Дополнительной целью системы первичного учёта должно стать обеспечение безопасности деятельности фирмы.
Достижению поставленных целей будет служить правильное построение системы первичного учёта, которое в свою очередь невозможно без тщательного анализа всей структуры системы первичного учёта в целом.
Прежде всего, необходимо проанализировать, какие оперативные факты (хозяйственные операции), в каком случае и в какое время являются начальным объектом в системе первичного учёта. Бухгалтерский учёт документально отражает все хозяйственные операции, и каждый зафиксированный в нём факт должен отвечать следующим требованиям:
· происходить в рамках хозяйственной деятельности организации (предприятия);
· быть обозрим и измерим;
· не содержать двоякой трактовки смысла конкретного факта хозяйственной деятельности.
Однако не все хозяйственные операции, отвечающие этим требованиям, должны быть зафиксированы на носителях информации. Из них должны быть исключены те, которые не изменяют качественного или количественного состояния объекта учёта. Иначе говоря, факты, не влекущие никаких последствий с точки зрения имущества, обязательств предприятия и их движения, не должны становиться объектами первичного учёта.
Отвечая на вопрос о том, в какое время надлежит регистрировать оперативный факт, надо отметить следующее: если совершаемая операция удовлетворяет всем требованиям и условиям, перечисленным выше, то она должна быть зарегистрирована в момент совершения, а при отсутствии такой возможности – сразу по её окончании.
Определение того, следует ли оперативный факт считать хозяйственной операцией и, соответственно, отражать в первичных документах, - не очень сложная задача. Гораздо сложнее определить, кто должен отвечать за наблюдение за данной операцией и её регистрацию. Вопрос не является актуальным, если операция типовая. Однако при возникновении ситуации, когда оперативный факт проявляет себя впервые, задача финансовой службы предприятия состоит в организации такой системы первичного учёта, при которой любая совершённая хозяйственная операция, меняющая суть объектов учёта, нашла своё место при регистрации учётной информации и была надлежащим образом доведена до выхода из системы первичного учёта.
Исследование построения на предприятии СОПУ целесообразно начать с анализа сбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичному учёту, т.к. этот элемент является точкой отсчёта всей системы первичного учёта.
Под сбором и регистрацией оперативных фактов понимается организованная совокупность средств и приёмов по восприятию, измерению и первоначальной фиксации на различных носителях исходной информации о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности предприятия.
Необходимость исследования СОПУ по стадиям движения данных отмечает в своей работе Кирьянова З.В. [24, где подробно описываются основные стадии формирования данных первичного учёта, а также способы, приёмы и технические средства по сбору и регистрации оперативных данных. В частности при сборе и измерении первичной информации на различных участках могут применяться следующие средства.
1. На участках учёта сырья, материалов, полуфабрикатов – весы различных видов, мерная тара, специальные транспортные поддоны.
2. На участках учёта труда – часы, а также счётчики с разнообразными датчиками, позволяющими накапливать результаты измерений.
3. При учёте производственных ресурсов – различные автоматизированные системы по учёту, к примеру, энергоресурсов (подачи пара, топлива, электроэнергии и т.п.)
4. При учёте выработки – разнообразные регистрирующие приборы, позволяющие фиксировать, накапливать и передавать на периферийные устройства результаты работы за определённый промежуток времени отдельного станка, линии и проч.
Оптимальным вариантом организации сбора и регистрации информации при помощи различных средств регистрации и средств передачи и накопления информации. Однако в силу различных причин (нехватка финансовых ресурсов, небольшие размеры предприятия, непонимание руководством необходимости во внедрении высокотехнологичных средств сбора и регистрации информации и т.д.) далеко не каждое современное предприятие обладает столь высокоэффективными методами сбора и регистрации оперативных фактов хозяйственной деятельности. На многих ныне действующих предприятиях применяются ручные или полумеханизированные способы сбора и регистрации первичной информации.
Очень важно, какие технические средства применяются при сборе и регистрации оперативных фактов на различных участках и стадиях учётного процесса, что позволяет выявить:
1. степень точности при сборе и при регистрации оперативных фактов;
2. уровень оперативности сбора (съёма, фиксации) и регистрации первичной информации об отдельных хозяйственных операциях и прочих фактах хозяйственной деятельности предприятия;
3. сформировать собственное мнение о том, будет ли и в дальнейшем первичная информация собрана и зарегистрирована с той же степенью точности и при том же уровне оперативности на конкретном участке учёта или на определённой стадии учётного процесса.
Следующий элемент СОПУ, подлежащий анализу, - среда функционирования системы организации первичного учёта.
Под средой функционирования СОПУ – понимается совокупность внешних и внутренних факторов, влияющих на организацию первичного учёта.
Среда является сложной системой. Она может быть естественной и искусственной, экономической, политической, и правовой и проч.
Один из способов анализа среды и её влияния на функционирование системы – разделение всех факторов среды на две части: прямого и косвенного воздействия. К внешним факторам можно отнести размеры организации, местоположение, ресурсы, технология, требования законодательства и др., а к внутренним, например, организационная структура, работа с персоналом, техническая оснащённость и др. [27с. 161 – 163].
Следующей важной составляющей СОПУ является собственно сам массив первичной учётной документации. Документирование информации – обязательное условие для её включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, за безопасность Российской Федерации (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г. №24 – ФЗ).
Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.
Документация – оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерская отчётность.
Документ – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло. Современная информационная система – это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учётный документ, отражающий бизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации [15, с.89].
Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.
С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.
Материальным носителем документа могут выступать учётный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётная информация.
Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографском способом.
Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.
В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.
Учётный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит – единая, неделимая, строго оговорённая часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т.п.