Следует обратить внимание, что ранее действовавшими правилами ведения делопроизводства по обращениям граждан журнальная форма регистрации обращений граждан не предусматривалась. Возможность использования журнальной регистрации впервые установлена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544. Журнальную форму регистрации документов рекомендуется применять при незначительном объеме поступающих обращений.
При журнальной регистрации обращения учитываются под порядковыми номерами в течение года. Порядковый номер может дополнительно включать первую букву фамилии заявителя и другие обозначения. В целях более оперативного поиска обращений граждан журнал регистрации может вестись в алфавитной форме, при которой обращения будут записываться по алфавиту фамилий авторов. При журнальной регистрации, как правило, отсутствует другой справочный аппарат (картотеки), а алфавитная форма журнала позволяет быстро отыскать необходимые сведения о заявителе, о повторных обращениях и др. Ответы на обращения при журнальной форме регистрации также могут учитываться по этому журналу. При использовании журналов некоторые реквизиты могут быть объединены в одну графу, что позволит сократить их количество. Например: «фамилия, имя, отчество» и «адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон», «документ направлен на исполнение» и «дата направления», «тематика» и «содержание» и др.
Индексация обращений граждан – один из наиболее сложных и важных вопросов организации работы с этой категорией документов.
Необходимо отметить, что единый для всех организаций порядок индексации обращений граждан в Положении не установлен. Пунктом 8 Положения определено, что регистрационные индексы обращениям присваиваются в соответствии с принятой системой регистрации документов государственных органов, иных организаций. Это означает, что организации следует установить порядок присвоения индексов поступающим обращениям. При этом необходимо учитывать основные правила регистрации документов, установленные нормативными актами по делопроизводству.
Как было указано выше, обращения регистрируются отдельно от других поступающих в организацию документов. Эта особенность отражается в регистрационных индексах обращений, которые должны иметь определенные отличия: помимо порядковых входящих номеров, присваиваемых в течение года, регистрационные индексы обращений дополняются иными обозначениями, независимо от того, поступило обращение непосредственно в организацию или же было прислано из другой организации. Необходимость добавления дополнительных обозначений к регистрационным индексам обращений обусловлена тем, что по требованиям делопроизводства в одной организации не могут быть учтены два входящих документа под одним и тем же регистрационным индексом (например, индекс обращения «53» и регистрационный индекс документа, поступившего в порядке общего делопроизводства, также «53»).
Аналогичное правило установлено для регистрации некоторых внутренних документов, например, приказов по личному составу. Несмотря на то, что приказы по личному составу, срок хранения которых 75 лет (прием, перевод, увольнение) и 3 года (отпуска, командировки, взыскания), регистрируются отдельно, для того, чтобы в организации не было издано два приказа по личному составу с одним и тем же индексом, например, «10», к их порядковым регистрационным номерам добавляются буквенные обозначения – «К» и «Л». Соответственно, регистрационные индексы двух приказов по личному составу разных сроков хранения будут «10-К» (75) и «10-Л» (3 года).
С учетом изложенного при регистрации обращений целесообразно сохранить закрепленный ранее нормативно порядок, при котором регистрационный индекс обращения включает не только порядковый регистрационный номер, но и первую букву фамилии автора обращения. Например: Д-50 (Д – первая буква фамилии заявителя, 50 – порядковый номер поступившего обращения). При этом регистрируемый в порядке общего делопроизводства входящий документ из другой организации также может иметь порядковый номер 50, но без буквенного обозначения «Д».
В соответствии с задачами, функциями, уровнем организации регистрационный индекс обращения может дополнительно включать код административно-территориального деления, начальную букву содержания обращения («Ж» - жильё) и др. При наличии классификатора вопросов, поднимаемых в обращениях, в регистрационный индекс включается шифр (код) вопроса. Например, регистрационный индекс обращения может иметь следующую структуру: «3/4Д-50», где 3 – код территории, 4 – код вопроса, Д – первая буква фамилии заявителя, 50 – порядковый номер поступившего обращения.
При регистрации коллективных обращений в их индекс может включаться буквенное обозначение «КЛ», например, КЛ-32.
В статье 7 Закона установлено, что анонимные обращения, как правило, не рассматриваются. В то же время в целях учета таких обращений и последующего анализа работы с обращениями граждан их также целесообразно регистрировать. В таком случае к порядковому регистрационному номеру обращения может добавляться буквенное обозначение «АН» (анонимное), или «БП» (без подписи), например, БП-48.
При регистрации обращений особое внимание необходимо обратить на пункт 9 Положения, в котором устанавливается порядок присвоения индексов повторным обращениям. В соответствии с данным пунктом повторным обращениям при их поступлении в организацию в течение календарного года, в зависимости от объема документооборота, присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.
Во втором случае индексы первого и повторных обращений будут различаться. Например, обращению поступившему 20.05.2005 г., был присвоен индекс Д-50, обращению, поступившему 20.06.2005 г. – Д-90. Для регистрации повторного обращения заполняется новая регистрационная форма с указанием дат и индексов предыдущих обращений. При использовании журнальной формы регистрации повторные обращения вносятся в журнал под очередным регистрационным номером с указанием в соответствующей графе журнала, где было зарегистрировано первое обращение.
Согласно ранее действовавшим правилам повторным обращениям одного и того же гражданина присваивался только очередные регистрационные индексы.
В то же время согласно пункту 9 Положения допускается повторные обращения при регистрации учитывать под регистрационным индексом первого обращения. В этом случае, если обращению поступившему 20.05.2005 г., присвоен индекс Д-50, то 20.06.2005 г. при поступлении повторного обращения ему также присваивается индекс Д-50 (а не Д-90). В этом случае также заполняется новая РКК, в графе «Даты, индексы повторных обращений» РКК проставляются даты предыдущих обращений без указания их регистрационных индексов, так как они будут совпадать с индексом повторного обращения. При журнальной регистрации эти сведения также указываются в соответствующей графе журнала.
Возможен вариант, при котором в случае регистрации повторного обращения под тем же индексов, что и первое обращение, новая РКК заполняться не будет (не будет делаться новая запись в журнале о поступившем обращении). В этом случае на РКК первого обращения проставляется дата повторного обращения без указания индекса первого обращения. Аналогично, при журнальной форме регистрации сведения о повторном обращении будут указываться в соответствующей графе журнала, где было зарегистрировано первое обращение.
Однако этот вариант неудобен тем, что в регистрационно-учетной форме будет недостаточно места для заполнения информации, отражающей резолюцию руководителя по исполнению повторного обращения, сведений о ходе рассмотрения обращения, результате решения вопроса и др. Регистрация повторных обращений в тех же регистрационных формах, что и предыдущих, может быть оправдана в тех случаях, когда по предыдущим обращениям гражданину дан исчерпывающий ответ, переписка с ним прекращена и последующие его обращения по тому же вопросу в организации более не рассматриваются.
Выбор формы индексации повторных обращений зависит, как определено пунктом 9 постановления, от объема документооборота. В правом верхнем углу повторных обращений и в регистрационных формах делается отметка «Повторно» и подбирается вся предыдущая переписка.
Гражданином может быть направлено одновременно обращение нескольким адресатам, и они в конечном итоге переадресовываются в одну организацию, в компетенции которой находится решение поставленного вопроса. Все эти обращения в организации-получателе учитываются под одним регистрационным индексом первого полученного из этих обращений с добавлением порядковых номеров других обращений, что определено пунктом 10 постановления, например: Д-401-1 – обращение, непосредственно поступившее в организацию «А», Д-401/2 – обращение, по тому же вопросу направленное гражданином в концерн «Беллегпром» и переадресованное в организацию «А», Д-401/3 – обращение по тому же вопросу, направленное гражданином в Министерство торговли и переадресованное в организацию «А».
Если для регистрации обращений используется традиционная РКК, то количество ее экземпляров определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением обращений граждан. При журнальной регистрации после заполнения соответствующих граф журнала также может использоваться РКК установленной формы для организации контроля за исполнением поступившего обращения. При использовании РКК в электронном виде она может распечатываться в необходимом количестве экземпляров (при отсутствии локальной компьютерной сети в организации).