Для проведения инвентаризации основных средств на ЗАО «Автозапчасти» издается приказ руководителя организации о проведении инвентаризации. В приказе утверждается состав инвентаризационной комиссии, перечень инвентаризируемого имущества, даты начала и окончания инвентаризации. Документ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
В состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии включаются:
- директор - председатель комиссии;
- главный бухгалтер;
- главный инженер;
- секретарь
Для учета результатов инвентаризации объектов основных средств используется инвентаризационная опись.
Основные средства вносятся в инвентаризационные описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. В инвентаризационные описи заносится полное наименование объекта основных средств, год поступления объекта, назначение, инвентарный номер и основные технические или эксплуатационные характеристики. По фактам образования излишков или недостач объектов основных средств комиссия получает подробные объяснения от ответственных лиц.
Предложения инвентаризационной комиссии обобщаются в унифицированной форме первичной учетной документации - ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией. На заключительном этапе инвентаризации ведомость подписывают руководитель. В проведения инвентаризации объектов основных средств (подготовительном, натуральном, таксировочном, заключительном) могут быть отнесены:
- участие в разработке внутренних нормативных документов по проведению инвентаризации, определение остатков по учетным данным;
- участие в проверках, осуществляемых инвентаризационной комиссией; предоставление комиссии данных о существующих оценках объектов основных средств;
- проверка данных, содержащихся в описях; выяснение причин отклонений от учетных данных;
- подготовка предложений по отражению в бухгалтерском учете результатов инвентаризации;
Основанием для занесения в журнал данных служат первичные документы.
В конце месяца по данным первичных документов составляется разработочная таблица к мемориальному ордеру.
Движение основных средств отражается в журнале-ордере № 13.
Для отражения операций по выбытию и списанию основных средств предназначен счет 91 "Прочие доходы и расходы". При выбытии основных средств в разработочкой таблице делается следующая запись: списан станок токарный - 90178,6 руб., дебет счета 91, кредит счета 01. На сумму износа - 90178,6 руб., дебет счета 02 кредит счета 91.
После составления такой таблицы в журнал-ордер заносят данные только в стоимостном выражении.
Итоговые данные по журналам-ордерам переносятся в Главную книгу. Затем начисленную сумму амортизационных отчислений относят на себестоимость продукции, работ и услуг. Так износ трактора Т-40 определяется таким образом:
222278 х 12,5% = 2778,5 руб. - сумма амортизации за год;
2778,5 / 4 = 694,6 руб. - износ за квартал;
694,6 / 3 = 231,5 руб. - износ за месяц.
В конце года предприятием составляется отчет "Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) и других нефинансовых активов".
При проверки состояния бухгалтерского учета основных средств на ЗАО «Автозапчасти» были выявлены следующие недостатки:
- отсутствие инвентарного учета;
- использование для учета основных средств первичных документов произвольной формы;
- ведение аналитического учета основных средств в одной книге, что затрудняет контроль за сохранностью, перемещением и правильным использованием основных средств.
Проверка достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности осуществлялась с помощью аудиторских процедур. При обнаружении нарушений аудитором определялся их характер и суть, а также уровень существенности.
В ходе проверки должен быть составлен рабочий документ аудитора. В ходе контроля устанавливалось:
- все ли объекты основных средств приняты в расчет при начислении амортизации;
- учитывается ли при этом их движение;
При проверке полноты принятия в расчет при начислении амортизации аудитор сравнивал общую стоимость основных средств с остатком по счету 01 в Главной книге и данными баланса по состоянию на соответствующую дату с учетом их движения.
Расчет амортизации основных средств проверялся с учетом их движения в течение года, то есть с учетом их поступления и выбытия.
В ходе проверки устанавливалось, как это повлияло на себестоимость продукции и финансовые результаты, выявлялись причины нарушений и виновные в этом лиц, предлагались меры к недопущению подобных недостатков в будущем.
По результатам проверки состояния учета основных средств на ЗАО «Автозапчасти» должно быть составлено условно-положительное аудиторское заключение. Все примерные формы документации, которая отражает весь процесс аудиторской проверки представлены в приложении К.
Система внутреннего аудита — это процесс определения качества и корректирования основных средств, их хранение, отпуск, учет и инвентаризацию, оформление первичных документов, отклонение от заданий и корректирующие действия, должна быть полная ясность относительно распределения ответственности в рамках всей организации. Для решения этих вопросов на предприятии наряду с различными структурными подразделениями должны функционировать контрольные подразделения или отдельные должностные лица, ревизионные комиссии или аудитор.
Для улучшения системы внутреннего аудита необходимо усилить контроль за своевременным и правильным оформлением документации с заполнением всех обязательных реквизитов в них. Исправления должны быть оговорены в обязательном порядке лицом, сделавшим исправления в документе. Для устранения арифметических ошибок целесообразно автоматизировать бухгалтерский учет.
Пообъектный учет основных средств следует вести бухгалтерской службой организации на инвентарных карточках учета основных средств (форма № ОС-6). Акт приемки-передачи основных средств составляют, как правило, при принятии к бухгалтерскому учету любых видов основных средств; при этом на каждый объект составляется отдельный акт. Если основные средства однотипны, одинаковы по стоимости и приняты одновременно, то может быть составлен общий акт. Если совершается ввод в действие отдельных объектов, который требует составления других документов, в этом случае акт (накладная) приемки-передачи может не составляться.
В целях обеспечения сохранности должен быть организован соответствующий учет объектов основных средств в местах их эксплуатации.
Инвентарные карточки не принятые к бухгалтерскому учету, а также списанные с бухгалтерского учета в течение отчетного месяца объекты основных средств находятся до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других основных средств.
Внутренние аудиторские проверки вскрывают нарушения и ошибки, ведущих к материальным потерям. Свои предложения аудитор излагает письменно, а свои выводы обосновывает с приложением соответствующих документов.