График выполнения учетных работ тесно связан с графиком документооборота, является его продолжением и логическим завершением. Если в графике документооборота фиксируется движение документов от их составления до использования, то в графике выполнения учетных работ указывается перечень учетных работ, выполняемых в бухгалтерии на основании поступивших и обработанных первичных документов. Такой график может составляться раздельно по каждому структурному подразделению, имеющему свой учетный аппарат, а затем по хозяйству в целом либо только по хозяйству в целом, если все учетные работы в хозяйстве сосредоточены в центральной бухгалтерии.
График выполнения учетных работ должен быть увязан с графиком документооборота. Это значит, что конечные этапы по соответствующим позициям в графике документооборота должны совпадать с начальными этапами тех же позиций в графике выполнения учетных работ. В настоящее время широко практикуется совмещение графика документооборота и графика выполнения учетных работ в едином плане-графике документооборота и учетных работ предприятия.
Распределение обязанностей в бухгалтерии также связано с планом выполнения учетных работ, который предусматривает равномерную нагрузку учетного аппарата в течение месяца. Исходя из этого, в первую очередь строится распределение служебных обязанностей в бухгалтерии. Разумеется, при этом учитываются и другие факторы: важность той или иной работы, квалификация исполнителей, организационная структура учетного процесса и др.
Перечень служебных обязанностей разрабатывается главным бухгалтером для всех работников учета в центральной бухгалтерии и подразделениях и утверждается руководителем хозяйства. При этом должны учитываться конкретные условия, сложившиеся в хозяйстве. Следует отметить, что распределение обязанностей в немалой степени зависит от организационной структуры учетного процесса. При распределении служебных обязанностей в ЗАО «ТК» «Каприз-М» исходят из того, что самые ответственные и сложные работы должны выполняться наиболее квалифицированными работниками.
Организационная структура учетного процесса в ЗАО «ТК» «Каприз-М» построена на принципе полной децентрализации. Полная децентрализация учетного процесса на предприятиях состоит в том, что в каждом подразделении предприятия ведется полный цикл учетных работ от заполнения первичных документов до оформления всех учетных регистров и составления баланса. За центральной бухгалтерией предприятия в этом случае закреплен лишь сводный учет по предприятию в целом с составлением сводного баланса.
Хранение бухгалтерских документов и учетных регистров в соответствии с установленными правилами—важный элемент организации бухгалтерского учета. На предприятии для хранения документов предусмотрена организация текущего архивного хозяйства. Для архива выделяется специальное помещение, которое должно быть изолированным и сухим, снабженным противопожарными средствами, оборудованным стеллажами и другими необходимыми устройствами для хранения. Все использованные бухгалтерские документы и учетные регистры в установленные сроки передают в текущий архив. Для этого их предварительно брошюруют и группируют по тематическим разделам и в хронологическом порядке.
Перечень и сроки хранения типовых документов утверждены в централизованном порядке. Согласно этому перечню годовые бухгалтерские отчеты, балансы и объяснительные записки к ним хранятся постоянно, квартальные отчеты и балансы — 5 лет, переписка об утверждении отчетов и балансов — 5 лет, расчетно-платежные ведомости – 5 лет (в случае, если они заменяют лицевые счета рабочих и служащих, — до 75 лет).
Важнейшее организующее значение в бухгалтерском учете ЗАО «ТК» «Каприз-М» имеет учетная политика. Учетная политика организации определяется как совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Принятые варианты учета по соответствующим его разделам отражаются в приказе об учетной политике. Содержание учетной политике оформляется специальным внутренним документом Приказом об учетной политике.
Важное организующее значение в бухгалтерском учете имеет План счетов. План счетов бухгалтерского учета представляет собой упорядоченную номенклатуру перечня счетов, который должны применять и соблюдать все предприятия и организации независимо от их организационно-правовой формы собственности. На основе типового Плана счетов и инструкции по его применению организация утверждает рабочий План счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. В настоящее время ЗАО «ТК» «Каприз-М» строит свою учетную работу на основании нового плана счетов.
Основной формой бухгалтерского учета на предприятии является журнально-ордерная форма учета с применением компьютерной техники программы 1C бухгалтерия версия 7.7.. Журнально-ордерная форма учета построена применительно к единому Плану счетов, основывается на принципе двойной записи хозяйственных операций в учетные регистры на основании первичных документов, обеспечивает накапливание данных за месяц и их группировку в нужном направлении по корреспондирующим счетам. Записи операций в регистрах учета производятся только на основании надлежаще оформленных первичных документов.
Основными учетными регистрами при журнально-ордерной форме учета являются журналы-ордера, которые строятся по кредитовому признаку корреспондирующих балансовых счетов данной бухгалтерской записи. Общие правила, и принципы ведения бухгалтерского учета конкретизируются в каждой организации, но при соблюдении общих методологических приемов бухгалтерского учета.
Одной из важных частей организации бухгалтерского учета на предприятии является также порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств. В целях обеспечения реальности (достоверности) бухгалтерского учета на предприятии периодически проводятся инвентаризации активов и пассивов, при которых имеет место проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию и состоянию имущества и обязательств, для этого составляется приказ о проведении инвентаризации. Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях: перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и в других случаях, предусмотренных Законодательством РФ. Выявленные при инвентаризации излишки приходуются по рыночной стоимости на финансовый результат и включаются в налогооблагаемую базу прибыли. Недостача и порча в пределах норм естественной убыли относится в бухгалтерском учете на издержки обращения, сверх норм возмещается за счет виновных.
Таким образом, система бухгалтерского учета ЗАО «ТК» «Каприз-М» организована на удовлетворительном уровне.
3. СОСТОЯНИЕ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ С ПОСТАВЩИКАМИ, ПОДРЯДЧИКАМИ И ПОКУПАТЕЛЯМИ В ЗАО «ТК» «Каприз-М»
3.1. Основные формы расчетных взаимоотношений
В процессе осуществления производственно-хозяйственной деятельности предпринимательская фирма постоянно сталкивается с необходимостью производить денежные расчеты как внутри самой фирмы, так и вне ее. Внутренние расчеты связаны с выплатой заработной платы и подотчетных сумм работникам фирмы, дивидендов акционерам и т.п.
Внешние расчеты фирмы обусловлены финансовыми взаимоотношениями по поводу поставок продукции, выполнения работ, оказания услуг, закупки сырья и материалов, уплаты налогов, получения и возврата кредита.
Все расчеты, осуществляемые фирмой, можно разделить на две группы:
- платежи по товарным операциям — операциям, связанным с движением товара (расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками);
- расчеты по нетоварным операциям — операциям, не обусловленным движением товара и связанным лишь с движением денежных средств (расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, учредителями, акционерами, кредитными организациями).
В целом все расчеты предпринимательской фирмы составляют ее денежный оборот, который по своей структуре подразделяется на две сферы: наличную и безналичную. Налично-денежный оборот включает платежи, производимые наличными деньгами. Основной же частью денежного оборота фирмы является безналичный оборот, представляющий собой совокупность платежей, совершаемых путем безналичных перечислений по счетам плательщиков и получателей средств, зачета взаимных требований.
Наличные расчеты между юридическими лицами по одному платежу ограничены размерами, устанавливаемыми ЦБ РФ. Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб.