Для записи ответов на вопросы программы конструируется формуляр наблюдения. Формуляр наблюдения представляет собой особым образом разграфленный лист (листы) бумаги, в котором содержится перечень вопросов программы, свободные места для записи ответов на них, а также для записи шифров (кодов) ответов.
Формуляр содержит титульную и адресную части. В титульной части содержится наименование статистического наблюдения, указывается наименование органа, проводящего наблюдение, кем и когда утвержден этот формуляр, иногда и номер, присвоенный ему в общей системе формуляров наблюдений, осуществляемых данным органом статистики. В адресной части содержит точный адрес единицы или совокупности единиц наблюдения.
В формулярах статистического наблюдения указывается, в какие сроки, и в какие адреса должны высылаться заполненные формуляры, а также предусматриваются подписи лиц, ответственных за правильность содержащихся в них сведений. Обычно различают две системы статистического формуляра: бланк-карточку и бланк- список.
Бланком – карточкой называют формуляр, предназначенный для записи в нем ответов на вопросы программы только об одной единице наблюдения, а бланком – списком – формуляр о нескольких единицах наблюдения. К формуляру обычно дается инструкция. Инструкцией называют совокупность разъяснений и указаний, главным образом по программе статистического наблюдения.
Иногда в формуляре после вопроса сразу же даются некоторые варианты возможных ответов на него. Перечень возможных ответов на поставленный вопрос называется статистическим подсказом. Если приводится исчерпывающий перечень возможных ответов на вопрос, подсказ называется полным, если же указываются только некоторые из возможных ответов – неполным.
При организации статистического наблюдения необходимо решить вопрос о времени данного наблюдения. Период (срок) наблюдения – это время, в течение которого осуществляется регистрация единиц наблюдения по установленной программе.
Критическим моментом статистического наблюдения (как правило, переписи) называется момент времени, по состоянию на который производится регистрация собираемых сведений. Процесс регистрации сведений должен быть не слишком отдален от критического момента. Срок наблюдения, как правило, обозначается указанием даты (иногда и часа) начала и окончания наблюдения. В некоторых случаях добавляется указание и числа дней, в течение которых оно должно быть проведено.
Организационный план статистического наблюдения – это документ, в котором фиксируется решение важнейших вопросов подготовки и проведения статистического наблюдения с указанием конкретных сроков проведения намеченных мероприятий.
В организационном плане указываются:
1) объект наблюдения (дается его определение, описание, указываются отличительные признаки);
2) цели и задачи наблюдения; 3) органы наблюдения, осуществляющие подготовку и проведение наблюдения и несущие ответственность за эту работу;
4) время и сроки наблюдения;
5) подготовительные работы к наблюдению (в том числе порядок комплектования и обучения кадров, необходимых для проведения наблюдения);
6) порядок проведения наблюдения;
7) порядок приема и сдачи материалов наблюдения;
8) порядок получения и представления предварительных и окончательных итогов и др.
Место наблюдения – это место, где должна проводиться регистрация наблюдаемых фактов, где заполняются формуляры наблюдения. Вопрос о месте наблюдения обычно возникает при специально организованном наблюдении, если единицы объекта могут менять место своего пребывания (например, люди). Иногда устанавливаются особые места для регистрации, например ЗАГСы. Хотя ЗАГСы и не статистические органы, именно через них органы статистики ведут наблюдение за естественным движением населения – рождаемостью, смертностью, брачностью и разводимостью.
Точностью статистического наблюдения называют степень соответствия значения какого-либо признака, найденного посредством статистического наблюдения, действительному его значению. Расхождения между установленными статистическим наблюдением и действительными значениями изучаемых величин называются ошибками наблюдения. Они являются следствием неточностей при установлении и регистрации значений изучаемых признаков.
Различают несколько типов ошибок наблюдения. Ошибки регистрации образуются вследствие неправильного установления фактов в процессе наблюдения, или ошибочной их записи, или того и другого вместе.
Случайными называют ошибки регистрации, которые возникают вследствие случайных причин. Например, опрашиваемый мог оговориться, регистратор мог ослышаться или случайно переставить местами цифры.
Систематические ошибки регистрации действует в одном и том же направлении, и приводят к серьезным искажениям общих результатов статистического наблюдения. Систематические ошибки регистрации могут быть следствием сознательного, преднамеренного искажения фактов (например, в финансовой отчетности предприятий для сокрытия доходов от налогообложения).
Ошибки регистрации могут иметь место, как при сплошном, так и при несплошном наблюдении.
Ошибки представительности (репрезентативности) свойственны только несплошному наблюдению.
Отклонение величины изучаемого признака в отобранной для обследования части совокупности от его величины во всей совокупности называется ошибкой представительности (репрезентативности).
Случайные ошибки репрезентативности возникают в силу того, что совокупность отобранных на основе принципа случайности единиц наблюдения неполно воспроизводит совокупность в целом. Величина этой ошибки может быть оценена.
Систематические ошибки репрезентативности возникают вследствие нарушения принципа случайности отбора тех единиц изучаемой совокупности, которые должны быть подвергнуты наблюдению. Размеры этих ошибок обычно не поддаются количественному измерению.
По окончании наблюдения материалы, собранные в процессе его проведения, должны быть тщательно проверены. Проверка осуществляется с точки зрения а) полноты охвата объекта наблюдением и б) качества заполнения формуляров и других документов наблюдения. В последнем случае различают два вида контроля: логический и арифметический.
При контроле полноты охвата объекта наблюдения устанавливается, от всех ли единиц совокупности, подлежащих наблюдению, получены данные. Если обнаружена неполнота охвата объекта наблюдением, дальнейшие действия зависят от того, представляется возможным восполнение пробелов или нет.
Логический контроль состоит в сопоставлении между собой ответов на вопросы формуляра наблюдения и выяснения их логической совместимости. При обнаружении логически несовместимых ответов пытаются путем дальнейших сопоставлений с ответами на другие вопросы или каким-либо иным путем установить, какой из ответов является неправильным.
Арифметический контроль состоит в проверке различных расчетов, результаты которых приведены в формуляре наблюдения, в частности, итогов, вычисления процентов, расчетов средних величин и т.п.
Материалы (информация) получаемая в ходе статистического наблюдения должна отвечать двум требованиям: достоверность и сопоставимость.
Достоверность – это соответствие данных реальной действительности, тому, что есть на самом деле. Вся методика, организация и техника поведения статистического наблюдения должны быть направлены на обеспечение достоверности. Общими условиями обеспечения достоверности являются: полнота охвата изучаемой совокупности, полнота и точность регистрации данных по каждой единице совокупности. Данные по отдельным единицам наблюдения должны быть сопоставимы – сравнимы друг с другом, в противном случае невозможно их последующее обобщение. Сопоставимость данных обеспечивается единством сроков наблюдения, его программы, методов регистрации данных.
2. Сводка и группировка статистических данных
В результате первой стадии статистического исследования (статистического наблюдения) получают статистическую информацию, представляющую собой большое количество первичных, разрозненных сведений об отдельных единицах объекта исследования (например, информация о каждом гражданине страны при переписи населения: возраст, пол, национальность, образование и др.). Дальнейшая задача статистики заключается в систематизации этих материалов в определенном порядке и сводной характеристике всей совокупности фактов при помощи обобщающих показателей, отражающих сущность социально-экономических явлений и определенные статистические закономерности.
Статистическая сводка – это научно организованная обработка материалов наблюдения, включающая в себя систематизацию, группировку данных, составление таблиц, подсчет групповых и общих итогов, расчет производных показателей (средних, относительных величин). Она позволяет перейти к обобщающим показателям совокупности в целом и отдельных ее частей, осуществлять анализ и прогнозирование изучаемых процессов.
Проведение сводки включает 3 этапа:
- предварительный контроль материалов (проверка исходных данных);
- группировка данных по заданным признакам, определение производных показателей;
- оформление результатов сводки в виде статистических таблиц.