- П-1 “Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу”;
- П-5 “Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу”;
- П-6 “Наказ (розпорядження) про надання відпустки”;
- П-8 “Наказ (розпорядження) про припинення договору (контракту)”, та форми первинного особового складу;
- П-9 “Книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них”;
- П-10 “Книга обліку руху бланків трудових книжок та вкладишів до них”;
- П-11 “Акт на списання бланків трудових книжок та вкладишів до них”;
- Трудові книжки.
Четвертий етап включає в себе перевірку порядку ведення первинних документів з обліку робочого часу:
- П-12 та П-13 “Табель обліку використання робочого часу та розрахунків заробітної плати”;
- П-14 “Табель обліку використання робочого часу (працівників з твердим місячним окладом)”;
- П-15 “Список осіб, які працюють в надурочний час”;
- П-16 “Листок обліку простоїв”.
При цьому вивчають також додержання законодавчих норм тривалості робочого часу.
Облік виконаної роботи на кожному підприємстві має свою специфіку, найчастіше для цього використовують такі документи, як наряди, маршрутні листи, акти приймання виконаних робіт, відповідні накази. Однак у будь-яком разі аудитор повинен оцінити, чи надають такі документи всю інформацію, необхідну для розрахунки суми оплати праці.
Найбільш трудомістким є п’ятий етап, на якому перевіряють порядок нарахування оплати праці та інших виплат працівникам:
- додержання законодавчих норм і гарантій при нарахуванні оплати праці, її соціальні гарантії;
- додержання норм платіжної дисципліни при виплаті заробітної плати;
- правильність розрахунку основної та додаткової заробітної плати, інших виплат, середньої заробітної плати для нарахування відпускних і виплат в інших, передбачених законом, випадках;
- правильність відображення сум нарахованої, виплаченої зарплати та заборгованості по ній в обліку й звітності.
На цьому етапі аудиторськими доказами виступають такі форми первинного та аналітичного обліку:
- П-49 “Розрахунково-платіжна відомість”;
- П-50 “Розрахункова відомість”;
- П-51 “Розрахункова відомість”;
- П-52 “Розрахунок заробітної плати”;
- П-53 “Платіжна відомість”;
- П-54 “Особовий рахунок”;
- П-54а “Особовий рахунок”;
- П-55 “Накопичувальна відомість, картка виробітку та заробітної плати”;
- П-56 “Накопичувальна картка обліку заробітної плати”, а також такі регістри синтетичного обліку:
- Журнал № 1 та відомості № 1.1 та 1.2, де міститься інформація про рух на рахунках 30 “Каса” та 31 “Рахунки в банках”;
- Журнал № 3 (розділ І), відомість № 3.2 (аналітичного обліку з різними дебіторами), відомість № 3.5 (аналітичного обліку розрахунків за іншими операціями), відомість № 3.6 (аналітичного обліку розрахунків з бюджетом), де містяться відомості про рахунки 37 “Розрахунки з різними дебіторами”, 64 “Розрахунки за податками і платежами”, 68 розрахунки за іншими операціями”;
- Журнали № 5 та 5а, в яких наведено інформацію про витрати виробництва в тому числі витрати на оплату праці та відрахування на соціальне страхування;
- Журнал № 7 та відомість № 7.3, призначені для обліку даних рахунку 47 “Забезпечення майбутніх витрат і платежів” (якщо підприємство створює резерв для забезпечення відпусток);
- Реєстр депонованої заробітної плати.
Не можна недооцінювати етапи аудиторської перевірки, оскільки кожна помилка або порушення, що спричиняють неправильне визначення суми заробітної плати, автоматично призводять до помилок при здійсненні відрахувань на соціальне страхування. Крім того, наявність чітко налагодженого аналітичного обліку за видами оплати праці зменшує можливість виникнення помилки при визначенні об’єктів оподаткування визначеними податками та зборами.
Шостий етап передбачає безпосередньо перевірку повноти здійснення утримань із заробітної плати, відрахувань на державне пенсійне та соціальне страхування.
На сьомому етапі, здійснивши перевірку інших утримань із заробітної плати працівників, аудитор повинен встановити:
- визначення виплат, на які може бути звернено відповідне стягнення;
- наявність документального підтвердження здійснення утримань (наказів, виконавчих листів);
- правильність розрахунку сум, які утримуються із доходів працівників та додержання законодавчих обмежень щодо розміру утримань із заробітної плати;
- правильність відображення сум утримань у бухгалтерському обліку.
На восьмому етапі, перевіряючи здійснення нарахування відрахувань на державне пенсійне та соціальне страхування аудитор повинен виконати такі процедури:
- перевірити правильність визначення кола осіб, які підлягають страхуванню об’єкта оподаткування та відповідні ставки;
- визначити правильність нарахування сум зборів, розрахунку виплат по соціальному страхуванню та остаточної величини зборів, які підлягають сплаті до відповідних фондів;
- встановити своєчасність та повноту перерахування сум відрахувань до державних цільових фондів;
- перевірити правильність відображення сум нарахованих відрахувань в обліку та звітності, їх узгодженості між собою.
При нарахуванні внесків на державне пенсійне та соціальне страхування найчастіше спостерігаються такі помилки:
1. неправильне визначення об’єкта оподаткування, наприклад, не включення до його складу наданих підприємством працівникам сум трудових і соціальних пільг, які є складовими фонду оплати праці, як інші заохочувальні та компенсаційні виплати;
2. неправильне застосування механізму визначення максимальної величини доходу, з якого стягуються збори до соціальних фондів;
3. нездійснення нарахування та сплати збору на державне пенсійне страхування в тому випадку, якщо підприємство має найманих працівників, але не здійснює виплат на оплату їх праці. Об’єкт оподаткування в такому разі має бути розрахований множенням розміру мінімальної заробітної плати на кількість таких найманих працівників.
У разі виплати заробітної плати в натуральній формі або продажу продукції (робіт, послуг) в рахунок заробітної плати спостерігається таке порушення, як несвоєчасне перерахування відрахувань на соціальне страхування: в таких випадках вказані збори мають бути перераховані не пізніше наступного дня після здійснення виплат, а підприємства часто перераховують їх пізніше або взагалі не перераховують за відсутності грошових коштів.
Крім того, при нарахуванні оплати праці та відрахувань на соціальне страхування спостерігається неналежне ведення бухгалтерського обліку, наприклад неправильна кореспонденція рахунків, але найчастіше – розбіжності між даними аналітичного, синтетичного обліку та звітності, насамперед щодо заборгованості з оплати парці, перед бюджетом та державними цільовими фондами.
РОЗДІЛ ІІІ АУДИТ ПОВНОТИ НАРАХУВАННЯ Й СПЛАТИ ВІДРАХУВАНЬ НА ОБОВ’ЯЗКОВЕ СОЦІАЛЬНЕ СТРАХУВАННЯ
3.1 РОЗРАХУНКИ З ПЕНСІЙНИМ ФОНДОМ
Суб’єктами проведення аудиторської перевірки щодо повноти нарахування та сплати внесків до Пенсійного фонду України можуть бути юридичні особи – суб’єкти підприємницької діяльності незалежно від форм власності, їх об’єднання, бюджетні, громадські та інші установи та організації, об’єднання громадян та інші юридичні особи, філії, відділення та інші відокремлені підрозділи платників збору, що не мають статусу юридичної особи, розташовані на території іншої, ніж платник зборів, територіальної громади, які:
- використовують працю найманих штатних працівників;
- використовують працю фізичних осіб, залучених за договорами цивільно-правового характеру для виконання окремого об’єму робіт;
- здійснюють операції з купівлі-продажу валют;
- виробляють або імпортують тютюнові вироби (серед них юридичні особи – нерезиденти);
- продають нерухоме майно (за винятком продажу нерухомого майна державним підприємствам, установам і організаціям за рахунок бюджетних коштів та громадянам, які купують житло і перебувають у черзі на одержання житла або купують житло вперше);
- надають послуги стільникового рухомого зв’язку;
- здійснюють торгівлю ювелірними виробами із золота (крім обручок), платини і дорогоцінного каміння;
- здійснюють продаж легкових автомобілів, крім легкових автомобілів, якими забезпечуються інваліди.
Порядок нарахування та сплати відрахувань до Пенсійного фонду регламентується Законом № 400/97-ВР.
Зазначені вище суб’єкти підприємницької діяльності можуть застосовувати спрощену систему оподаткування, обліку та звітності.
Нарахування та утримання внесків до Пенсійного фонду має свої особливості залежно від обраної системи оподаткування.
Тому до початку аудиторської перевірки повноти нарахування та сплати збору необхідно з’ясувати, яку саме систему оподаткування застосовує суб’єкт підприємницької діяльності – спрощену чи повну.
Для підприємств, що оподатковуються на загальних підставах, об’єкт нарахування та утримання внесків визначено статтею 2 Закону № 400/97-ВР. Об’єктом нарахування збору є фактичні витрати на оплату праці працівників, які включають витрати на виплату основної і додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, зокрема у натуральній формі, які визначаються згідно з нормативно-правовими актами, прийнятими відповідно до Закону № 108/95-ВР (крім сум виплат, що не враховуються під час визначення бази нарахування страхових внесків, що виплачуються громадянам за виконання робіт (послуг) за угодами цивільно-правового характеру).