Ревизия и контроль хранения и расходования денежных средств в ООО Гран (стр. 4 из 6)
6. Чековые книжки;
7. Договоры о материальной ответственности;
8. Книги кассира-операциониста ;
9. Журнал (книга) регистрации ПКО и РКО, регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;
10. Учетная политика в части документооборота. (приложение № 4)
Также следует установить, вся ли первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.).
Ревизия кассы проводится в присутствии кассира и главного бухгалтера организации.
При наличии нескольких касс ревизор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту ревизии в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.
Результаты ревизии оформляют актом, составленным по унифицированной форме который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным доказательством, и его данные необходимы для дальнейшей проверки.
Одновременно с ревизией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой ревизиру необходимо выяснить:
- обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
- имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
- застрахована ли касса организации;
- соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа). Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;
- соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
К проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассовых отчетов, выявить отклонения от лимита.
Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.
При проверке следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.
Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации предусмотрен ряд моментов, соблюдение которых на практике позволяет, во-первых, предотвратить злоупотребления и, во-вторых, значительно облегчить работу аудиторов. Так, п. 11 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Далее следует установить, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.
Особое внимание следует проявить при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы и с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), периода, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.
2.4. Документальное оформление результатов ревизии в ООО «Гран»
Касса на предприятии ООО ГРАН ведется автоматизировано в программе 1С: Бухгалтерия.
- При проверке соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, проведена сплошная проверка кассовых отчетов, отклонении по лимиту в августе месяце 2008г. невыявленно в кассе остатка нет.
В случае выявления отклонения от лимита составляется реестр кассовых документов с превышением лимита наличных .
Таблица -2 Реестр кассовых документов с превышением лимита наличных денег.
| № п/п | Номер отчета | Дата | Фактический остаток, руб. | Лимит, руб. | Отклонение, руб. |
- Так же при остатке в кассе денежной наличности нужно провести проверку на предмет соответствия расходования наличных средств из выручки, поступившей в кассу, предусмотренного расчётом на установление лимита остатка кассы, установленным Банком.
Таблица -3 Реестр кассовых документов с не целевым использованием денежных средств:
| Дата и номер документа | Сумма по документу, руб. | На какие цели |
- Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств. При проведении ревизии необходимо уделить особое внимание правильному, заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах.
Проверить наличие первичных оправдательных документов, оформленных должным образом для каждой кассовой операции.
При проверке первичных документов на предприятии ООО ГРАН сомнительных подписей в получение денег отсутствует.
Таблица – 4 Реестр кассовых документов, на которых отсутствует или вызывает сомнение подпись получателя денег
| Расходный ордер | Получатель | Выявленные нарушения | Данные опроса получателя | Примечание | |||
| № | Дата | ФИО | Дата | Документ | |||
- Проверка соблюдения предельного размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами.
В августе 2008г. на предприятие, сделок с наличными денежными средствами между юридическими лицами не проводилось.
Таблица – 5 При проверке операций по кассе необходимо зарегистрировать все случаи нарушения лимита расчетов
| Наименование юр. лица | Номер первичного документа | Дата | Номер | Дата оплаты | Срок действия лимита | Сумма лимита | Сумма платежа превышающего установленный лимит | |
| РКО | начало | конец | ||||||
В ходе ревизии необходимо последовательно просмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки).
Таблица – 6 Реестр корешков чеков, отсутствующих в чековой книжке
   Начальный номер чека в чековой книжке | Дата выписки предыдущего чека | Номер отсутствующего корешка чека нет нет нет нет нет | Заключительный номер в чековой книжке |
Сличается номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека. При не полном оприходовании денег в кассу предприятия составляем реестр.
Таблица – 7 Реестр сумм, полученных из банка и полностью не оприходованных в кассу предприятия
| Дата отчета кассира | Сумма оприходования в кассу | Сумма по чеку | Номер корешка чека | Сумма по выписке банка | Дата выписки банка | Отклонение оприходованной суммы от полученной |