2. Несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации. Данные ошибки могут повлечь за собой значительные налоговые последствия в случае, когда операция, отражённая первичным документом не вовремя, относится к прошлым отчётным периодам. Почти всегда в подобных случаях приходиться корректировать бухгалтерскую и налоговую отчётность, а иногда, во избежание санкций, и уплачивать пени (в случае, если такая ошибка повлекла за собой недоначисление в соответствующем периоде каких-либо налогов). Так, в управлении инкассации регистрация авансового отчёта №5 от 8 февраля 2005 года произошла только20 февраля 2005 года.
Рекомендации по исправлению ошибок. Эта группа ошибок не может быть исправлена «незаметно», за исключением случаев, когда она обнаружена до окончания отчётного периода и есть возможность «задним числом» оформить нужный документ. В данном случае на предприятии удалось избежать корректировки отчётности. В случае же корректировки отчётности или отражения операции в следующих отчётных периодах необходимо приложить к первичному документу бухгалтерскую справку с объяснением причины нарушения сроков регистрации оперативного факта.
Ошибки и нарушения при оформлении первичной учётной документации.
3. Отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу. Отсутствие некоторых реквизитов (наименование документа, код формы, наименование должностей) не влечёт за собой каких-либо серьёзных последствий. Отсутствие любого из остальных обязательных реквизитов может привести к разногласиям с налоговыми органами и иными заинтересованными лицами.
Как было сказано, в карточке учёта материалов от 05.12.2004г. нет наличия необходимых реквизитов. При просмотре других документов, выяснилось, что в Управлении инкассации очень большое число документов, с отсутствующими реквизитами, к примеру: авансовый отчёт от 01.08.04г. №55 или РКО №1303 от 0.10.04г. не содержит корреспондирующий счёт и многие другие подобные ошибки. Рекомендации по исправлению данной ошибки: если есть возможность переоформить документ в рамках отчётного периода, то следует ею воспользоваться. В противном случае необходимо обеспечить (если необходимо – путём дооформления документа) наличие всех обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством, а именно Федеральным законом от 21.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте).
4. Нарушения, допущенные при оформлении первичного документа. Заполнение документа средствами, которые не могут обеспечить его долговременное хранение, а также невыполнение формальных процедур при исправлении документов могут привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу содержания документа, кто и что имел в виду, подписывая этот, и какая именно операция была совершена. Так, в РКО № 1398 от 06.11.02. сумма была указана неразборчиво, а в РКО № 839 от 02.10.03. подпись кассира не соответствовала его фамилии. Рекомендации по устранению ошибок: Как и в предыдущих случаях следует либо переоформить документ (при наличии такой возможности), либо внести в него исправления. При внесении исправлений следует учесть, что в кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Во все остальные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими данный документ, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений.