Рассмотрим подробнее, почему так происходит и почему большинство бухгалтеров допускают ошибки.
Почему возникает перерасход
На ветке "Служебные разъезды" форума по бюджетному учету (сайт www.klerk.ru) запечатлен диалог, характерный для бухгалтеров бюджетных учреждений. Забегая вперед, скажу, что словосочетание "служебные разъезды" можно заменить любым другим, подходящим для обозначения подотчетных сумм. Диалог приведен с сокращениями.
Ирина Владимировна, заведующая отделом сводной бухгалтерской отчетности из города Истры Московской области, спросила коллег:
— Подскажите, как оформить возмещение расходов на служебные разъезды. Под отчет деньги выдавать не получается, так как наличку надо заказывать в казначействе за три дня.
И.Ю. Марченко из Ставрополя ответил на этот вопрос так:
— Люди тратят личные деньги, оформляют авансовые отчеты, по которым им эти суммы возмещают.
Такой вариант развития событий поддержали практически все участники форума:
— Если нужно срочно ехать, а в кассе нет денег, тогда, конечно, за свой счет, потом авансовый, и уже потом казначейство и касса. Если в кассе есть и бюджетные и внебюджетные деньги, то надо решить, за счет каких расходов поедет человек. Можно дорогу оплатить за счет бюджета (если заложено в лимитах), а проживание и суточные — за счет внебюджета. Вариантов море!
Ирина Владимировна засомневалась в правильности подобных советов:
— Не будет ли придираться налоговая к тому, что деньги под отчет не брались?
Инспекторы могут рассматривать такие ситуации как куплю-продажу товаров (услуг) у физического лица и доначислить подоходный налог.
К сожалению, участников форума рассмешили страхи Ирины Владимировны. И совершенно напрасно.
Как проверяет налоговая инспекция
Компенсация расходов сотрудника, потратившего свои личные деньги на нужды учреждения, законодательно не запрещена. Однако такую компенсацию нельзя назвать авансом, а сотрудника — подотчетным лицом. Ему не за что отчитываться перед учреждением. Фактически он его кредитует. В зависимости от того, как оформлены первичные документы, налоговики могут объявить сотрудника либо заимодавцем (если документы оформлены на учреждение), либо продавцом (если документы оформлены на него).
В первом случае страдает учреждение. Налоговые инспекторы доначислят ему внереализационный доход в виде неуплаченных процентов по договору займа и не примут вычеты по НДС до тех пор, пока долг перед работником не будет погашен. Поскольку заем беспроцентный, у работника проблем не возникнет.
Если в первичных документах указан сотрудник, то налоговики решат, что он сначала купил товары для себя, а потом перепродал их учреждению. Вам придется начислить ему налог на доходы. Кроме того, учреждение оштрафуют за то, что оно не подало сведения по налогу на доходы работника-продавца. Контролеры не примут к зачету налоговый вычет по НДС и собственно расходы, так как они будут оформлены на имя работника.
Избежать проблем с налоговой можно, издав приказ, в котором расписаны правила наличных расчетов с работниками. В нем нужно указать, что в исключительных случаях допускается использование работником личных денег, которые будут компенсированы после составления авансового отчета и предоставления объяснения.
Поскольку подотчетные отношения законодательно почти не регулируются, подобный внутренний документ должен стать для налоговиков чем-то вроде учетной политики.
С точки зрения бюджетного учета
Приведу дословную цитату из пункта 157 "Счет Расчеты с подотчетными лицами" Инструкции № 70н: "На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам". А если сотрудник потратил собственные деньги, то, как вы понимаете, ни о каком авансе речь идти не может.
Поэтому проводить наличную оплату можно только через сотрудников, у которых есть деньги в подотчете (хотя бы рубль). В их авансовом отчете вы, на вполне законных основаниях, можете указать перерасход.
В противном случае вам придется искать счет, подходящий для учета ваших взаимоотношений с сотрудником, в разделе 3 "Обязательства" Инструкции № 70н. Скорее всего, это будет один из аналитических счетов к счету "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Чтобы избежать ненужных сложностей, в том числе связанных с заявками на получение наличности, постарайтесь за все что только можно платить по безналу, вплоть до билетов, если курирующее вас казначейство пропускает предоплату. Многие бюджетные учреждения стараются оплачивать по безналу почти все хозяйственные расходы вплоть до мелочей.
Кстати, если наладить нормальные отношения с поставщиками, то они вполне спокойно будут отпускать вам необходимые товары и материалы по доверенности. А потом уже, при наличии всего пакета документов, вы перечислите им требуемую сумму.
Наша справка
Авансовый отчет не нужен
Мало кто знает об особом праве руководителей избавлять подотчетников от необходимости подтверждать свои расходы. Закреплена эта возможность в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Это – основной документ, регламентирующий командировки на сегодняшний день.
В пункте 17 этой Инструкции сказано: "Руководителям объединений, предприятий, учреждений и организаций предоставляется право в случаях, когда размер расходов на служебные командировки (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно) известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам, с их согласия, без представления подтверждающих документов…".
Это правило очень удобно, если сотрудники постоянно ездят в командировку в одно и то же место. Один раз вы составляете расчет необходимых сумм и храните его как образец. Когда очередному сотруднику понадобятся деньги по этому расчету – снимаете копию, подписываете у руководителя.
Командированный сотрудник также должен поставить свою подпись на расчете в знак согласия с ним, а после возвращения – сдать в бухгалтерию только командировочное удостоверение. Если командировка будет продлена, то по возвращении нужно составить еще один расчет, авансовый отчет оформлять не нужно.
Источник: журнал "Бюджетный учет"
Автор: Т.М. Гронь, редактор-эксперт журнала "Бюджетный учет"
В результате проделанной работы была раскрыта тема расчетов с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при учете расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.
Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятиях при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.
Зачастую в результате указанных нарушений на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу.
Список использованной литературы
1. О бухгалтерском учете.
Закон Российской Федерации от 21.11.96 N 129-ФЗ
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34 н.
3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению. – М., «Издательство Элит», 2008
4. Учёт расчётов с подотчётными лицами.// Н.И. Смирнов. - Главбух. - 1995.- № 5.
5. Учёт расчётов с подотчётными лицами. // И.В. Фролова. – Бухгалтерский учёт, М – 1997. - № 31
6. Булатов М.А. Теория бухгалтерского учета. М.: Экзамен, 2003
7. Бухгалтерский учет: Учебник / И.И. Бочкарева, В.А. Быков и др.; Под ред. Я.В. Соколова. М.: ТК Велби, Проспект, 2004.
8. Камышанов П.И. Бухгалтерский учет. М.: "Приор", 2000
9. Козлова Е. П. и др. Бухгалтерский учет в организациях. М. "Финансы и статистика", 2002
10. Палий В.Ф., Палий В.В. Финансовый учет: Учеб. пособие. М.: ИД ФБК ПРЕСС, 2001
11. .М. Гронь, журнал "Бюджетный учет", М – 2005.
12. Райзберг Б.А. Современный экономический словарь.-5-е изд., перераб. и доп.-М., 2006
13. Сайты: www.klerk.ru
www.grossnet.ru
Практическая часть
Вариант №2
1. Ведомость остатков по счетам синтетического учёта ОАО “Ода”
на 01.11.2002 г.
| Код счёта | Остатки по счетам бухгалтерского учёта | Сумма, руб. |
| 01 | Основные средства | 1 000 000 |
| 02 | Амортизация основных средств | 60 000 |
| 10 | Материалы | 110 500 |
| 19 | Налог на добавленную стоимость | 2 340 |
| 20 | Основное производство | 72 800 |
| 43 | Готовая продукция | 118 000 |
| 51 | Расчётный счёт в банке | 112 900 |
| 50 | Касса | 500 |
| 60 | Задолженность поставщикам | 11 700 |
| 80 | Уставный капитал | 1 139 860 |
| 82 | Резервный капитал | 94 210 |
| 70 | Задолженность персоналу по оплате труда | 78 000 |
| 69 | Задолженность по социальному страхованию и обеспечению | 30 000 |
| 68 | Задолженность по налогам и сборам | 3 200 |
| 71 | Задолженность подотчётным лицам | 70 |
2. Выписка из учётной политики организации: