• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
• фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
• днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;
• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;
• организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
• по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. После утверждения отчета руководителем, он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.
Многие бухгалтеры сталкиваются с тем, что налоговая инспекция отказывалась считать расходы организации командировками лишь потому, что поездка неправильно оформлена – не составлено командировочное удостоверение. В письме Минфина РФ от 06.12.2002 №16-00-16 /158 говорится, что если организация оформила командировку приказом, то вовсе необязательно выдавать ещё и командировочное удостоверение.
Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Согласно пункту 4 Инструкции 62, командировка не должна длиться более 40 дней, не считая времени, пока сотрудник находится в пути.
Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс, положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы.
Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.
Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.
К представительским расходам относят расходы на:
• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приема для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.
Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.
1.2. Нормативные документы, используемые для учета расчетов с подотчетными лицами.
Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:
1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов. Разрешает составлять документы на машинных носителях. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами.
2. Положение по бухгалтерскому учету «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденное Приказом Минфина РФ, регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте. Заключается в пересчете стоимости этого имущества и обязательств в рубли, а так же учете курсовой разницы.
3. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции, включаемых в себестоимость продукции, и о порядке формирования финансовых результатов учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденное Постановлением Правительства РФ, содержит полный перечень затрат, которые фирма в праве относить на себестоимость.
4. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета Директоров Центрального Банка России, содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
5. Инструкция Госналогслужбы "По применению закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц" — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.
По командировкам в пределах Российской Федерации:
6. ИНСТРУКЦИЯ Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР" — содержит:
• определение служебной командировки;
• правила документального оформления;
• предельные сроки командировок;
• необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки;
• формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки;
• указание на выплату работникам суточных;
• перечень расходов, возмещаемых командированному работнику;
• другие положения относительно командировок.
7. ПИСЬМО Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ ЗАТРАТ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕ ПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ В ПОЕЗДАХ". Компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.
8. ПИСЬМО Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН". Содержит действующие в настоящий момент нормы выплаты работникам суточных и возмещения затрат по найму жилого помещения при наличии оправдательных документов и без таковых при нахождении в командировке в пределах РФ. Согласно Постановлению Правительства РФ от 26.02.92 N 122 (ред. от 22.02.93) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ" источником выплат работнику командировочных сверх норм является чистая прибыль предприятия.
По командировкам за границу:
9. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ ТРУДА СОВЕТСКИХ РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ" — п.70-75 регламентируют выплаты при нахождении работника в загранкомандировке. За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту. Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте работника.
10. ПИСЬМО Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ В КРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ" — содержит дополнение к правилам п.72-75 документа — суточные какой страны и с какого момента применять.
11. ПИСЬМО Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ" — содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках
12. ПИСЬМО Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ ЗАГРАНКОМАНДИРОВКАХ" — поскольку размер суточных по загранкомандировкам изменен более поздним Письмом Минфина РФ, из данного Письма используются лишь нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.