Источником погашения затрат по ремонту основных средств является себестоимость изготовляемой с их использованием готовой продукции, выполненных работ, оказанных услуг и пр.
При этом в бухгалтерском учете оформляются записи:
при хозяйственном способе –
Д-т счетов 20, 23, 25, 26, 44
К-т счетов 10, 70, 69, 71 и др.;
при подрядном способе –
Д-т счетов 20, 23, 25, 26, 44 и др.
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Выполнение работ по капитальному ремонту основных средств хозяйственным способом возможно при наличии специальных подразделений в структуре организации – ремонтных цехов в составе вспомогательных производств, имеющих специализированные кадры работников и оборудование. Поэтому затраты, фактически произведенные этими подразделениями, учитываются по дебету счета 23 "Вспомогательные производства" в корреспонденции с кредитом счетов 10, 70, 69, 71 и др.
По окончании работ счет 23 закрывается с отнесением затрат по назначению – местам эксплуатации отремонтированных объектов:
Д-т счетов 20, 25, 26
К-т сч. 23 "Вспомогательные производства".
Необходимо отметить, что организация имеет право регулировать объем затрат на ремонт основных средств при включении их в себестоимость между отчетными периодами.
В зависимости от запланированных сроков проведения ремонтных работ в течение отчетного года разрешается или создавать резерв на предстоящие расходы на счете 96 "Резервы предстоящих расходов", или использовать счет 97 "Расходы будущих периодов".
Сумма резерва на ремонт основных средств ежемесячно включается в себестоимость в размере норматива, установленного организацией самостоятельно. Норматив разрабатывается сроком на пять лет в твердой фиксированной сумме или в процентах к первоначальной стоимости основных средств. Правильность и соответствие сумм образованного резерва и его использования условиям работы организации периодически (а на конец года обязательно) проверяются по данным смет, расчетов и при необходимости корректируются. Работы по сдаче-приемке оформляются актом.
Для учета наличия и движения сумм резерва используется счет 96 "Резервы предстоящих расходов", субсчет "Резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств" (см. приложение № 4) Счет – пассивный, сальдо по данной статье отражает сумму неиспользованного резерва на указанные работы, т.е. по целевому назначению. Оборот по дебету – использование резерва на оплату работ и услуг, связанных с осуществлением ремонтных работ; оборот по кредиту – суммы ежемесячно создаваемого резерва за счет включения их в себестоимость, затраты организации различного направления.
Аналитический учет операций по счету 96 "Резервы предстоящих расходов" ведется в ведомости № 15 с переносом данных в журнал-ордер № 12.
Реконструкция и модернизация объектов основных средств.
Восстановление основных средств может производиться не только через их ремонт, но и в виде реконструкции и модернизации действующих объектов. Так, реконструкция сводится к переоборудованию производств с целью увеличения производственных мощностей, улучшения условий труда и охраны окружающей среды. Модернизация предусматривает внедрение передовой техники и технологий, механизации и автоматизации производств. На каждый объект реконструкции и модернизации составляются проект и смета. Затраты на указанные виды работ учитываются на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы". По окончании работ они списываются на увеличение первоначальной стоимости реконструированного или модернизированного объекта при оформлении акта приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3). Сумма затрат отражается на счетах согласно представленным документам:
Д-т сч. 08, субсчет 3 "Строительство объектов основных средств"
К-т счетов 10, 70, 69, 71, 60, 76;
на основе акта формы № ОС-3:
Д-т сч. 01 "Основные средства"
К-т сч. 08, субсчет 3 "Строительство объектов основных средств".
С 2002 г. в целях налогообложения указанные расходы принимаются в соответствии со ст. 260 гл. 25 НК РФ.
2.4 Консервация отдельных объектов основных средств.
Консервация – это вывод отдельных объектов основных средств из эксплуатации по причинам сокращения объемов производства или смены ассортимента продукции, выполняемых работ и услуг, ликвидации структурных подразделений. Решение о консервации основных средств могут принять руководитель организации или федеральные органы исполнительной власти, министерства и ведомства.
Для осуществления факта консервации приказом руководителя организации назначается комиссия в составе представителя администрации, бухгалтерской, инженерно-технической служб и др. Комиссия оформляет протоколом решение о консервации основных средств с указанием перечня объектов, причин и срока консервации. При необходимости проводится инвентаризация объектов основных средств, подлежащих консервации. На основе протокола комиссии составляется акт о переводе основных средств на консервацию, который утверждается руководителем организации, и подписывается членами комиссии и материально ответственными лицами, за которыми числились эти объекты.
В бухгалтерском учете эти объекты остаются в составе операционных расходов (дебет счета 91, кредит счетов 20, 23, 25, 26) и согласно п. 15 "Положения о составе затрат по производству и реализации продукции, работ, услуг, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)...." № 552 от 03.08.92 (с изменениями и дополнениями) затраты по содержанию законсервированных мощностей и объектов (кроме затрат, возмещаемых за счет ведомственных источников) принимаются в расчет для налогообложения.
Если на консервацию переводятся объекты непроизводственного назначения, то затраты на их содержание списываются также, как прочие расходы: дебет счета 91, кредит счетов 20, 26 и др.
В случае перевода на консервацию объектов основных средств по решению федеральных органов власти, министерств и ведомств затраты на содержание могут компенсироваться ими. При этом оформляется бухгалтерская запись:
Д-т сч. 51 "Расчетные счета"
К-т сч. 91, субсчет 1 "Прочие доходы", аналитический счет "Прочие внереализационные доходы".
В соответствии с пунктом 23 ПБУ 6/01 "Учет основных средств" по объектам основных средств, переведенным на консервацию по решению руководства на срок более трех месяцев, приостанавливается начисление амортизации. При переводе следует сделать бухгалтерскую запись:
Д-т сч. 02, субсчет 3
К-т сч. 02, субсчет 1.
Стоимость объектов основных средств, находящихся на консервации по решению руководителя организации, включается в расчет среднегодовой стоимости имущества и входит в налогооблагаемую базу.
2.5 Учет переоценки основных средств.
Положением по бухгалтерскому учету (ПБУ 6/01) разрешено не чаще одного раза в год (на начало отчетного года) переоценивать объекты основных средств по восстановительной стоимости путем индексации или прямого пересчета по документально подтвержденным рыночным ценам.
Целью переоценки, особенно в период инфляции, является приведение балансовой стоимости основных средств в соответствие с действующими ценами и условиями воспроизводства.
При принятии решения о переоценке по таким основным средствам следует учитывать, что в последующем они переоцениваются регулярно, чтобы стоимость основных средств, по которой они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности, существенно не отличалась от текущей (восстановительной) стоимости.
Сумма дооценки объекта основных средств в результате переоценки зачисляется в добавочный капитал организации. Если в предыдущие годы в организации переоцениваемый объект был уценен и результат уценки был списан как операционный расход, то сумма дооценки, равная сумме его уценки, зачисляется как операционный доход на счет 91 "Прочие доходы и расходы".
Сумма оценки объекта основных средств в результате переоценки является операционным расходом и отражается по дебету счета 91. Если в предыдущие годы объект основных средств был дооценен и сумма дооценки списана на увеличение добавочного капитала, то сумма уценки этого объекта относится на уменьшение добавочного капитала. Превышение суммы уценки объекта над суммой его дооценки, проведенной в предыдущие годы и зачисленной ранее в добавочный капитал, списывают как операционный расход. Кроме того, при выбытии объекта сумма его дооценки переносится с добавочного капитала организации на нераспределенную прибыль.
Для учета операций по переоценке основных средств целесообразно открыть к счету 83 отдельный субсчет "Прирост стоимости имущества за счет переоценки", присвоим ему номер 1.
2.6 Инвентаризация основных средств.
Цель инвентаризации – выявить фактическое наличие и качественное состояние основных фондов организации, проверить техническую документацию (паспорт, характеристику, проекты и т.п.), уточнить данные бухгалтерского учета.
Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлено, что инвентаризация основных средств, как правило, проводится не реже одного раза в три года перед составлением годового отчета.
Инвентаризацию проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. В задачу комиссии входит проверка правильности использования и хранения основных средств. Она должна выявить ненужные организации машины, оборудование и другие основные средства и составить по ним отдельные ведомости. В результате проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись (ф. № инв-1) в одном экземпляре комиссией по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность основных средств. Опись подписывается комиссией, материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию, так как предназначена для отражения данных инвентаризации основных средств (см. ф. № инв-1, заполненную на две даты) в бухгалтерском учете.