Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.
По порядку формирования различают первичные и сводные документы.
Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта основных средств (ф.№ ОС-6), акт о приёмке материалов (ф. № М-7) и др.
Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).
Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).
Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.
По способу использования – применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.
Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.
Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).
Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.
Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.
При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно – заборные карты.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.
Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.
По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.
Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).
Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно - заборные карты и др.
Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.
По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.
Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.
Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и электронных версий.
Унификация документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.
Не вошедшие в указанный перечень документы представляют собой прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.)
Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:
- вручную;
- на пишущей машинке;
- полностью составляемые автоматизированным путём.
К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.
Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т.п.
§1.6 Формы ведения бухгалтерского учёта.
В настоящее время распространены четыре формы ведения бухгалтерского учёта: ручные – мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощённая и машинно-ориентированная – автоматизированная. Их особенности, достоинства и недостатки представлено в табл. 1.1
Табл. 1.1. Характеристика форм ведения бухгалтерского учёта
| № п/п | Форма ведения бухгалтерского учёта | Основные регистры | Последовательность записей из первичных учётных документов | Достоинства | Недостатки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Мемориально-ордерная | Мемориальные ордера | Документы в хронологическом порядке записываются в мемориальные ордера с указанием даты, номера документа, суммы и корреспондирующих счетов. Параллельно ведётся аналитический учёт в карточках. | Строгая последовательность учётного процесса, простота и доступность учётной техники, разделение труда между квалифицированными неквалифицированными работниками. | Трудоёмкость учёта из-за многократного дублирования учётных записей, громоздкость аналитического учёта, формы регистров часто не содержат показателей для анализа и составления отчётности. |
| 2 | Журнально-ордерная | Журналы-ордера | Документы (или накопительные ведомости) по мере их оформления систематически в хронологическом порядке заносятся в журналы-ордера по кредитовому счёту | Синтетический учёт в ряде журналов совпадает с аналитическим, необходимость ведения специальных хронологических журналов отпадает, облегчается составление отчётов. Наиболее разработана и унифицирована | Сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учёта |
| 3 | Автоматизированная | Возможность выбора различных регистров синтетического и аналитического учёта | Как правило, первичные документы в хронологической последовательности регистрируются в журнале хозяйственных операций по принципу записи в мемориальном ордере (возможны варианты) | Возможность составления в автоматическом режиме любых выходных форм, требующихся для анализа, управления, контроля, составления отчётности, снижение трудоёмкости учётного процесса, повышение производительности учётных работников, быстрый поиск информации, высокая точность учётных данных и др. | Большие затраты на оснащение АРМов и обучение персонала работе с ПК и в определённых бухгалтерских программах |
| 4 | Упрощённая | Ведомости учёта соответствующих объектов, книга учёта хозяйственных операций | Порядок записи зависит от количества совершаемых операций. Если он мал, то запись вносится сначала в Книгу, затем в ведомость, а если велико – то сначала в ведомости, а затем итоговые данные в Книгу. | Упрощение учётного процесса для предприятий сферы малого бизнеса | При наращивании деятельности эта форма ведения учёта будет становиться всё более громоздкой, потребует перехода к традиционным формам ведения бухгалтерского учёта. |